SKKN Áp dụng mô hình 5S trong công tác quản lí tại Trường THCS Định Tân

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO YÊN ĐỊNH
TRƯỜNG THCS ĐỊNH TÂN
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
“ÁP DỤNG MÔ HÌNH 5S TRONG CÔNG TÁC QUẢN 
LÍ TẠI TRƯỜNG THCS ĐỊNH TÂN”
Người thực hiện: Bùi Văn Hùng
Chức vụ: Hiệu trưởng
Đơn vị: Trường THCS Định Tân
 Yên Định - Thanh hóa
SKKN thuộc lĩnh mực: Quản lí
YÊN ĐỊNH, NĂM 2017
PHẦN I: MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài: 
Trong công cuộc đổi mới của đất nước hiện nay, các ngành, các lĩnh vực hoạt động đều có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Đối với ngành Giáo dục và Đào tạo, thực hiện Nghị quyết Trung ương 2 khóa VIII và các chủ trương của Đảng, Nhà nước về định hướng chiến lược phát triển Giáo dục và đào tạo trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, lĩnh vực giáo dục và đào tạo của chúng ta đã đạt được những thành tựu quan trọng, góp phần to lớn vào sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Chúng ta đã xây dựng được hệ thống giáo dục và đào tạo tương đối hoàn chỉnh từ mầm non đến đại học. Cơ sở vật chất, thiết bị giáo dục, đào tạo được cải thiện rõ rệt và từng bước hiện đại hóa. Số lượng học sinh, sinh viên tăng nhanh, nhất là ở giáo dục đại học và giáo dục nghề nghiệp. Chất lượng giáo dục và đào tạo có tiến bộ. Đội ngũ nhà giáo và cán bộ quản lý giáo dục phát triển cả về số lượng và chất lượng, với cơ cấu ngày càng hợp lý, công tác xã hội hóa giáo dục được đẩy mạnh, sự phát triển của giáo dục và đào tạo đã có nhiều chuyển biến tích cực.
Hoà nhập với xu thế trên công tác quản lý giáo dục tại các nhà trường cũng được đổi mới mạnh mẽ cùng với ứng dụng của công nghệ thông tin và các mô hình quản lí hiện đại của thế giới đã đem lại hiệu quả cao trong hoạt động. Nhằm xây dựng một môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp; nâng cao ý thức kỷ luật trong nhà trường; chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn nhà trường cơ doanh nghiệp trên thế giới đã áp dụng mô hình 5S vào quá trình quản lí, quá trình sản xuất và đã đem lại hiệu quả cao trong công việc, đặc biệt là Nhật Bản đã áp dụng rất hiệu quả mô hình này.
Mô hình 5S đã có nhiều nghiên cứu chỉ ra nhiều lợi ích khi áp dụng quản lí nhà trường, đơn vị, nhà trường doanh nghiệp.... song việc áp dụng trong quản lí, phát triển nhà trường đối với chúng ta là điều còn mới mẻ. Nhận thức được vấn đề trên, tôi đã quyết định chọn đề tài: “Áp dụng mô hình 5S trong công tác quản lí tại Trường THCS Định Tân” làm sáng kiến kinh nghiệm nhằm tập trung nghiên cứu tìm hiểu phân tích khái niệm mô hình 5S và các bước áp dụng mô hình này trong nhà trường để đổi mới công tác quản lí và nâng cao hiệu quả công việc.
2. Mục đích nghiên cứu
Để cải tiến môi trường làm việc theo phong cách mới thì 5S đã được biết đến như một phưong pháp tổ chức sắp xếp hồ sơ tài liệu và nơi làm việc tốt nhất và dần dần trở nên phổ biến vì các lý do sau: Chỗ làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn; Mọi người trong cũng như ngoài nhà trường dễ dàng nhận ra kết quả của sự thay đổi tích cực; Kết quả tăng cường phát huy sáng kiến; Mọi người cảm thấy thoải mái khi làm việc; Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn; Mọi người sẽ cảm thấy tự hào về sự sạch sẽ và ngăn nắp nơi làm việc của mình.
