SKKN Một số kinh nghiệm về việc phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh tại Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh Thanh Hóa

I. MỞ ĐẦU
	1. Lý do chọn đề tài.
Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh Thanh Hóa được thành lập ngày 06 tháng 6 năm 2003 tại Quyết định số 1847/QĐ-CT của Chủ tịch UBND tỉnh dựa trên cơ sở sáp nhập 3 đơn vị: Trung tâm Bồi dưỡng Cán bộ Quản lý; Trung tâm Giáo dục thường xuyên (Đại học Hồng Đức) và Trung tâm bồi dưỡng Giáo dục Thanh Hóa (thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo Thanh Hóa).
 Tại Quyết định số 01/QĐ-BGD&ĐT ngày 02/01/2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã quy định về chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm Giáo dục thường xuyên cấp tỉnh (thành phố trực thuộc Trung ương), trong số các nhiệm vụ đó có một nhiệm vụ hết sức quan trọng đó là liên kết với các trường Đại học, Học viện để mở các lớp liên kết đào tạo ở các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho tỉnh. Xét về góc độ liên kết đào tạo, có thể xem Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh như một cơ sở liên kết đào tạo đa ngành - đa hệ với nhiều loại hình, phương thức đào tạo khác nhau.
	Từ khi thành lập cho đến nay, Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh đã liên kết đào tạo với hơn 20 trường Đại học, Học viện trong cả nước ở nhiều lĩnh vực ngành nghề khác nhau, với gần 100 lớp ở các hình thức đào tạo vừa làm vừa học, từ xa góp phần tích cực trong việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong tỉnh, phù hợp với xu thế hội nhập và đổi mới hiện nay.
	Tuy nhiên, để công tác liên kết đào tạo của Trung tâm ngày một hiệu quả hơn thì việc phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh cũng phải tiếp tục đổi mới và cải tiến. Đây là khâu vô cùng quan trọng, nó không những ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả công tác tuyển sinh mở lớp mà còn đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động liên kết đào tạo của đơn vị.
	Hiện nay, việc phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh tại Trung tâm do một số cán bộ giáo viên đảm nhiệm, không có người chuyên sâu về lĩnh vực này, hầu hết là làm theo kinh nghiệm của bản thân nên hiệu quả công việc chưa cao. Vì vậy, để việc phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh ngày một đổi mới và hiệu quả hơn tôi chọn đề tài sáng kiến kinh nghiệm “Một số kinh nghiệm về việc phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh tại Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh Thanh Hóa”
	2. Mục đích nghiên cứu.
Đổi mới việc phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh nhằm nâng cao hiệu quả công tác tuyển sinh liên kết đào tạo tại Trung tâm GDTX tỉnh Thanh Hoá.
	3. Đối tượng nghiên cứu.
	Việc phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh tại Trung tâm GDTX tỉnh Thanh Hoá.
	4. Phương pháp nghiên cứu.
	Phương pháp nghiên cứu lý luận: nghiên cứu tài liệu, phân tích tài liệu, thống kê, tổng hợp số liệu, văn bản 
	Phương pháp nghiên cứu thực tiễn: tổng kết kinh nghiệm.
II. NỘI DUNG 
1. Cơ sở lý luận và thực tiễn 
1.1.Cơ sở lý luận.
Quyết định số 01/QĐ-BGD&ĐT ngày 02/01/2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy chế hoạt động của Trung tâm Giáo dục thường xuyên cấp tỉnh, trong đó có nhiệm vụ liên kết đào tạo trình độ cao đẳng, đại học ở nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn công cuộc xây dựng, bảo vệ Tổ quốc và nhu cầu học tập của nhân dân. 
Ngày 06 tháng 6 năm 2003, tại Quyết định số 1847/QĐ-CT của chủ tich UBND tỉnh Thanh Hóa về việc thành lập Trung tâm GDTX tỉnh, giao nhiệm vụ liên kết đào tạo phát triển nguồn nhân lực nhằm đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của sự nghiệp công nghiệp hóa - hiện đại hóa quê hương đất nước. 
