Sáng kiến kinh nghiệm Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trường học

ĐỀ TÀI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ 
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRƯỜNG HỌC
A. ĐẶT VẤN ĐỀ
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:
Công tác văn phòng là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ trực tiếp cho cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp và các hoạt động khác, bên cạnh đó văn phòng là bộ nhớ của thủ trưởng cơ quan. Các vấn đề thông tin được cán bộ văn phòng, văn thư thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng và ngược lại. Các ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng đều được cán bộ văn phòng truyền đạt, theo dõi, kiểm tra và thực hiện. 
Với tính chất đặc thù là một đơn vị trực thuộc ngành Giáo dục và Đào tạo, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị là rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp Hiệu trưởng kịp thời nắm bắt được thông tin, chủ trương mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Hiện nay, rất ít trường được bố trí cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách, trong khi đó cán bộ làm công tác văn thư lại chưa được đào tạo, tập huấn nên nghiệp vụ chuyên môn rất hạn chế, chưa nhận thức được tầm quan trọng của công việc mình làm nên một số nơi hồ sơ vẫn còn bề bộn, chưa được ngăn nắp gọn gàng, rất khó khăn cho việc tra cứu và quản lý.
Bản thân tôi là một cán bộ văn phòng của trường được giao làm công tác văn thư. Xuất phát từ những lý do trên, tôi rất trăn trở làm thế nào để quản lý tốt các loại công văn đi, đến một cách khoa học, hiệu quả cao. Từ những đúc kết kinh nghiệm nhiều năm qua tôi mạnh dạn đưa ra một vài ý kiến nhỏ về: “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trường học”.
II. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
Với thực tế tình hình về công tác văn thư của Nhà trường những năm gần đây đã làm tốt việc quản lý, lưu trữ tài liệu bằng văn bản, hồ sơ, thực hiện hiệu quả công tác văn thư lưu trữ sẽ đáp ứng được một số yêu cầu sau:
Đáp ứng được việc tìm kiếm văn bản một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác.
Từ đó có tác dụng tích cực đối với công tác quản lý chung của Nhà trường.
III. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU:
1. Khách thể nghiên cứu:
Máy tính, sổ công văn đi, đến, hòm thư mạng, các phần mềm báo cáo.
2. Chủ thể nghiên cứu:
Tất cả công văn đi, đến, sắp xếp, lữu trữ các văn bản 
IV. PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1. Phạm vi nghiên cứu.
- Thời gian nghiên cứu có hạn nên tôi chỉ thực hiện và vận dụng trong 3 năm học (năm học 2015 – 2016, 2016 – 2017, 2017-2018) tại trường THCS Cổ Đô, trong quá trình công tác và bổ sung sau mỗi tuần, bản thân tôi tự nhận xét, rút kinh nghiệm về cách tiến hành. Nhìn chung bản thân có tiến bộ trong công tác với lượng thời gian và sức lực được sử dụng ít nhất, tiết kiệm nhất.
B. NỘI DUNG SÁNG KIẾN
	I. CƠ SỞ LÝ LUẬN
	1. Cơ sở lý luận:
Với vai trò là nơi tiếp nhận và truyền đạt thông tin, bộ phận văn phòng phải truyền đạt sao cho nhanh chóng, đầy đủ, chính xác. Nhưng trong hoạt động của nhà trường hàng ngày bộ phận văn phòng phải nhận và chuyển một khối lượng thông tin không ít. Do đó phải ghi nhớ được đầy đủ và chính xác những vấn đề cần thiết, có như vậy mới góp phần giải quyết công việc đúng lúc, kịp thời không trùng lặp.
Để việc theo dõi, phối hợp được tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị thông tin cao, giúp Ban Giám hiệu biết đúng lúc những điều cần thiết trong thông tin để theo dõi kịp thời việc thực hiện các nhiệm vụ của nhà trường.
Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày trong nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch các văn bản cần được sao gửi, lưu giữ cẩn thận tại trường.
Yêu cầu chung về việc tổ chức công tác này thật khoa học, quản lý tốt hồ sơ là phải sắp xếp gọn gàng, đảm bảo cho công việc được thực hiện nhanh và chính xác.
2. Cơ sở thực tiễn
Công tác hành chính Văn thư – Lưu trữ là phương tiện giúp Hiệu trưởng thực hiện nhiệm vụ giáo dục của nhà trường đúng pháp luật nhà nước, đúng quan điểm, đường lối chính sách của Đảng. Đối với nhà trường, công tác hành chính còn là điều kiện để góp phần vào việc thực hiện hiệu quả công tác giáo dục 
Công tác Văn thư - Lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
Công tác Văn thư - Lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong nhà trường, là sợi dây mắt xích giữa Ban giám hiệu, giáo viên và học sinh trong suốt một thời gian dài trong việc lưu trữ hồ sơ.
