SKKN Một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý chỉ đạo Ngành giáo dục Như Xuân

Mục lục
TT
Nội dung
Trang
1
Mở đầu
1
2
Lý do chọn đề tài
1
3
Mục đích nghiên cứu
1
4
Đối tượng nghiên cứu
2
5
Phương pháp nghiên cứu
2
6
Nội dung của sáng kiến
2
7
Cơ sở lý luận của sáng kiến
2
8
Thực trạng của vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm.
3
9
Các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý chỉ đạo Ngành giáo dục Như Xuân
4
10
Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm đối với hoạt động giáo dục, với bản thân, đồng nghiệp và nhà trường.
7
11
Kết luận, kiến nghị
8
12
Kết luận
8
13
Kiến nghị
8
14
Tài liệu tham khảo
9
I. MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài: 
Trong những năm gần đây, cuộc cách mạng khoa học và công nghệ, đặc biệt là sự bùng nổ như vũ bão của công nghệ thông tin (CNTT) đã tác động tích cực đến mọi mặt của đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội loài người, tạo ra sự phát triển vượt bậc chưa từng có trong lịch sử. Ở Việt Nam, quá trình thúc đẩy ứng dụng CNTT trong các cơ quan nhà nước đang được sự chỉ đạo, hướng dẫn và giám sát chặt chẽ bởi Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông và các Bộ, Ban, Ngành có liên quan. Song hành với sự phát triển nhanh của CNTT, máy tính xuất hiện ở khắp nơi, nhất là khi Chính Phủ quyết định CNTT là nền tảng thúc đẩy sự phát triển của các ngành khác. Đối với Giáo dục thì vai trò, tầm quan trọng và hiệu quả quả việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý và dạy học đã được chứng minh bằng thực tiễn trong những năm qua, cho thấy việc ứng dụng CNTT là một xu thế tất yếu. Chính vì vậy, từ năm 2001 trong Chỉ thị số 29/2001/CT-BGD của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng đã nêu rõ: “Đối với giáo dục và đào tạo, công nghệ thông tin có tác động mạnh mẽ, làm thay đổi phương pháp, phương thức dạy và học. Công nghệ thông tin là phương tiện để tiến tới một xã hội học tập”. 
Với hiệu quả của việc ứng dụng CNTT gắn với hiện trạng thực hiện nhiệm vụ CNTT trong Ngành giáo dục Như Xuân, đặc biệt là đối với công tác Quản lý từ Phòng đến các trường và nội bộ các trường học với mục tiêu là hướng tới sự đổi mới và nâng cao chất lượng công việc: Nhanh – Chính xác – Hiệu quả. Từ mục tiêu đó, bản thân là một Chuyên viên được giao phụ trách nhiệm vụ CNTT của Ngành, tôi mạnh dạn đưa ra: “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý chỉ đạo Ngành giáo dục Như Xuân”.
2. Mục đích nghiên cứu:
Việc ứng dụng CNTT vào công tác dạy và học đã được áp dụng từ năm học 2007-2008, tuy nhiên, trên thực tế vài năm trở lại đây thì việc áp dụng CNTT trong tác quản lý mới được chú trọng, dần đi vào chiều sâu và tính hiệu quả của công việc. Ngành giáo dục Như Xuân có 51 đơn vị do Phòng Giáo dục trực tiếp quản lý gồm: 18 trường MN, 14 trường Tiểu học, 15 trường THCS và 4 trường TH&THCS. Trong đó, giáo viên tại các đơn vị có trình độ chuyên môn Tin học tương đối hạn chế: 7 giáo viên (cấp THCS), như vậy các đơn vị còn lại chỉ có giáo viên kiêm nhiệm để thực hiện nhiệm vụ CNTT tại đơn vị do Hiệu trưởng phân công. Khả năng tiếp nhận CNTT của các giáo viên còn hạn chế, đặc biệt với Bậc học Mầm non. Hiện nay, việc thực hiện Ứng dụng CNTT vào công tác quản lý đang được đẩy mạnh, áp dụng các phần mềm vào giảng dạy cũng như quản lý bao gồm: Phần mềm giáo án điện tử Mầm non, Phần mềm dinh dưỡng, Phần mềm kiểm định, Phần mềm Phổ cập, EQMS, Thống kê trực tuyến, Trường học mới, Phần mềm quản lý nhân sự. Cũng từ việc áp dụng nhiều phần mềm vào các đơn vị trường học đã bộc lộ những lỗ hỗng hay nói cách khác là những hạn chế, bất cập như: khả năng sử dụng CNTT (Đặc biệt đối với những Người quản lý tại các đơn vị trường học), tính chính xác của số liệu báo cáo, tính cập nhật CNTT (cập nhật các văn bản, công văn, Nghị quyết  của cấp trên triển khai đến các đơn vị trong toàn ngành)...vv.