3. Đối tượng nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu sẽ tập trung nghiên cứu khái niệm mô hình thực hành 5S và các bước áp dụng mô hình này vào việc sắp xếp hồ sơ sổ sách, đồ dùng dạy học, đồ dùng sinh hoạt của các phòng học, phòng chức năng, phòng làm việc tại Trường THCS Định Tân. 
4. Phương pháp nghiên cứu
Sử dụng phương pháp nghiên cứu thực chứng với mục đích là so sánh thực trạng môi trường làm việc của nhà trường với các ưu điểm của 5S để cho thấy 5S là cách làm rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất hiệu quả công việc từ đó xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc.
PHẦN II: NỘI DUNG
1. Cơ sở lí luận
5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến ở Nhật Bản và dần dần trở nên phổ biến ở nhiều nước khác, hiện nay ở Việt Nam không những nhà trường mà một số cơ quan hành chính sử dụng công cụ 5S cải tiến hệ thống quản lý chất lượng tốt hơn.
5S xuất phát từ nhu cầu: Đảm bảo sức khoẻ của nhân viên; Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc; Tạo tinh thần và bầu không khí làm việc cởi mở; Nâng cao chất lượng cuộc sống; Nâng cao năng suất.
Bắt nguồn từ truyền thống của Nhật bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện các công việc đó. Người Nhật luôn tìm cách sao cho người công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình.
Lợi ích của 5S mang lại là chúng ta có nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn, tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến, mọi người làm việc có kỷ luật. Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc. Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn. Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp, đem lại hiệu quả cao trong công việc.
Khi thực hiện 5S thành công trong nhà trường, những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, tạo sự hoà đồng của mọi người, qua đó mọi người làm việc có thái độ tích cực, có trách nhiệm và ý thức trong công việc.
2. Thực trạng, kết quả thực trạng
2.1 Thực trạng
Khi chưa áp dụng mô hình 5S vào hoạt động thì việc bố trí các tài liệu, hồ sơ giấy tờ đồ dùng hàng ngày chưa logic, hầu như chúng ta giữ lại tất cả mọi thứ cần thiết và có thể không cần thiết. Kết quả là có trong tay cả những thứ không sử dụng được. Tại vì khi chưa có sự ngăn nắp thì nhiều vật dụng cất giữ, lưu trữ chưa khoa học, không biết mình đang có cái gì, khi cần tìm không biết đâu mà tìm và vẫn phải đi mua dù đang có sẵn. Như vậy, vừa tốn phí bảo quản, vừa không có tác dụng, mặt khác khi không chọn lọc, chuẩn bị chúng ta thường giữ lại cả các thứ sử dụng được và không sử dụng, thứ sử dụng được thì không sẵn sàng, lưu trữ lẫn lộn làm mất thời gian tìm kiếm, ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
Môi trường làm việc chưa khoa học tạo cho ta cảm giác bề bộn, vệ sinh không tốt tạo thành cho ta thói quen và chúng ta không ai quan tâm, chỉ làm khi có yêu cầu hoặc có đoàn kiểm tra.
2.2 Kết quả
Quá trình tiến hàng áp dụng 5S nhà trường đã thành lập Tổ đánh giá 5S có trách nhiệm tuyên truyền, hướng dẫn về 5S tới toàn thể CBGVNV nhà trường. Ngoài ra Tổ đánh giá 5S đã thực hiện việc đánh giá thực trạng của các hạng mục sẽ đưa vào triển khai áp dụng 5S. Sau khi đánh giá lại toàn bộ các hạng mục, kết quả đã cho thấy, việc triển khai 5S là rất cần thiết nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng công việc.
Toàn thể CBGVNV nhà trường đã áp dụng ngay tại góc làm việc của mỗi cá nhân. Bắt đầu từ việc Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ, kết quả đã thể hiện ngay tại các vị trí làm việc của mỗi người. So sánh với hình ảnh trước khi áp dụng 5S thì kết quả mang lại rất khả quan. Các phòng làm việc đã được sắp xếp khoa học không còn bừa bộn với những tài liệu, đồ dùng 
Cùng với việc sắp xếp lại góc làm việc cá nhân, các phòng cũng đã quy hoạch lại toàn bộ tủ đựng tài liệu, đồ dùng. Tất cả tài liệu đã được cho vào cặp file và xếp gọn gàng vào tủ, thay vì bày hết trên bàn làm việc như trước đây.