Quyết định số 42/2008/QĐ-BGD&ĐT của Bộ Giáo dục và đào tạo ban hành ngày 28 tháng 07 năm 2008, được quy định tại Điều 10 về bảo quản và lưu giữ hồ sơ liên kết đào tạo.
1.2.Cơ sở thực tiễn.
Sau gần 13 năm tổ chức thực hiện nhiệm vụ liên kết đào tạo, Trung tâm GDTX tỉnh Thanh Hóa đã liên kết với hơn 20 trường Đại học, Học viện, với gần 100 lớp liên kết đào tạo cao đẳng, đại học, với hơn 10.000 học viên ở nhiều lĩnh vực ngành, nghề khác nhau đã và đang theo hoc tại Trung tâm.
Mỗi năm học, phòng tuyển sinh của Trung tâm đã đón tiếp và tư vấn khoảng 2.000 lượt người và tiếp nhận khoảng 1.300 hồ sơ thuộc hơn 10 ngành học và ở nhiều lĩnh vực Kinh tế - xã hội, Sư phạm, Kỹ thuật khác nhau. 
Song song với việc thu nhận là việc phân loại, lưu giữ hồ sơ sao cho hợp lý, khoa học để cho những người không thuộc bộ phận chuyên trách lưu giữ hồ sơ cũng có thể tìm được dễ dàng. Tuy nhiên, việc phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh tại trung tâm lại do một số cán bộ giáo viên đảm nhiệm, không có người chuyên sâu về lĩnh vực này, hầu hết là làm theo kinh nghiệm của bản thân, hơn nữa chưa có tài liệu nào hướng dẫn cụ thể về công việc này nên hiệu quả chưa cao.
 2. Thực trạng việc phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh
Tại Trung tâm Giáo dục thường xuyên tỉnh Thanh Hóa
Do yêu cầu phát triển kinh tế - văn hóa xã hội ở các địa phương trong tỉnh cần có đội ngũ cán bộ và người lao động có trình độ, tay nghề cao nhằm đáp ứng nhu cầu, nguồn nhân lực cho khu kinh tế mới Nghi Sơn, quần thể du lịch, nghỉ dưỡng của tập đoàn FLC GROUP và các cơ quan, doanh nghiệp trong tỉnh nói riêng, đáp ứng nhu cầu xu thế hội nhập kinh tế quốc tế nói chung đã phần nào làm cho số lượng học viên tham gia hệ liên kết đào tạo tăng lên đáng kể. Từ đó lượng hồ sơ phát hành, tiếp nhận và lưu giữ tại Trung tâm ngày càng nhiều.
 2.1.Thực trạng về việc phát hành hồ sơ: 
Khi học viên có nhu cầu học tập thì phòng hồ sơ tuyển sinh đề xuất với lãnh đạo phòng Quản lý - Đào tạo mua hồ sơ từ các trường Đại học, Học viện được phép đào tạo, có những chuyên ngành đào tạo theo nhu cầu người học để cung cấp cho học viên. Mỗi học viên đều được phát hành 01 bộ hồ sơ gồm 02 túi (01 gửi đơn vị chủ trì liên kết đào tạo, 01 lưu tại Trung tâm)
Bộ phận hồ sơ tuyển sinh có nhiệm vụ tư vấn và cung cấp những thông tin cần thiết cho học viên như: tiêu chí ngành học, đơn vị chủ trì liên kết, thời gian đào tạo, thời gian mở lớp, mức học phí để người học lựa chọn ngành học, loại hình học tập cho phù hợp với công việc của bản thân. Khi phát hành hồ sơ nếu không đúng mẫu của đơn vị chủ trì liên kết đào tạo thì học viên phải làm lại hồ sơ, gây ảnh hưởng tới tâm lý chán nản của người học. Có một số cán bộ mới được bổ sung tới phòng tuyển sinh, chưa nắm bắt kịp những thông tin cần thiết nêu trên nên còn tồn tại việc tư vấn cho người học chưa cặn kẽ và đảm bảo tính chính xác cao.