Vì vậy, mục đích nghiên cứu của đề tài này là đưa ra một số giải pháp nhằm thực hiện một cách có hiệu quả, mang tính cập nhật nhằm thực hiện một cách có hiệu quả các văn bản hướng dẫn của Phòng Giáo dục cũng như của các cấp đến các đơn vị trong toàn ngành. Để các đơn vị triển khai và thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ, nội dung trọng tâm theo từng giai đoạn, thời điểm của năm học.
3. Đối tượng nghiên cứu:
	Phòng Giáo dục và các trường học trên địa bàn huyện Như Xuân, đặc biệt chú trọng đến vai trò của người đứng đầu các đơn vị trường học trong công tác quản lý khi thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin tại đơn vị.
	4. Phương pháp nghiên cứu:
	- Phương pháp điều tra khảo sát thực tế.
	- Phương pháp thống kê.
II. NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN:
1. Cơ sở lý luận của sáng kiến:
Hệ thống các văn bản, công văn hướng dẫn  của ngành Giáo dục và Đào tạo về nhiệm vụ trọng tâm cho năm học, đặc biệt chú trọng đến việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý. Từ đó Phòng Giáo dục đã xây dựng nhiệm vụ CNTT của Ngành và triển khai kịp thời đến các đơn vị trong toàn huyện một cách phù hợp với điều kiện thực tế tại địa phương.
Bên cạnh đó, được sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của Lãnh đạo UBND và Lãnh đạo cơ quan PGD trong lĩnh vực đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào giảng dạy và quản lý, đã mang lại được hiệu quả tích cực trong năm học vừa qua.
Phòng Giáo dục đã thực hiện tốt Công văn số 4622/BGDĐT-CNTT ngày 20/9/2016 của Bộ GD&ĐT về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ CNTT năm 2016-2017 đó là: “Tăng cường sử dụng phần mềm quản lý trong trường phổ thông (quản lý học sinh, giáo viên, cơ sở vật chất...) theo hình thức trực tuyến. Phần mềm phải có chức năng quản lý và in ra được sổ điện tử đảm bảo đúng nội dung, đúng mẫu theo quy định. Tổ chức sử dụng và khai thác có hiệu quả các phần mềm đã được Bộ GDĐT tạo cung cấp dùng thống nhất trên toàn quốc:
-	Hệ thống thông tin quản lý phổ cập giáo dục và chống mù chữ, cung cấp tại:  
-	Phần mềm hỗ trợ kiểm định chất lượng giáo dục trường mầm non cung cấp tại 
-	Phần mềm thống kê chất lượng giáo dục tiểu học, cung cấp tại 
- Phần mềm thống kê số liệu quản lý giáo dục cung cấp tại:  hoặc ”. Trong năm học 2016-2017, Phòng Giáo dục đã triển khai được phần mềm soạn giảng E-Learning phục cho công tác giảng dạy tại các đơn vị trường học trên toàn huyện. 
Ngoài ra, Phòng Giáo dục và Đào tạo đã phối hợp với viễn thông Thanh Hóa và chỉ đạo bước đầu là các đơn vị THCS áp dụng Phần mềm sổ điểm điện tử Vnedu trong công tác quản lý học sinh. Tham mưu đưa vào sử dụng Cổng thông tin điều hành PGD nhằm phục vụ công tác quản lý từ Phòng đến cơ sở.
