Sáng kiến kinh nghiệm Một số giải pháp nâng cao công tác Văn thư - Lưu trữ trong trường học

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
ĐƠN YÊU CẦU CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN
Kính gửi: Hội đồng sáng kiến Huyện Trấn Yên
Tôi ghi tên dưới đây:
STT
Họ và tên
Ngày, tháng, năm sinh
Nơi công tác
Chức danh
Trình độ CM
Tỷ lệ (%) đóng góp vào việc tạo ra sáng kiến
1
Cao Thị Tuyến 
30/04/1982
Trường TH Báo Đáp
Văn thư -Lưu trữ
Đại học kế toán
100%
1. Là tác giả đề nghị xét công nhận sáng kiến: “Một số giải pháp nâng cao công tác Văn thư - Lưu trữ trong trường học”.
	 2. Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Giáo dục.
	3. Mô tả bản chất của sáng kiến:
Công tác Văn thư - Lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, duy trì các hoạt động của các cơ quan thì công tác Văn thư - lưu trữ không thể thiếu được, là một trong những công tác quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức, chính trị - xã hội. Muốn thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Làm tốt công tác văn thư - lưu trữ là đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của đơn vị. Thông tin càng đầy đủ, chính xác, kịp thời thì hoạt động của đơn vị càng hiệu quả cao, bởi vì thông tin phục vụ quản lí được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau. Trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lí.
 Khi tiếp nhận văn bản gửi tới của các cơ quan, đơn vị được đưa đến các bộ phận giải quyết công việc kịp thời và nhanh chóng thì hoạt động của nhà trường càng đạt kết quả cao, tiến độ hoàn thành công việc không bị chậm trễ. Các tài liệu, văn bản được sắp xếp theo trình tự thời gian phát sinh, theo dõi xử lí kịp thời, lập hồ sơ công việc cụ thể thuận tiện cho việc tra cứu văn bản. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư - lưu trữ của đơn vị trong quá trình công tác bản thân tôi đã chọn nội dung “Một số giải pháp nâng cao công tác Văn thư - lưu trữ trong trường học” được cụ thể hóa tại đơn vị mình bằng các sản phẩm, đưa vào đề tài nhằm phát huy hơn nữa tầm quan trọng của công tác Văn thư - lưu trữ trong nhà trường nói riêng và các cơ quan, đơn vị đang được nhà nước rất quan tâm trú trọng.
* Thuận lợi, khó khăn.
- Thuận lợi.
 	Trường Tiểu học Báo Đáp nằm trên địa bàn Thôn Đồng Trạng, xã Báo Đáp, huyện Trấn Yên, tỉnh Yên Bái là một xã đi đầu trong toàn tỉnh về việc xây dựng xã nông thôn mới thành công. Trường Tiểu học Báo Đáp là một trong 19 tiêu chí nông thôn mới của xã và được sự quan tâm của Phòng GD&ĐT Trấn Yên, Đảng ủy, UBND xã Báo Đáp và các ban ngành đoàn thể, các cơ quan, doanh nghiệp đóng trên địa bàn xã cùng các bậc phụ huynh học sinh.
	Đội ngũ Cán bộ, giáo viên, nhân viên trẻ, tâm huyết nhiệt tình yêu nghề có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, luôn hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.
Nhà trường đã vinh dự được đón Đơn vị đạt Chuẩn Quốc Gia năm 2014; Nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện trong trường, duy trì và nâng cao trường đạt chuẩn chất lượng giáo dục cấp độ 3. 
Duy trì đạt PCGD mức độ 3 được quy định tại Nghị định số 20/2014/NĐ-CP ngày 24/3/2014 của Chính phủ và Thông tư số 07/2016/TT-BGDĐT ngày 22/3/2016 của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Tỉ lệ huy động trẻ trong độ tuổi ra lớp: 100%
Tỉ lệ học sinh hoàn thành chương trình tiểu học: 76/76 em đạt 100%
Học sinh học 2 buổi/ngày: 387/387 đạt 100%.
Duy trì số lượng: 387/387 đạt 100%.