Đối với khu phòng chức năng, phòng kho cũng sẽ được quy hoạch lại một cách gọn gàng, ngăn nắp và có quy định vị trí rõ ràng cho từng đồ dùng giúp cho người quản lý dễ dàng quản lý và dễ phát hiện ra những bất thường (thiếu hụt, để không đúng vị trí)
Đối với những khu vực sinh hoạt chung như: Văn phòng, phòng hành chính, nhà vệ sinh, khu vực hành lang... cũng được kiểm tra thường xuyên và có đánh giá hàng ngày về việc áp dụng 5S.
Sau 1 thời gian thực hiện áp dụng 5S, Các phòng làm việc, phòng chức năng, phòng kho đã nhận được kết quả khá khả quan. Tuy nhiên, để thành công trong việc thực hiện 5S chúng ta cần có sự quyết tâm của Toàn bộ cán bộ, giáo viên và nhân viên cũng như lãnh đạo. Việc thực hiện luôn phải liên tục, thực hiện như 1 thói quen và có ý thức hay trong 5S chính là “Săn sóc – Sẵn sàng”. Việc thực hiện 5S hàng ngày sẽ giúp duy trì được sự gọn gàng sạch sẽ, giảm thiểu được lãng phí như: thời gian, công sức, chi phí  giúp cho tăng năng suất cũng như chất lượng công việc mang lại một môi trường trong sạch, tạo cảm hứng làm việc cho tất cả mọi người.
3. Nghiên cứu và các các giải pháp thực hiện: 
3.1. Khái niệm 5S
5S bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật bắt đầu với chữ “S”: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Trong tiếng Anh, 5S được dịch sang các từ tương ứng là Sort, Straighten, Shine, Systemise và Sustain. Trong tiếng Việt, 5S bao gồm: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng.
3.1.1 Sàng lọc (Seiri)
Sàng lọc có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Đây chính là bước đầu tiên nhà trường cần làm trong thực hành 5S. Nội dung chính trong Sàng lọc là phân loại, di dời những vật dụng không cần thiết ở nơi làm việc.
Khi xem lại phòng làm việc của mình, hồ sơ lưu trữ hay các thiết bị đồ dùng dạy học, có thể bạn sẽ nhận thấy các vật dụng không được ghi chính xác nơi lưu trữ, nhiều thứ không cần thiết cho công việc nhưng vẫn được lưu giữ lại. Do đó, nhiệm vụ của Sàng lọc chính là phân loại các các vật dụng cần thiết và các vật dụng không cần thiết, từ đó di dời hoặc thanh lý những vật dụng không cần thiết nhằm tạo nên một môi trường làm việc khoa học. Một trong những cách thông dụng để thực hiện việc “Sàng lọc” là sử dụng “thẻ đỏ”, bất cứ các vật dụng nào không cần thiết cho công việc sẽ được gắn thẻ ngay lập tức. Kết thúc quá trình này người phụ trách mỗi bộ phận có vật dụng gắn thẻ đỏ sẽ xem tại sao nó vẫn ở khu vực của mình. Sau đó là việc đưa ra quyết định loại bỏ hay tiếp tục giữ vật dụng đó theo cách nhất định.
Với hoạt động trong Sàng lọc, mọi thứ sẽ được phân loại một cách khoa học, từ đó có thể giảm thiểu lãng phí từ việc tìm kiếm và di chuyển, đồng thời tạo nên môi trường làm việc an toàn hơn.
3.1.2 Sắp xếp (Seiton)
Seiton có nghĩa là sắp xếp mọi thứ gọn gàng và có trật tự. Vì vậy, khi du nhập vào Việt Nam, Seiton được gọi là Sắp xếp.
Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.