Công tác Văn thư - Lưu trữ phải đảm bảo việc báo cáo cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý tốt hồ sơ học sinh và giáo viên.
Công tác Văn thư - Lưu trữ học trong nhà trường rất nhiều việc như: Giao dịch, lưu trữ hồ sơ, văn bản, báo cáo và các tư liệu thống kê gồm nhiều mặt phải tiến hành thường xuyên liên tục và củng cố bổ sung hồ sơ theo từng thời gian nhất định.
II. THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tình hình thực tế về công tác Văn thư – Lưu trữ của trường THCS Cổ Đô vào các năm học trước như sau:
Thực trạng về công tác văn thư:
Việc tiếp nhận các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của cấp trên chủ yếu là Hiệu trưởng tiếp nhận, việc vào sổ công văn đến không thường xuyên.
Kỹ thuật trình bày văn bản chưa đúng thể thức theo Thông tư 01 của bộ Nội vụ.
Việc ban hành các văn bản của nhà trường cũng không có sự quản lý đầy đủ trong sổ Công văn đi.
Mỗi bộ phận, cá nhân được giao theo từng lĩnh vực chưa lập được hồ sơ công việc.
Thực trạng về công tác lưu trữ:
Việc lưu trữ các loại hồ sơ công việc và văn bản do nhà trường ban hành chưa có hệ thống, còn rất nhiều bề bộn, khó khăn.
Các văn bản chỉ đạo được giao cho cá nhân, đoàn thể nhà trường tổ chức thực hiện, sau khi hoàn thành công việc được phân công không được lưu trữ đúng quy định. Gây mất, hỏng tài liệu, khó khăn cho việc trưa cứu, quản lý.
III. CÁC GIẢI PHÁP THỰC HIỆN:
Để việc theo dõi phối hợp được tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị thông tin cao, giúp Ban Giám hiệu biết đúng lúc những điều cần thiết trong thông tin để theo dõi kịp thời việc thực hiện các nhiệm vụ của nhà trường.
Từ đó tôi đã tìm tòi, học hỏi qua sách báo, tài liệu, qua các bạn đồng nghiệp và học tập rút kinh nghiệm qua thời gian làm việc tại Văn phòng Huyện ủy để áp dụng với những kinh nghiệm đó khi làm việc tại nhà trường. Sau một thời gian từ khi chuyển về trường nhận công tác đến nay thì công tác văn thư ở trường đã hoạt động tốt và có hiệu quả.
Qua thời gian tìm hiểu, tôi đã lên kế hoạch phân tích các vấn đề còn hạn chế để từ đó có hướng giải quyết cụ thể như sau:
Đối với công tác soạn thảo và ban hành các văn bản:
Là một cán bộ được giao làm công tác văn thư chưa được tham gia học lớp chuyên môn nghiệp vụ của hành chính văn phòng nên lúc ban đầu tôi gặp rất nhiều khó khăn trong công tác, nhưng bản thân nhận thấy công việc mà mình phải làm là đem lại sự ngăn nắp, tươm tất, tạo cảnh quan nơi làm việc. 
Với những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác văn thư tôi nhận thấy: để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng đòi hỏi người làm công tác này cần phải có tinh thần, trách nhiệm cao, hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của các đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác và bí mật.
Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm huyết với nghề, luôn nghiên cứu, tìm tòi các tài liệu có liên quan đến công tác Văn thư lưu trữ như: 
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ nội vụ; 
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, ngày 11/11/2011 của Quốc Hội; 
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV, ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ, 
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngà 22/11/2012 của Bộ Nội vụ,...
Đồng thời giúp Lãnh đạo trong việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra, giải quyết công việc ở nhà trường được nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước. Góp phần tiết kiệm được công sức, thời gian, nguyên vật liệu làm ra văn bản và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản. Góp phần giữ gìn những tài liệu có giá trị ở mọi lĩnh vực của cơ quan nhằm phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài sau này.
Ngoài ra, người làm nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng cũng cần phải nắm vững các thao tác của công tác văn thư là:
+ Đánh máy công văn.
+ Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính 
+ Nhận công văn và vào Sổ công văn đến.
+ Nghiên cứu, phân phối, giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn đến.
+ Giúp Thủ trưởng sửa chữa các văn bản dự thảo.
+ Trình Thủ trưởng xem lại, ký tên và đóng dấu.
+ Vào sổ và gửi công văn đi – công văn đến.
+ Làm các hồ sơ sổ sách và ghi chép tài liệu. 
+ Thiết lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ sổ sách.