Thực tế khi người học đến Trung tâm muốn học rất nhiều ngành nghề khác nhau, kể cả những ngành nghề không có trong thông báo tuyển sinh của năm học. Tuy nhiên việc cập nhật thông tin đăng ký học tập của người học đôi khi còn xảy ra tình trạng người trực hồ sơ không kịp lưu lại thông tin. Đây chính là một công việc rất quan trọng của phòng hồ sơ vì những thông tin đăng ký lại chính là các hạt giống để nảy mầm một lớp mới.
2.2. Thực trạng về việc tiếp nhận hồ sơ: 
Khi tiếp nhận một bộ hồ sơ dự thi tuyển sinh của học viên yêu cầu phải đảm bảo tính chính xác, tính pháp lý thì mới được dự thi. Nếu chưa đủ giấy tờ cần thiết, đặc biệt thiếu bằng tốt nghiệp mà vẫn cho dự thi tuyển sinh là vi phạm pháp luật.
 Người học đến nộp hồ sơ tuyển sinh cần phải nộp đầy đủ các giấy tờ cần thiết như: Bản sao bằng tốt nghiệp THPT hoặc TCCN + giấy khai sinh có công chứng, ảnh, giấy tờ ưu tiên nhưng trong thực tế khi đi nộp hồ sơ, do vội hoặc sơ suất nên có một số trường hợp học viên chưa nộp đầy đủ giấy tờ theo quy định. 
Hàng năm, số lượng hồ sơ nộp tại Trung tâm tương đối nhiều và nhiều ngành, nghề khác nhau, nếu làm việc không cẩn thận, không khoa học, không tâm huyết với công việc và nghiệp vụ không vững vàng thì việc nhầm lẫn, để hồ sơ nhầm lớp và mất mát hồ sơ là không thể tránh khỏi, thậm chí còn thu nhận cả hồ sơ không hợp pháp. 
2.3.Thực trạng về việc lưu giữ hồ sơ: 
Có nhiều người quan niệm rằng bộ hồ sơ lưu tại Trung tâm là không cần thiết vì đơn vị chủ trì liên kết đào tạo đã lưu rồi. Đây là quan niệm chưa đúng về việc lưu giữ hồ sơ tuyển sinh liên kết đào tạo, việc này cần phải nhìn nhận lại cho đúng. Mục đích chính của việc quản lý hồ sơ tuyển sinh là phối hợp chặt chẽ với đơn vị chủ trì liên kết đào tạo để quản lý tốt hơn, đồng thời còn phục vụ tốt cho công việc thanh tra, kiểm tra khi có các vụ việc xảy ra.
Nói đến việc lưu giữ hồ sơ người ta thường nghĩ đến công việc của bộ phận văn thư. Đây chính là một phần việc của chuyên ngành văn thư lưu trữ. Nếu bộ phận chuyên trách văn thư chủ yếu lưu trữ công văn đi, đến và các giấy tờ công vụ liên quan khác thì phòng hồ sơ tuyển sinh lại lưu giữ các thông báo tuyển sinh để nghiên cứu, tư vấn cho các đối tượng phù hợp với nhu cầu của học viên và lưu giữ các hồ sơ dự thi tuyển sinh của các lớp đã học, đang học và sẽ học tại Trung tâm. 