Thông thường việc này sẽ bắt đầu bằng việc xem xét công dụng và tần suất sử dụng các vật dụng còn lại, từ đó quyết định nên để chúng gần nhau hay không? Cần để chúng gần hay xa nơi làm việc? Bên cạnh đó, công việc này cũng cần phải thực hiện dựa trên việc phân tích trình tự sao cho giảm thiểu thời gian di chuyển giữa các quá trình trong hệ thống. Ở bước này, các vật dụng cần được xác định vị trí sao cho dễ định vị nhất, theo nguyên tắc quản lý trực quan: “một vị trí cho mỗi vật dụng, mỗi vật dụng có một vị trí duy nhất”.
Một điểm cần chú ý khi thực hiện Sâp xếp là các vật dụng nên được đánh số hoặc dán nhãn tên giúp mọi CBGVNV nhà trường đều có thể dễ dàng nhận biết và tìm kiếm.
Với các hoạt động trong Sắp xếp, môi trường làm việc sẽ trở nên thuận tiện, gọn gàng và thông thoáng hơn, khuyến khích tinh thần làm việc của mọi người.
3.1.3 Sạch sẽ (Seiso)
Sạch sẽ có nghĩa là làm vệ sinh và giữ nơi làm việc sạch sẽ. Công việc chính trong phần này là giữ gìn sạch sẽ trong toàn nhà trường. Giữ gìn sạch sẽ được thực hiện thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và vệ sinh hàng ngày đồ dùng, vật dụng tại nơi làm việc. Sạch sẽ hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, đồng thời nâng cao sự chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn). Phát động chương trình “5 phút Sạch sẽ” cuối mỗi ngày làm việc sẽ giúp cho mọi người thấm nhuần tư tưởng Sạch sẽ, duy trì sự sạch sẽ thường xuyên.
Vệ sinh không chỉ là để giữ gìn vệ sinh trong nhà trường mà còn có thể kiểm tra đồ dùng, thiết bị từ đó phát hiện ra các vấn đề như bụi bẩn hư hỏng của đồ dùng thiết bị Nhờ đó, chúng ta nhanh chóng tìm ra các giải pháp cho các vấn đề đó và đảm bảo hiệu quả hoạt động khi sử dụng.
Sau khi áp dụng được 3 chữ S đầu tiên, nhà trường sẽ đạt được những kết quả đáng ngạc nhiên, góp phần nâng cao năng hiệu quả công việc.
3.1.4. Săn sóc (Seiketsu)
Săn sóc với mục đích duy trì kết quả và các hoạt động trong 3S đầu tiên.
Mục tiêu của Săn sóc là duy trì các hoạt động 3S lâu dài, chứ không phải là phong trào nhất thời. Do vậy, xác định các quá trình cần thiết để đảm bảo tính chính xác là vô cùng cần thiết để duy trì thành quả của các hoạt động trước đó. Bên cạnh đó nhà trường nên đưa ra những quy định, nội quy, kế hoạch để có thể kiểm soát và phát triển việc thực hiện 5S. Một điểm quan trọng nữa trong nội dung S4 là các hoạt động kiểm tra, đánh giá các hoạt động mà nhà trường đã thực hiện được, đồng thời tổ chức thi đua cũng giúp nâng cao ý thức của mọi người trong việc thực hành 5S.
Bằng việc phát triển Săn sóc, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo các tiêu chuẩn đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong nhà trường.
3.1.5. Sẵn sàng (Shitsuke)
Sẵn sàng là hoạt động cuối cùng của 5S. Nó được hiểu là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S.
Khi một nhà trường thực hiện các hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc một cách thường xuyên và hiệu quả, có thể hiểu rằng nhà trường đó đang duy trì tốt 5S. Tuy nhiên, nếu đơn thuần chỉ thực hiện mà không có sự nâng cấp thì dần dần, hệ thống 5S sẽ đi xuống và không mang lại hiệu quả cho nhà trường. Như vậy, Sẵn sàng có thể được hiểu là đào tạo mọi người tuân theo thói quan làm viêc tốt và giám sát nghiêm ngặt nội quy tại nơi làm việc. Để mọi người có thể sẵn sàng thực hiện 5S, nhà trường cần xây dựng các chương trình đào tạo và thực hành thường xuyên cho nhân viên. Bên cạnh đó, người lãnh đạo, quản lý trong nhà trường cần là tấm gương cho mọi người làm theo trong việc học tập và thực hành 5S.