 “Các trường học, trung tâm GDTX đẩy mạnh ứng dụng các phần mềm quản lý nhà trường vào các hoạt động quản lý, phối hợp nhà trường – gia đình để giáo dục học sinh. Hiệu trưởng nhà trường, Giám đốc trung tâm GDTX căn cứ vào khả năng sử dụng các phần mềm quản lý nhà trường, để ban hành quy định sử dụng phần mềm và các loại sổ sách điện tử. Những trường, trung tâm GDTX có quy định sử dụng phần mềm chặt chẽ, hiệu quả, kiểm soát được việc cập nhật thông tin, dữ liệu về giảng dạy của giáo viên, học tập, tu dưỡng của học sinh, tạo mối liên kết chặt chẽ nhà trường – gia đình; có thể sử dụng sổ sách điện tử, thay thế cho sổ giấy thông thường và được xem như hồ sơ hợp lệ trong các đợt thanh kiểm tra của các cơ quan quản lý giáo dục. 
- Cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời dữ liệu của các phần mềm do Bộ GD&ĐT cung cấp; Định kỳ cập nhật dữ liệu cho phần mềm quản lý cán bộ Pmis theo quy định của Cục nhà giáo và cán bộ quản lý giáo dục. Hằng kỳ (đầu, giữa, cuối năm học) thu thập và cập nhật số liệu cho phần mềm thống kê giáo dục trực tuyến Smas. 
Các đơn vị khuyến khích cán bộ giáo viên viết tin, bài, kinh nghiệm thực tế trong hoạt động chuyên môn nghiệp vụ và đăng tải trên website của đơn vị, của ngành; thường xuyên truy cập các website về giáo dục để tham khảo và chia xẻ thông tin.” (Trích Công văn số: 2137/SGDĐT-VP ngay 24/10/2016 của Sở Giáo dục và Đào tạo Thanh Hóa về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ CNTT năm học 2016-2017).
2. Thực trạng của vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm:
Huyện Như Xuân có 55 đơn vị giáo dục trên địa bàn, trong đó có 51 đơn vị do Phòng Giáo dục trực tiếp quản lý, có 28 đơn vị có máy chiếu với tổng số máy là: 37, tất cả các đơn vị đều có kết nối mạng Internet. Tuy nhiên, hầu hết các đơn vị thực hiện việc tiếp nhận, xử lý các văn bản, hướng dẫn, báo cáo ...của các cấp vẫn còn chậm thời gian báo cáo do xử lý thông tin chưa kịp thời, dữ liệu thông tin thiếu chính xác. Bên cạnh đó việc quản lý giáo án điện tử của giáo viên được soạn giảng thông qua phần mềm E-learning đã được triển khai áp dụng đến từng trường từ bậc học Mầm non đến THCS của Ban giám hiệu có nhiều hạn chế. 
Hơn nữa, số cán bộ quản lý ở các đơn vị trường học tuổi đời tương đối cao, khả năng về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tại các đơn vị, và việc triển khai các văn bản, hướng dẫn của cấp trên đến toàn thể cán bộ giáo viên là điểm hạn chế không nhỏ. Bên cạnh đó, số lượng cán bộ giáo viên tại cơ sở có chuyên môn tin học rất hạn chế (toàn huyện có: 7 giáo viên tin học), vì vậy việc thực hiện Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý tại các trường hầu hết Hiệu trưởng giao trách nhiệm phụ trách mảng CNTT cho giáo viên kiêm nhiệm, đặc biệt là Bậc học Mầm non, việc sử dụng CNTT trong giảng dạy cũng như công tác quản lý là rất hạn chế. Tất cả những điều này đã một phần làm hạn chế hiệu quả thực công việc được triển khai từ Phòng Giáo dục đến các đơn vị trường trong những năm vừa qua. 