Trung bình một năm, Trung tâm phát hành khoảng 2.000 hồ sơ và tiếp nhận khoảng 1.300 hồ sơ. Nếu tính từ khi thành lập tới thời điểm này thì thu nhận khoảng trên 10.000 hồ sơ. Đến thời điểm hiện nay, năm học 2015 – 2016, Trung tâm có 27 lớp đang học với hơn 2.550 học viên. Số liệu cụ thể được thể hiện trong bảng thống kê sau đây:
TT
CHUYÊN NGÀNH
ĐƠN VỊ ĐÀO TẠO
SỐ HỌC VIÊN
GHI CHÚ
1
ĐH QL Kinh tế K45
ĐHKT Q. Dân
50
2
ĐHSP M. non K54 D1
ĐH Vinh
120
3
ĐHSP M. non K54 D2
ĐH Vinh
118
4
ĐHSP M. non K54 D3
ĐH Vinh
133
5
ĐHSP M. non K55 D1
ĐH Vinh
132
6
ĐHSP M. non K55 D2
ĐH Vinh
141
7
ĐHSP M. non K56 D1
ĐH Vinh
126
8
ĐHSP M. non K56 D2
ĐH Vinh
120
9
ĐHSP M. non K56 D3
ĐH Vinh
118
10
ĐH QL Đất đai K56
ĐH Vinh
83
11
ĐH QL Đất đai
ĐHTN&MTHN
72
12
ĐH Hành chính K13
HV Hành chính
130
13
ĐH Hành chính K14
HV Hành chính
91
14
ĐH QL Kinh tế K56
ĐH Vinh
72
15
ĐH Công tác XH
ĐH LĐ xã hội
66
16
ĐH Luật K54
ĐH Vinh
125
17
ĐH Luật K11
Viện ĐH Mở HN
107
18
ĐHQTKD K17
Viện ĐH Mở HN
100
19
ĐH Kế toán K17
Viện ĐH Mở HN
94
20
ĐH Ngân hàng K4
ĐH Thành Tây
60
21
ĐH Kế toán
ĐHCN Đông Á
44
22
ĐH Luật K55
ĐH Vinh
132
23
ĐHSP Tiểu học K55
ĐH Vinh
84
24
ĐHSP Kế toán K55
ĐH Vinh
71
25
ĐH QLGD
ĐH Vinh
58
26
ĐH Luật K56
ĐH Vinh
123
27
ĐHSP M. non K56 D4
ĐH Vinh
72
(Nguồn: Phòng QLĐT Trung tâm GDTX tỉnh - tháng 5 năm 2016
Cán bộ phòng QL-ĐT đa số là cán bộ giáo viên nên chuyên môn về lưu giữ hồ sơ, giấy tờ còn hạn chế, hầu hết dựa vào kinh nghiệm của những người đi trước. Bên cạnh còn có một số người cho rằng việc lưu giữ là việc thứ yếu, việc quan trọng là làm sao tiếp nhận được nhiều hồ sơ, mở được nhiều lớp. 
 3. Một số kinh nghiệm về việc phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ
 tuyển sinh tại Trung tâm GDTX tỉnh Thanh Hóa
Việc đổi mới phương thức phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh được tiến hành thông qua những biện pháp sau: 
 3.1. Nâng cao nhận thức của cán bộ, giáo viên, nhân viên trong Trung tâm 
 về việc phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ
 Hiện nay việc phát hành hồ sơ tuyển sinh chủ yếu là bộ phận hồ sơ tuyển sinh tư vấn và phát hành. Việc này thuận lợi ở chỗ bộ phận hồ sơ tuyển sinh có tính chất chuyên sâu, việc tư vấn cho người học có tính thuyết phục cao, nhưng các cán bộ, giáo viên, nhân viên ở phòng ban khác, bộ phận khác trong đơn vị hầu như biết rất ít, thậm chí có người chưa quan tâm đến công tác tuyển sinh của đơn vị. 
 Khi đi học hỏi kinh nghiệm của các Trung tâm GDTX ở các tỉnh bạn thì ngoài cán bộ phòng hồ sơ tuyển sinh trực tiếp phát hành hồ sơ cho người học còn có nhiều bộ phận khác cùng vào cuộc để phát hành hồ sơ như bảo vệ, văn thư hay các phòng ban khác Họ tuyển sinh ở mọi lúc, mọi nơi và kêu gọi toàn đơn vị chung tay cho việc khai thác nguồn tuyển sinh, trực tiếp phát hành hồ sơ cho người học, giúp người học giảm chi phí và thời gian đi lại. Việc này thì đơn vị ta chưa làm được cũng đồng nghĩa với việc chưa phát huy hết các nguồn lực sẵn có trong đơn vị.