Như vậy, trong nội dung Sẵn sàng, việc đào tạo về Sẵn sàng là điểm quan trọng nhất, giúp các hoạt động 5S được duy trì và phát triển đến mức cao nhất, từ đó góp phần nâng cao năng suất và chất lượng công việc.
3.2 Giải pháp và tổ chức thực hiện: 
Để triển khai thành công 5S trong nhà trường cần có kế hoạch cụ thể và phù hợp với hoàn cảnh thực tế của mình. Đây không phải là một phong trào mang tính ngắn hạn, do vậy muốn thấy được hiệu quả chúng ta cần phải trải qua một quá trình gồm các bước: Chuẩn bị; Thông báo chính thức của Lãnh đạo nhà trường; Toàn bộ cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh thực hiện tổng vệ sinh; Thực hiện Sàng lọc, Sắp xếp và Sạch sẽ hàng ngày; Đánh giá định kỳ 5S.
3.2.1 Chuẩn bị
Bước chuẩn bị là bước rất quan trọng trong mọi quá trình triển khai hệ thống quản lý trong tổ chức, nhà trường. Nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng, chúng ta sẽ phải đối mặt với nhiều nguy cơ thất bại.
Trong thực hành 5S, bước chuẩn bị chính là yếu tố then chốt giúp nhà trường tiếp cận và phát triển các hoạt động 5S. Quá trình chuẩn bị gồm các nội dung chính sau: 
- Lãnh đạo nhà trường cần hiểu đúng triết lý và các lợi ích của thực hành 5S.
- Lãnh đạo nhà trường và các cán bộ chủ chốt tìm hiểu kinh nghiệm áp dụng 5S tại nhà trường, đơn vị, nhà trường, doanh nghiệp (nếu có thể).
- Lãnh đạo nhà trường cam kết thực hiện 5S trong tổ chức.
- Thành lập ban chỉ đạo 5S.
- Chỉ định cán bộ trách nhiệm chính về hoạt động 5S.
- Tổ chức đào tạo cho những người có trách nhiệm chính và các cán bộ hướng dẫn thực hiện.
- Lập kế hoạch thực hiện 5S
Có thể nói, trong bước chuẩn bị, thiết lập ban chỉ đạo 5S, việc tổ chức đào tạo và xây dựng kế hoạch là những nội dung chủ đạo. Một yếu tố quan trọng giúp quá trình triển khai 5S thành công là sự cam kết của lãnh đạo. Việc cam kết này sẽ đảm bảo các nguồn lực trong toàn bộ quá trình thực hiện, do vậy nhóm chỉ đạo 5S cần phải có sự tham gia của Lãnh đạo nhà trường và đại diện của tất cả các tổ nhóm có liên quan trong tổ chức. Bên cạnh đó, việc đào tạo lý thuyết cũng như học hỏi kinh nghiệm từ các tổ chức đi trước trong việc thực hành 5S sẽ giúp nhà trường tiếp cận 5S dễ dàng hơn. Bằng các chuyến tham quan thực tế, cán bộ trong ban chỉ đạo 5S có thể nhận thấy lợi ích của 5S cũng như cách thức mà nhà trường đã vận dụng thành công. 
Nội dung cuối cùng trong bước chuẩn bị chính là xây dựng kế hoạch chi tiết. Khi thiết lập kế hoạch thực hiện, chúng ta cần chú ý một số vấn đề sau: 
Dự tính thời gian cho toàn dự án triển khai 5S, đồng thời thiết lập thời gian cụ thể cho từng hoạt động. Thông thường kế hoạch triển khai 5S kéo dài từ 1-2 năm, nhưng đối với nhà trường khác nhau, thời gian của cả quá trình sẽ khác biệt tùy vào hoàn cảnh, điều kiện của nhà trường mình. 
Nội dung công việc nên được xây dựng chi tiết cho từng tổ nhóm, khu vực. Nội dung công việc càng chi tiết thì việc thực hiện và kiểm soát tiến độ càng dễ dàng hơn.