Cơ sở vật chất nhà trường được đầu tư xây dựng quy mô khoa học, khang trang, đầy đủ phòng học và các phòng chức năng, phòng đọc, phòng thiết bị, thư viện, được nhà nước quan tâm đầu tư 5 phòng học thông minh đã duy trì hoạt động phát huy được hiệu quả tốt.
      	Ban đại diện cha mẹ học sinh nhiệt tình luôn góp phần tích cực trong các hoạt động xã hội hóa của nhà trường.
         Tập thể hội đồng sư phạm đoàn kết, nhất trí, có tinh thần trách nhiệm trong công tác.
Thực hiện nghiêm túc việc đổi mới phương pháp dạy học, đánh giá học sinh đúng quy định.
- Khó khăn.
Thời gian công tác trong lĩnh vực Văn thư - lưu trữ còn chưa dài, chưa có nhiều kinh nghiệm, vì vậy bản thân tôi thời gian đầu vừa làm vừa nghiên cứu làm quen với công việc nên gặp không ít khó khăn.
Học sinh trên địa bàn xã chủ yếu là con em gia đình làm nông nghiệp, nhiều em hoàn cảnh gia đình rất khó khăn, có nhiều em cha mẹ ly hôn phải ở với ông bà hoặc các em cha mẹ đi làm ăn xa. Do vậy việc dạy bảo và kèm cặp các em trong học tập còn rất nhiều hạn chế nên chất lượng học sinh chưa được đồng bộ ảnh hưởng không nhỏ đến công tác giáo dục của nhà trường.
Việc thu nhận hồ sơ của các tổ chuyên môn, Công đoàn, nhà trường, các cá nhân hàng năm còn chưa sắp xếp gọn gàng theo trình tự phát sinh. Do vậy bản thân tôi nhận thấy việc phân loại hồ sơ đưa vào Lưu trữ sao cho gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, dễ tìm và khai thác hồ sơ và làm minh chứng cho công việc đánh giá giáo dục của nhà trường là việc rất cần thiết.
4. Các điều kiện cần thiết để áp dụng sáng kiến:
Thực hiện kế hoạch năm học của Hiệu trưởng nhà trường phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cán bộ, giáo viên, nhân viên.
Trên cơ sở thực hiện nhiệm vụ Văn thư - lưu trữ hàng năm lên kế hoạch công tác Văn thư - Lưu trữ nhằm hệ thống hóa các văn bản hồ sơ theo trình tự thời gian phát sinh, phân loại hồ sơ đi, đến, giải quyết, xử lí các văn bản, lập các loại báo cáo nộp cấp trên đúng thời gian quy định. Thu hồ sơ của các cá nhân hàng năm đưa vào lưu trữ.
Bổ nhiệm các Tổ trưởng Tổ chuyên môn và phân công cụ thể cho các thành viên có trách nhiệm đôn đốc các bộ phận thực hiện nhiệm vụ.
Để làm tốt hơn công tác dạy học thì mỗi tổ chuyên môn cần thực hiện đúng chế độ sinh hoạt tổ 2 lần/tháng có ghi chép biên bản và rút kinh nghiệm cho các thành viên trong tổ. Tổ trưởng duyệt lịch báo giảng hàng tuần chuyển lên chuyên môn nhà trường duyệt ký đóng dấu. Kiểm tra theo dõi sổ thanh tra, kiểm tra giáo viên hàng năm. 
Công tác văn thư phải thiết lập các loại hồ sơ theo quy định rõ ràng đúng quy chế chuyên môn. Nên thành lập các loại hồ sơ hiện hành theo thời gian hình thành công việc đó. Cuối mỗi năm học các sổ ghi chép của tổ và hồ sơ kế hoạch dạy học của từng cá nhân được nộp về bộ phận văn thư nhà trường. Được phân loại và đưa vào lưu trữ tại phòng Văn thư.	
Cần quan tâm đầu tư cơ sở vật chất và các trang thiết bị nhằm phục vụ tốt cho công tác lưu trữ .
Nâng cao trách nhiệm của từng cán bộ - giáo viên - nhân viên trong việc thực hiện chương trình thực hành tiết kiệm, chống lãng phí thành nhiệm vụ thường xuyên lồng ghép với công tác chuyên môn đồng thời tăng cường giám sát quản lý cán bộ công chức của đơn vị.