 Để nâng cao nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên ở các phòng ban trong đơn vị nói chung và phòng hồ sơ tuyển sinh nói riêng thì việc trước tiên phải quán triệt và triển khai một cách rộng rãi đến toàn bộ cán bộ, giáo viên một số nội dung sau:
- Gửi tờ rơi, thông báo tuyển sinh, kế hoạch năm học cho cán bộ, giáo viên, nhân viên các phòng trong Trung tâm nắm được để tư vấn cho sát, cho đúng đối tượng.
- Thông qua các cuộc họp toàn đơn vị để tuyên truyền thông báo tuyển sinh nóng trong từng tháng và kế hoạch tuyển sinh của cả năm học.
- Hướng dẫn cán bộ, giáo viên, nhân viên trong đơn vị nắm được cơ sở pháp lý mà một bộ hồ sơ tuyển sinh yêu cầu phải có. (sẽ nêu cụ thể ở phần giải pháp về cách thức tiếp nhận hồ sơ tuyển sinh)
- Tham mưu cho Giám đốc thực hiện tốt quy định 255/TBKL-HC ngày 06 tháng 11 năm 2014 về việc giao định mức tuyển sinh trong một năm học đối với cán bộ, giáo viên, nhân viên các phòng như sau:
+ Phòng TC-HC: tuyển sinh được 02 học viên/ người.
+ Phòng BDNCTĐ và phòng NN-TH: tuyển sinh được 04 học viên/ người.
+ Phòng QL-ĐT: định mức giao chung là chỉ tiêu kế hoạch liên kết đào tạo hàng năm 750 học viên, kể cả số học viên do cán bộ, giáo viên trong trung tâm tư vấn được.
- Giao 50 hồ sơ tuyển sinh/năm đến các phòng trong đơn vị để tư vấn, khai thác trực tiếp cho người học.
- Phát triển mạng lưới cộng tác viên thông qua cán bộ giáo viên, nhân viên, người lao động trong đơn vị, đặc biệt là những học viên đang học tại Trung tâm.
- Nâng cấp phần mềm thông tin điện tử để học viên tự đăng ký tuyển sinh qua mạng, sau đó tư vấn cho học viên điền đủ thông tin trước khi nộp hồ sơ.
Nếu làm tốt được những việc làm trên thì mới gắn được trách nhiệm của toàn thể CB, GV, nhân viên Trung tâm đối với công tác tuyển sinh mở lớp.
3.2. Nâng cao vai trò, trách nhiệm, kỹ năng, nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh.
	Cán bộ làm công tác phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh cần phải nhận thức rõ vai trò, trách nhiệm, kỹ năng, nghiệp vụ của mình. 
Để nâng cao hiệu quả trong công việc của cán bộ làm công tác tiếp nhận hồ sơ tuyển sinh, không những phải hiểu rõ về đặc điểm, tính chất của công tác tuyển sinh, phải nắm chắc về nội dung các văn bản của trường liên kết cũng như thông báo tuyển sinh, kế hoạch liên kết của đơn vị mình mà còn phải có sự nhạy bén về tình hình nhu cầu học tập của xã hội, nắm bắt tâm lý của người học để tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo đưa vào kế hoạch tuyển sinh từng năm học.
Bộ phận hồ sơ tuyển sinh được coi là phòng maketing của công tác liên kết đào tạo nên những cán bộ làm ở phòng này luôn cần có thái độ niềm nở, nhiệt tình trong giao tiếp, giữ gìn, nâng cao uy tín cho trung tâm. Do vậy, mỗi người học khi đến với trung tâm đều được cán bộ tư vấn và tiếp nhận hồ sơ tuyển sinh đón tiếp một cách nhiệt tình, chu đáo. 