Chỉ định người trách nhiệm chính cho các hoạt động 5S tại từng bộ phận. Nhũng người chịu trách nhiệm chính này sẽ tuyên truyền, giám sát và điều phối hoạt động trong tổ nhóm mình. Do vậy, các điều phối viên cần được đào tạo sâu sắc hơn nữa.
3.2.2 Thông báo chính thức của lãnh đạo
Đây là hoạt động nhằm chính thức phát động chương trình 5S trong tổ chức, nhà trường. Trong quản lý, Lãnh đạo nhà trường là người có ảnh hưởng rất lớn đến ý thức của nhân viên; thông báo chính thức của Lãnh đạo nhà trường thể hiện quyết tâm thực hiện chương trình 5S trong nhà trường mình, do đó khuyến khích tinh thần, trách nhiệm của CBGVNV trong quá trình thực hiện. Bên cạnh đó, Lãnh đạo nhà trường cần phải cam kết thực hiện và tham gia trực tiếp vào các hoạt động 5S cùng với nhân viên, như vậy chương trình 5S mới có thể duy trì và phát triển bền vững trong nhà trường.
Để CBGVNV hiểu rõ chương trình thực hành 5S, thông báo chính thức của lãnh cần bao gồm các nội dung sau: 
Thông báo chính thức về chương trình thực hành 5S.
Trình bày mục tiêu của chương trình 5S.
Công bố thành lập ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phân công nhóm/cá nhân chịu trách nhiệm đối với từng khu vực.
Lập ra các công cụ tuyên truyền như băng rôn biểu ngữ, bảng tin
Tổ chức đào tạo về các nội dung cơ bản của 5S cho mọi người.
Trong quá trình thông báo chính thức, việc phổ biến phương hướng, mục tiêu của chương trình thực hiện 5S là rất quan trọng. Nó sẽ giúp CBGVNV dần định hướng phương pháp và cách thức thực hiện các hoạt động 5S trong các bước tiếp theo.
Sau đó, ban chỉ đạo 5S sẽ xem xét và hệ thống lại tổ chức của ban, từ đó xây dựng sơ đồ tổ chức thực hiện 5S để thuận tiện trong việc kiểm soát, quản lý tại các tổ nhóm.Ngoài ra, thiết lập các quy định cũng rất quan trọng trong quá trình thực hiện 5S. Những quy định này có vai trò hướng dẫn các hoạt động 5S cho nhân viên, giúp nâng cao hiệu quả của các hoạt động. Để CBGVNV dễ dàng hiểu và ghi nhớ quy định, chúng nên được thể hiện bằng hình ảnh hay sơ đồ và được trưng bày ở những chỗ nổi bất dễ nhìn.
Sau khi nhân viên nắm rõ được mục tiêu và phương hướng của chương trình 5S, việc tổ chức đào tạo cho toàn bộ CBGVNV trong nhà trường sẽ được tiến hành.Thông qua các chương trình đào tạo, nhà trường có thể lồng ghép phổ biến những quy định, quy chuẩn cho các hoạt động 5S bằng các phương thức hiệu quả như áp phích, băng rôn, khẩu hiệu...
3.2.3 Thực hiện Sàng lọc
Trong 5S, sàng lọc các vật dụng không cần thiết là tiền đề để thực hiện các chữa S tiếp theo. Mục đích của sàng lọc là di dời các vật dụng không cần thiết khỏi nơi làm việc, tránh sự tái xuất hiện của chúng khi không cần đến, hướng tới nâng cao hệ số sử dụng và hiệu suất không gian làm việc, góp phần cải tiến năng suất.
Trong bước Sàng lọc, nhà trường cần thực hiện các nội dung chính sau: 
Lập tiêu chuẩn loại bỏ những vật dụng không cần thiết.
Sàng lọc sơ bộ để loại bỏ những thứ không cần thiết sau ngày tổng vệ sinh.
Xác định và phân loại những thứ không cần thiết và loại bỏ chúng.
Thực hiện công tác sàng lọc cùng với phong trào tổng vệ sinh kiểm kê đồ dùng thiết bị 2 lần trong năm nhằm loại bỏ triệt để các vật dụng không cần thiết, tránh lãng phí trong công việc. Đồng thời, việc tìm ra các nguyên nhân dẫn đến sự xuất hiện