Tăng cường mở các lớp bồi dưỡng, tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ để nâng cao trình độ chuyên môn cho mỗi đồng chí làm công tác văn thư lưu trữ. Góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư chính quy, chuyên nghiệp
Duy trì sĩ số học sinh bằng cách phối hợp cùng với các đoàn thể trong nhà trường, các cấp, các ngành ở địa phương, thường xuyên quan tâm đến học sinh đặc biệt là các em học sinh có hoàn cảnh khó khăn. Giúp đỡ học sinh có hoàn cảnh khó khăn như tặng áo ấm mùa đông cho các em, Công đoàn đỡ đầu các em hoàn cảnh đặc biệt khó khăn, trao học bổng, tặng quà để các em có điều kiện và động lực vươn lên học tốt. 
Vận động phụ huynh học sinh làm tốt công tác xã hội hóa giáo dục tạo nguồn kinh phí hỗ trợ nhà trường trong việc mua sắm trang thiết bị, cải tạo cảnh quan môi trường. Quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản, cơ sở vật chất.
5. Lợi ích thu được do áp dụng sáng kiến:
Lợi ích đạt được trong quá trình áp dụng có biện pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, chính xác nên trong thời gian qua công tác Văn thư - Lưu trữ hành chính nhà trường đã đảm bảo thực hiện đầy đủ được các nguồn thông tin đi - đến, soạn thảo, xử lí văn bản một cách chính xác kịp thời đáp ứng được nhu cầu quản lý của nhà trường đạt hiệu quả cao, thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ năm học của ngành giáo dục đã đề ra.
Sau khi áp dụng các giải pháp công tác Văn thư - Lưu trữ đến với các bộ phận trong nhà trường, từ Tổ chuyên môn, Văn thư, Thủ quỹ, Thư viện, Thiết bị, công tác Y tế kiêm nhiệm của đơn vị đều có khả năng tự soạn thảo văn bản theo lĩnh vực chuyên môn mình phụ trách để trình Ban giám hiệu ký duyệt. Biết sắp xếp hồ sơ sổ sách ngăn nắp, khoa học đúng quy định. Biết ứng dụng công nghệ thông tin, văn bản điều hành, chỉ đạo chuyên môn nghiệp vụ mới nhất kịp thời gian quy định.
Kết quả cho thấy mọi hoạt động của nhà trường đều được thông suốt đảm bảo thông tin tốt các chủ trương đường lối của Đảng, chính sách Pháp luật của Nhà nước, sự quản lí điều hành, chỉ đạo của cấp trên. Công tác quản lí, chỉ đạo chuyên môn tài chính, cơ sở vật chất và các hoạt động ngoại khóa khác của nhà trường có đủ cơ sở pháp lí, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chuyên môn, các cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ, công tác báo cáo, thống kê của nhà trường được thực hiện đầy đủ, kịp thời, chính xác đáp ứng yêu cầu cấp trên. Làm công tác Văn thư - Lưu trữ tốt sẽ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin thông suốt cho mọi hoạt động quản lí, sự điều hành của Ban giám hiệu đạt hiệu quả. Giúp cho các Tổ chuyên môn nâng cao hiệu suất công việc, giải quyết xử lí công việc nhanh chóng, đầy đủ cơ sở pháp lý, đáp ứng được các yêu cầu đổi mới giáo dục hiện nay.
Văn bản, hồ sơ Lưu trữ là phương tiện kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức, đoàn thể, cá nhân trong nhà trường nhằm giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về mọi hoạt động của nhà trường phục vụ kiểm tra, thanh tra, giám sát.