Để nâng cao hiệu quả công tác phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh thì cán bộ làm công việc này cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Xác định được nhiệm vụ mình đang làm có vai trò rất quan trọng trong hoạt động liên kết đào tạo của trung tâm. 
- Cần nắm chắc thông báo tuyển sinh theo từng năm học của đơn vị mình để tư vấn, phát hành hồ sơ cho đúng đối tượng.
- Có thái độ niềm nở, thân thiện, tận tình, chu đáo, trách nhiệm khi tiếp xúc với người học.
- Có sự hiểu biết, kỹ năng thuần thục về thông tin tuyển sinh, đối tượng tuyển sinh, thời gian tuyển sinh, thời gian đào tạo, mức học phí của từng trường mà Trung tâm đang liên kết để tư vấn và tiếp nhận hồ sơ cho đúng.
- Có sự nhạy bén, nhanh nhẹn, nắm bắt xu thế phát triển của xã hội để tham mưu, đề xuất với cấp trên những ngành nghề mà xã hội đang có nhu cầu bồi dưỡng, đào tạo.
- Có trách nhiệm và nhiệt tình trong việc hướng dẫn cho người học điền các thông tin cần thiết trước khi tiếp nhận hồ sơ, đồng thời luôn quan tâm, chăm sóc “khách hàng” tiềm năng cho tới khi có kế hoạch ôn, thi tuyển sinh.
- Có sự kiên trì, tỉ mỉ, cẩn thận trong việc sắp xếp, phân loại hồ sơ để lưu giữ hồ sơ một cách khoa học, ngăn nắp.
- Thường xuyên cập nhật thông tin người học (bao gồm người đã mua hồ sơ, người nộp hồ sơ, người chưa mua hồ sơ mà chỉ đến đăng ký hoặc nhờ tư vấn) trong sổ nhật ký trực hồ sơ tại phòng hồ sơ tuyển sinh hoặc trong trang thông tin điện tử của đơn vị.
3.3. Đổi mới phương thức phát hành, tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ tuyển sinh
3.3.1. Phương thức phát hành hồ sơ tuyển sinh
 Hàng năm, Trung tâm GDTX tỉnh liên kết với các trường Đại học, Học viện để mở hơn 10 ngành học khác nhau, việc phát hành hồ sơ của từng trường cũng theo mẫu khác nhau. Phát hành hồ sơ như thế nào cho đúng mẫu, đúng đối tượng lại phải yêu cầu cán bộ trực hồ sơ có đức tính cẩn thận, phân loại hồ sơ cung ứng cho học viên theo từng trường để tránh nhầm lẫn.
Người phát hành hồ sơ có nhiệm vụ phải hướng dẫn người học làm hồ sơ theo quy định của trường liên kết yêu cầu. Căn dặn người học khi nộp hồ sơ cần đem theo các khoản tiền lệ phí xét duyệt hồ sơ hoặc lệ phí thi (nếu có). 
Các phương thức phát hành hồ sơ như sau:
Phát hành hồ sơ và tư vấn cho học viên đến trực tiếp tại bộ phận hồ sơ
 tuyển sinh.
Phát hành hồ sơ kèm thông báo tuyển sinh năm học thông qua các cộng
tác viên hoặc các học viên đang học tại Trung tâm. 
Gửi hồ sơ tuyển sinh đến các phòng GD&ĐT trong tỉnh.
Mang theo hồ sơ tuyển sinh khi đi khai thác tuyển sinh tại cơ sở.
Gửi thông báo tuyển sinh đến các xã phường, các trường phổ thông,
 các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh.
Thường xuyên cập nhật thông tin tuyển sinh trên trang thông tin điện 
tử của đơn vị.