Để giải quyết cơ bản những vấn đề nêu trên, bản thân tôi được giao nhiệm vụ phụ trách mảng CNTT của Ngành, tôi mạnh dạn đưa ra một số giải pháp như sau:
3. Các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý chỉ đạo Ngành giáo dục Như Xuân.
+ Tham mưu tạo lập Cổng thông tin điều hành của Ngành với địa chỉ: 
	Hình ảnh trang chủ Cổng thông tin điều hành PGD Như Xuân
Sau khi Cổng thông tin điều hành được đưa vào thực hiện và đưa việc thực hiện Ứng dụng CNTT là một tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành của từng đơn vị và tên miền  đã được phổ biến đến từng cán bộ giáo viên trong toàn ngành, điều này đã giải quyết được một số vấn đề đó là: Các văn bản, hướng dẫn của các cấp, ngành, cấp trên liên tục được cập nhật trên hệ thống một cách công khai. Chỉ cần một chiếc điện thoại Smas Phone thì bản thân các giáo viên cũng tự truy cập vào hệ thống để kịp thời nắm bắt thông tin. Đối với thủ trưởng các đơn vị không nhất thiết phải có mặt tại đơn vị mới nắm bắt được thông tin, mà thông qua Cổng thông tin điều hành này, khi có Công văn, văn bản hướng dẫn ...triển khai đến các đơn vị cơ sở thì ngoài việc các bộ phận chuyên môn của Phòng Giáo dục gửi văn bản thì hệ thống lập tức gửi tin nhắn đến điện thoại của Hiệu trưởng các trường. Điều này đã góp phần cập nhật được thông tin một cách kịp thời.
Đặc biệt, hệ thống Cổng thông tin điều hành còn giúp PGD cũng như Ban giám hiệu, Tổ, khối chuyên môn các đơn vị nắm bắt và thống kê được số lượng giáo án điện tử mà các trường, các tổ và bản thân giáo viên thực hiện bằng phần mềm soạn giảng E-Learning, tránh được việc sao chép giáo án của đồng nghiệp mà không được chỉnh sửa cho phù hợp với đối tượng học sinh tại đơn vị giảng dạy của giáo viên. Để thực hiện được việc này, Phòng giáo dục đã xây dựng tiêu chí đánh giá thi đua trong đó có việc các đơn vị tập hợp Giáo án, nội dung đăng tải lên hệ thống Cổng thông tin điều hành thông qua mục Giáo án điện tử ( Hình ảnh minh họa).
Hình ảnh mục Giáo án điện tử
Thông qua hệ thống Cổng thông tin điện tử điều hành này cũng giúp cho Ban giám hiệu các trường khi có công việc khẩn cần triệu tập Hội đồng sư phạm nhà trường chỉ cần đăng nhập vào hệ thống thông qua Tài khoản đã cấp cho các trường đánh nội dung cần thông báo đến các thành viên trong Hội đồng sư phạm và gửi thông tin thì tất cả các thành viên sẽ nhận được thông báo qua tin nhắn điện thoại.
	Ngoài ra, Cổng thông tin điện tử điều hành còn giúp Cơ quan PGD trong công tác quản lý nội bộ như: Trao đổi thông tin giữa các trường hay chỉ riêng cá nhân Ban giám hiệu các trường. 
	Bên cạnh đó, với hệ thống Cổng thông tin điều hành này các đơn vị trường học liên tục cập nhật các hoạt động chuyên môn cũng như các phong trào thông qua bài viết, hình ảnh, video hình ghi lại các hoạt động đăng tải lên hệ thống, giúp Cơ quan PGD luôn cập nhật được thông tin từ các trường, kịp thời nắm bắt và chỉ đạo.
+ Sử dụng Ứng dụng Google driver trang tính để thực hiện các báo cáo một cách nhanh chóng, thuận tiện cho công tác tổng hợp số liệu từ các bộ phận của PGD. Giám sát được số liệu các đơn vị báo cáo và thời điểm các trường báo cáo. Nhằm kịp thời chấn chỉnh tăng cường hiệu quả công việc và tính chính xác thông tin báo cáo.
Với ứng dụng này, các bộ phận của PGD tạo lập biểu mẫu trang tính cần báo cáo thông tin và thông qua Email với mục Driver và kéo thả trang tính cần thu thập thông tin, số liệu từ cơ sở và bấm lệnh chia sẻ đến Email các trường, khi nhận được thông báo từ Email, các đơn vị chỉ cần mở trang tính và nhập số liệu mà không cần tải về hay bấm lệnh lưu trữ...Điều này đã giúp hạn chế được thời gian báo cáo, thuận tiện cho các đơn vị cũng như đơn vị chủ quản có được thông tin tổng hợp một cách nhanh nhất (Hình ảnh minh họa).