Danh sách những người đã tham gia áp dụng sáng kiến:
STT
Họ và tên
Ngày, tháng, năm sinh
Nơi công tác hoặc nơi thường trú
Chức danh
Trình độ CM
Nội dung công việc hỗ trợ
1
Cao Thị Tuyến 
30/04/1982
Trường TH Báo Đáp
Văn thư -Lưu trữ
Đại học kế toán
Áp dụng một số giải pháp nâng cao công tác Văn thư - Lưu trữ trong trường học 
2
Nguyễn Thị Lê
17/04/1982
Trường TH&THCS Tân Đồng
Văn thư - Thư viện - Thiết bị
Đại học thư viện 
Áp dụng giải pháp nâng cao công tác Văn thư - Lưu trữ tại trường TH&THCS Tân Đồng 
3
Phạm Thị Thúy Dinh
20/10/1985
Mầm Non Hoa Sen
Văn thư - Lưu trữ
Đại học kế toán 
Áp dụng giải pháp nâng cao công tác Văn thư - Lưu trữ tại trường Mầm Non Hoa Sen
Tôi xin cam đoan mọi thông tin nêu trong đơn là trung thực, đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.
	Báo Đáp, ngày 31 tháng 12 năm 2018
Người nộp đơn
Cao Thị Tuyến 
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ SÁNG KIẾN.
1. Tên sáng kiến: “Một số giải pháp nâng cao công tác Văn thư - Lưu trữ trong trường học”.
2. Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Giáo dục.
3. Phạm vi áp dụng sáng kiến: Trường Tiểu học Báo Đáp.
4. Thời gian áp dụng sáng kiến: Từ ngày 01 tháng 01 năm 2017.
 Đến ngày 31 tháng 12 năm 2018.
5. Tác giả: 
Họ và tên: Cao Thị Tuyến.
Năm sinh: Ngày 30 tháng 04 năm 1982. 
Trình độ chuyên môn: Đại học kế toán.
Chức vụ công tác: Tổ trưởng Tổ Văn phòng
Nhiệm vụ: Văn thư -Lưu trữ.
Nơi làm việc: Trường Tiểu học Báo Đáp - Trấn Yên - Yên Bái.
Địa chỉ liên hệ: Trường Tiểu học Báo Đáp - Trấn Yên - Yên Bái.
Điện thoại: 0356.311.982
II. MÔ TẢ GIẢI PHÁP SÁNG KIẾN.
1. Tình trạng giải pháp đã biết.
Công tác Văn thư - Lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, duy trì các hoạt động của các cơ quan thì công tác Văn thư - lưu trữ không thể thiếu được, là một trong những công tác quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức, chính trị - xã hội. Muốn thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Làm tốt công tác văn thư - lưu trữ là đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của đơn vị. Thông tin càng đầy đủ, chính xác, kịp thời thì hoạt động của đơn vị càng hiệu quả cao, bởi vì thông tin phục vụ quản lí được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau. Trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lí.
Khi tiếp nhận văn bản gửi tới của các cơ quan, đơn vị được đưa đến các bộ phận giải quyết công việc kịp thời và nhanh chóng thì hoạt động của nhà trường càng đạt kết quả cao, tiến độ hoàn thành công việc không bị chậm trễ. Các tài liệu, văn bản được sắp xếp theo trình tự thời gian phát sinh, theo dõi xử lí kịp thời, lập hồ sơ công việc cụ thể thuận tiện cho việc tra cứu văn bản. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư - lưu trữ của đơn vị trong quá trình công tác bản thân tôi đã chọn nội dung “Một số giải pháp nâng cao công tác Văn thư - lưu trữ trong trường học” được cụ thể hóa tại đơn vị mình bằng các sản phẩm, đưa vào đề tài nhằm phát huy hơn nữa tầm quan trọng của công tác Văn thư - lưu trữ trong nhà trường nói riêng và các cơ quan, đơn vị đang được nhà nước rất quan tâm trú trọng.
* Thuận lợi, khó khăn.
- Thuận lợi.
Trường Tiểu học Báo Đáp nằm trên địa bàn Thôn Đồng Trạng, xã Báo Đáp Huyện Trấn Yên, Tỉnh Yên Bái là một xã đi đầu trong toàn tỉnh về việc xây dựng xã nông thôn mới thành công. Trường Tiểu học Báo Đáp là một trong 19 tiêu chí nông thôn mới của xã và được sự quan tâm của Phòng GD&ĐT Trấn Yên, Đảng ủy, UBND xã Báo Đáp và các ban ngành đoàn thể, các cơ quan, doanh nghiệp đóng trên địa bàn xã cùng các bậc phụ huynh học sinh.