Thực tế trong thông báo tuyển sinh của trường liên kết chưa liệt kê đầy đủ những mã ngành không phải chuyển đổi, thông qua quá trình công tác, trực tiếp tác nghiệp với các đơn vị chủ trì liên kết đào tạo, đồng thời kết hợp việc nghiên cứu các văn bản hướng dẫn của Bộ GD&ĐT và các đơn vị chủ trì liên kết đào tạo, bản thân tôi đã tổng hợp, phân loại các loại văn bằng không phải chuyển đổi kiến thức, phù hợp với từng chuyên ngành đào tạo, làm cơ sở cho cán bộ phát hành hồ sơ thuận tiện trong quá trình tư vấn và phát hành hồ sơ. Cụ thể như sau:
+) Đối với ngành Luật (Trường Đại học Vinh): Những bằng tốt nghiệp TCCN sau không phải học bổ sung kiến thức:
- Chính trị - Hành chính
- Quản lý hành chính nhà nước.
- Hành chính văn thư.
- Luật
- An ninh
- Quản lý, giáo dục và cải tạo phạm nhân.
- Quản lý Nhà nước về ANTT
- Biên phòng
- Pháp lý.
- Dịch vụ pháp lý.
- Cảnh sát.
- Tham mưu, chỉ huy vũ trang bảo vệ ANTT
- PCCC và cứu hộ, cứu nạn
- Trinh sát an ninh; 
- Điều tra trinh sát; 
 - Điều tra hình sự; 
- Kỹ thuật hình sự.
-Luật Kinh tế 
- Luật thương mại Quốc tế
- Công chứng
- Quản lý hành chính về trật tự xã hội; 
- Quản lý trật tự xã hội ở địa bàn cơ sở
- Quản lý xuất, nhập cảnh.
- Quản lý trật tự an toàn giao thông
- Luật kinh doanh
- Kiểm sát
+) Đối với ngành Quản lý đất đai (Trường Đại học Vinh): Những bằng tốt nghiệp TCCN sau không phải học bổ sung kiến thức:
- Lưu trữ thông tin tư liệu địa chính
- Trắc địa mỏ. 
- Trắc địa bản đồ.
- Biên chế bản đồ.
- Địa chính.
- Trắc địa - Địa hình - Địa chính
- Quản lý đất đai. 
- Quản lý nhà đất. 
- Quản lý ruộng đất. 
+) Đối với ngành Quản lý Kinh tế (Trường Đại học Vinh): Những bằng tốt nghiệp TCCN sau không phải học bổ sung kiến thức:
- Kế toán
- Kế toán ngân sách
- Kế toán doanh nghiệp
- Hạch toán kế toán
- Kế toán công
- Kế toán tài chính
- Kế toán quản trị
- Kế toán thương mại
- Kiểm toán
- Kế toán – Tài chính doanh nghiệp thương mại
- Kế toán kiểm toán
- Kinh tế học, Kinh tế đối ngoại
- Kinh tế kế hoạch
- Kinh tế công cộng
- Tài chính – Ngân hàng
- Tài chính – Tín dụng
- Quản trị Kinh doanh
- Quản lý kinh tế
+) Đối với ngành Thiết bị - Thư viện (Trường Đại học Khoa học – Đại học Thái Nguyên): Những bằng tốt nghiệp TCCN sau không phải học bổ sung kiến thức:
- Thư viện – Thiết bị Giáo dục
- Thiết bị - Thí nghiệm trường học
- Thư viện - thông tin học
- Thông tin thư viện
- Công nghệ Thiết bị - Thí nghiệm 
 3.3.2. Phương thức tiếp nhận hồ sơ tuyển sinh.
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải kiểm tra tính pháp lý của một bộ hồ sơ. 
Cụ thể mỗi túi hồ sơ cần phải có các giấy tờ như sau:
- Phiếu tuyển sinh: ghi đầy đủ thông tin trên phiếu, có dán ảnh và đóng dấu giáp lai xác nhận của cơ quan hoặc xã phường nơi mình