Hình ảnh Ứng dụng Google driver để tổng hợp số liệu trực tuyến
4. Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm đối với hoạt động giáo dục, với bản thân, đồng nghiệp và nhà trường.
Ngày nay, cải cách hành chính nhà nước là một lĩnh vực được hầu hết các ngành, các cấp quan tâm. Nhiều đơn vị xem cải cách hành chính là một yếu tố hết sức quan trọng để thúc đẩy sự phát triển, đồng thời thông qua cải cách hành chính nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hoạt động quản lý. Chính vì vậy, việc ứng dụng CNTT diện rộng của Ngành giáo dục Như Xuân thông qua Cổng thông tin điều hành điện tử và Ứng dụng Google Driver trong công tác quản lý cơ bản đã đi vào hoạt động có hiệu quả thiết thực. Được sự chỉ đạo chặt chẽ của Lãnh đạo Ngành, việc khai thác, truyền, nhận thông tin được các đơn vị, các bộ phận của PGD thực hiện thông suốt. Quá trình xây dựng văn bản phát hành đã được truyền, nhận qua mạng đã đạt được mục tiêu tin học hóa, đổi mới công tác quản lý đã giảm đáng kể việc gửi, nhận các văn bản bằng giấy, tiết kiệm thời gian và kinh phí. Kịp thời nắm bắt, xử lý thông tin, chính xác số liệu và nâng cao được hiệu quả công việc. Thông qua các giải pháp trên đã giúp các bộ phận cơ quan PGD cũng như Lãnh đạo Ngành giáo dục Như Xuân kịp thời nắm bắt thông tin, số liệu từ cơ sở cũng như thực hiện công tác thi đua thông qua Ứng dụng CNTT.
III. Kết luận, kiến nghị:
Kết luận:
Mặc dù điều kiện về nhân lực, vật lực có hạn của Ngành giáo dục Như Xuân, một trong những đơn vị thuộc huyện nghèo của cả nước, thì việc ứng dụng, triển khai thực hiện CNTT trong công tác quản lý cũng gặp không ít khó khăn. Tuy nhiên, trong năm học vừa qua 2016-2017, việc áp dụng các giải pháp trên vào công tác quản lý, điều hành của Ngành giáo dục Như Xuân bước đầu đã đi vào nề nếp và có hiệu quả rõ rệt trong việc thu, nhận, xử lý, tổng hợp thông tin, điều hành và quản lý về mặt nhà nước từ PGD đến các đơn vị trường học cũng như nội bộ các đơn vị trường, đem lại tính hiệu qua công việc cao, giảm thiểu ít nhiều được chi phí in ấn, phát hành văn bản, hướng dẫn... theo cách thủ công, và nhanh chóng hơn so với gửi văn bản theo đường bưu điện. Hạn chế được việc: khi nhận được công văn báo cáo đã hết kì hạn xử lý thông tin...
Trên đây là một số giải pháp nhằm triển khai, thực hiện Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý của Ngành giáo dục Như Xuân. 
Xin trân trọng cảm ơn sự quan tâm của Lãnh đạo và đóng góp ý kiến của đồng nghiệp để giải pháp được đi vào thực hiện.
Kiến nghị:
Các cấp, các ngành cần quan tâm hơn nữa đến cơ sở vật chất tại các đơn vị trường học trên địa bàn nhằm thực hiện thắng lợi nhiệm vụ CNTT.
Tăng cường đầu tư các phần mềm ứng dụng phù hợp với các hoạt động quản lý và giáo dục của Ngành.
XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
Như Xuân, ngày 28/5/2017
Tôi xin cam đơn đây là SKKN của mình viết, không sao chép nội dung của người khác.
	Tài liệu tham khảo
- Báo cáo Tổng kết năm học 2015-2016 và 2016-2017 của Phòng Giáo dục và Đào tạo Như Xuân.
- Chỉ thị 29/2001/CT-BGD của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Công văn số: 4622/BGDĐT-CNTT ngày 20/9/2016 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ CNTT năm học 2016-2017.
- Công văn số: 2137/SGDĐT-VP ngày 24/10/2016 của Sở Giáo dục và Đào tạo Thanh Hóa về việc hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ CNTT năm học 2016-2017.