Đội ngũ Cán bộ, giáo viên, nhân viên trẻ, tâm huyết nhiệt tình yêu nghề có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, luôn hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.
Nhà trường đã vinh dự được đón Đơn vị đạt Chuẩn Quốc Gia năm 2014; Nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện trong trường, duy trì và nâng cao trường đạt chuẩn chất lượng giáo dục cấp độ 3. 
Duy trì đạt PCGD mức độ 3 được quy định tại Nghị định số 20/2014/NĐ-CP ngày 24/3/2014 của Chính phủ và Thông tư số 07/2016/TT-BGDĐT ngày 22/3/2016 của Bộ Giáo dục và Đào tạo;
Tỉ lệ huy động trẻ trong độ tuổi ra lớp: 100%
Tỉ lệ học sinh hoàn thành chương trình tiểu học: 76/76 em đạt 100%
Học sinh học 2 buổi/ngày: 387/387 đạt 100%.
Duy trì số lượng: 387/387 đạt 100%.
Cơ sở vật chất nhà trường được đầu tư xây dựng quy mô khoa học, khang trang, đầy đủ phòng học và các phòng chức năng, phòng đọc, phòng thiết bị, thư viện, được nhà nước quan tâm đầu tư 5 phòng học thông minh đã duy trì hoạt động phát huy được hiệu quả tốt.
Ban đại diện cha mẹ học sinh nhiệt tình luôn góp phần tích cực trong các hoạt động xã hội hóa của nhà trường.
Tập thể hội đồng sư phạm đoàn kết, nhất trí, có tinh thần trách nhiệm trong công tác.
Thực hiện nghiêm túc việc đổi mới phương pháp dạy học, đánh giá học sinh đúng quy định.
* Khó khăn.
Thời gian công tác trong lĩnh vực Văn thư - lưu trữ còn chưa dài, chưa có nhiều kinh nghiệm, vì vậy bản thân tôi thời gian đầu vừa làm vừa nghiên cứu làm quen với công việc nên gặp không ít khó khăn.
Học sinh trên địa bàn xã chủ yếu là con em gia đình làm nông nghiệp, nhiều em hoàn cảnh gia đình rất khó khăn, có nhiều em cha mẹ ly hôn phải ở với ông bà hoặc các em cha mẹ đi làm ăn xa. Do vậy việc dạy bảo và kèm cặp các em trong học tập còn rất nhiều hạn chế nên chất lượng học sinh chưa được đồng bộ ảnh hưởng không nhỏ đến công tác giáo dục của nhà trường.
Việc thu nhận hồ sơ của các tổ chuyên môn, Công đoàn, nhà trường, các cá nhân hàng năm còn chưa sắp xếp gọn gàng theo trình tự phát sinh. Do vậy bản thân tôi nhận thấy việc phân loại hồ sơ đưa vào Lưu trữ sao cho gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, dễ tìm và khai thác hồ sơ và làm minh chứng cho công việc đánh giá giáo dục của nhà trường là việc rất cần thiết.
2. Nội dung giải pháp đề nghị công nhận là sáng kiến. 
2.1 Mục đích của giải pháp. 
Nâng cao nhận thức của Cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường về vai trò, tầm quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ, đáp ứng nhiệm vụ cải cách hành chính, phục vụ công tác quản lí điều hành công việc.
Đơn vị trường Tiểu học Báo Đáp thực hiện nhiệm vụ giảng dạy, học tập và hoạt động giáo dục đạt chất lượng theo mục tiêu, chương trình giáo dục phổ thông cấp Tiểu do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành.
Huy động trẻ em đi học đúng độ tuổi, vận động trẻ em khuyết tật đến trường, thực hiện phổ cập giáo dục. Xây dựng, phát triển nhà trường theo các quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo và nhiệm vụ phát triển giáo dục của địa phương. Quản lí, sử dụng, trang thiết bị và cơ sở vật chất của nhà trường. Để thực hiện được các yêu cầu nhiệm vụ trên cần phải có các hồ sơ minh chứng của từng việc cụ thể đòi hỏi người làm Văn thư phải biết sắp xếp, bố trí thời gian cho từng công việc, từng giai đoạn phát sinh công việc mà thiết lập hồ sơ.
Công tác Văn thư - Lưu trữ là một việc không thể thiếu trong nhà trường, là sợi dây mắt xích giữa Ban giám hiệu, giáo viên và học sinh trong suốt một thời gian dài của việc lưu trữ hồ sơ. Đảm bảo việc báo cáo cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ quán lí tốt hồ sơ học sinh và cán bộ, giáo viên. 
2.2. Nội dung giải pháp.
Được sự phân công của Hiệu trưởng nhà trường với nhiệm vụ của một nhân viên Văn thư - Lưu trữ là người chắp bút cho Hiệu trưởng điều hành mọi công việc, đồng thời tham mưu cho hiệu trưởng trong công tác chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt động của các tổ chuyên môn, các đoàn thể; xử lý và báo cáo thông tin cho các cấp lãnh đạo Đảng, chính quyền địa phương và lãnh đạo ngành giải quyết các thủ tục giấy tờ hành chính  với cơ quan cấp trên, với các cấp uỷ Đảng và Nhà nước, với các cá nhân, với phụ huynh học sinh và học sinh.
Lập hồ sơ là công việc luôn luôn được đi đầu. Mỗi  công việc có liên quan với nhau trong một vấn đề đều phải lập hồ sơ đây là công việc mà nhân viên văn thư phải  làm. Vậy tôi cần phải có phương pháp cải tiến công tác và sắp xếp các loại hồ sơ nhằm làm cho công việc thông suốt, hiệu quả.
Tôi nhận thấy công tác Văn thư - Lưu trữ với vai trò nơi tiếp nhận và truyền đạt thông tin cần nhanh chóng, đầy đủ, chính xác, có như vậy mới giải quyết được công việc đúng thời gian, kịp thời không bị trùng lặp.
Việc theo dõi phối hợp được tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị thông tin cao, giúp Ban giám hiệu nắm được các thông tin cần thiết để theo dõi kịp thời việc thực hiện các nhiệm vụ của nhà trường. Phải xác định được giá trị của tài liệu, căn cứ vào các nguyên tắc có tính lịch sử, tính toàn diện và các tiêu chuẩn như nội dung văn bản, vị trí văn bản đối với chức năng của nhà trường.
Tài liệu, hồ sơ lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày trong nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch, các văn bản cần được lưu trữ cẩn thận tại trường.
Yêu cầu chung về việc tổ chức công tác Văn thư - Lưu trữ là phải khoa học, quản lí tốt hồ sơ, sắp xếp gọn gàng, đảm bảo cho công việc được thực hiện. Giúp cho Hiệu trưởng giải quyết công việc của nhà trường được nhanh gọn, chính xác và quản lí, chỉ đạo kiểm tra công việc trong nhà trường được chặt chẽ góp phần tiết kiệm công sức, thời gian, tiền bạc. Đưa vào lưu trữ có hệ thống để tra cứu và sử dụng lâu dài.
Người làm nhiệm vụ Văn thư - Lưu trữ trong trường học cần nắm vững những nội dung cụ thể sau để xử lí công việc có hiệu quả: 
+ Soạn thảo văn bản.
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến (vào sổ Công văn đến).
+ Vào sổ và gửi văn bản đi (vào sổ Công văn đi).
+ Lập các loại hồ sơ, sổ sách và ghi chép tài liệu.
+ Lập hồ sơ; thu hồ sơ của các bộ phận chuyên môn và các cá nhân, phân loại và lưu trữ hồ sơ.
+ Quản lí và sử dụng con dấu.
Đặc thù của đơn vị trường học là tất cả các văn bản, giấy tờ hằng ngày đến trường đều phải qua bộ phận văn thư xử lí, vào sổ công văn và trình Hiệu trưởng xem xét. Sau khi được Hiệu trưởng phê duyệt thì sao lưu, chuyển đến các bộ phận có liên quan để thực hiện. do vậy việc lập hồ sơ được tiến hành th