Quản lý văn bản đi, văn bản đến:
Kiểm soát mọi văn bản đi, đến, chuyển giao trong ngày theo quy định:
2.1. Tổ chức quản lý tốt công văn đến:
	Khi có công văn chuyển đến, tôi là người trực tiếp tiếp nhận, đăng ký vào sổ công văn đến và có theo dõi công văn đến từ nguồn nào (Nơi gửi công văn). Kiểm tra sơ bộ có phải đúng công văn gửi cho nhà trường không và phân loại hồ sơ (ghi vào sổ). 
Công văn đến được ghi vào sổ công văn đến (đây là việc làm cần thiết để xác định công văn đã qua bộ phận văn thư, biết được ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau này được dễ dàng). 
- Thực hiện đúng quy trình văn bản đến:
+ Tiếp nhận văn bản.
+ Phân loại văn bản.
+ Đăng ký văn bản đến
+ Phân phối và chuyển giao văn bản.
Cụ thể như sau:
a. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
* Tiếp nhận văn bản đến
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, bản thân tôi hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến (bảo vệ nếu ngoài giờ hành chính) phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận;
- Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (Đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), tôi hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm (Ban giám hiệu); 
- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, tôi luôn phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
* Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Các bì văn bản được phân loại và xử lý
- Loại phải bóc bì: Các bì văn bản gửi cho trường THCS Cổ Đô.
- Loại không bóc bì: Các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức, ... tôi chuyển trực tiếp cho nơi nhận. Đối với những văn bản gửi đích danh cá nhân (Nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký).
Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
* Đánh số, vào sổ công văn đến
- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư được tôi vào sổ công văn đến của Nhà trường, ghi số đến và ngày đến. Đối với văn bản đến được chuyển qua mạng, với các nội dung có liên quan đến nhà trường tôi sao chụp hoặc in ra giấy và vào sổ Công văn đến.
- Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (Văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) tôi chuyển trực tiếp cho nơi nhận.
b. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến 
* Đăng ký văn bản đến bằng sổ
a) Lập Sổ đăng ký văn bản đến
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm của nhà trường và các văn bản hướng dẫn của cấp trên, tôi lập các loại sổ đăng ký phù hợp. 
Theo quy định là:
- Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lập hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (Trừ văn bản mật);
- Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến;
- Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến;
- Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng;
- Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.
Nhà trường là đơn vị sự nghiệp công lập, là đơn vị hành chính có số lượng công văn không nhiều, trường THCS Cổ Đô cũng vậy nên sổ đăng ký được lập 2 loại: Số Công văn đến và sổ Công văn đi
 Trong quá trình đăng ký vào sổ, tôi luôn đảm bảo về số lượng văn bản đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
- Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN
Năm: ..
ĐƠN VỊ:..
Quyển số:
Từ ngày đến ngày.
Từ số.đến số.
Mẫu sổ Công văn đến 
Ngày tháng đến
Số
đến
Tác giả
Số, 
ký hiệu 
Ngày tháng của văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung 
Đơn vị hoặc người nhận
Ký nhận
Ghi chú
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(7)
(8)
(9)
c. Trình, chuyển giao văn bản đến
* Trình văn bản đến
- Sau khi đăng ký văn bản đến, tôi trình Ban giám hiệu xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
- Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch năm học của nhà trường, kế hoạch cá nhân. Hiệu trưởng cho ý kiến chỉ đạo, giao Văn thư phân phối văn bản đến các đoàn thể, cá nhân trong nhà trường giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần).
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến
Ngày
đến
Số đến
Tác giả
Số, ký hiệu
Ngày tháng
Tên loại và trích yếu nội dung
Đơn vị hoặc người nhận
Ký nhận
Ghi chú
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
* Chuyển giao văn bản đến
- Căn cứ vào ý kiến phân phối của Hiệu trưởng, tôi chuyển văn bản đến cho tổ chức, đoàn thể hoặc cá nhân trong nhà trường giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
- Khi nhận được bản chính của văn bản chuyển qua mạng, tôi vào sổ Công văn đến và chuyển cho tổ chức, đoàn thể hoặc cá nhân trong nhà trường văn bản đã nhận.
- Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm của nhà trường (dưới 2000 văn bản), tôi lập Sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; 
d. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
* Giải quyết văn bản đến
- Khi nhận được văn bản đến các cá nhân trong nhà trường có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được quy định. Những văn bản đến có nội dung chỉ mức độ khẩn phải giải quyết trước.
- Khi trình Hiệu trưởng xem xét, quyết định phương án giải quyết, phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của tập thể, cá nhân.
* Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết đều được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
- Hiệu trưởng hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Tôi lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
Mẫu sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và cách ghi sổ 
Số
đến
Tên loại, số ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản
Đơn vị hoặc người nhận
Thời hạn giải quyết
Tiến độ giải quyết
Số, ký hiệu văn bản trả lời
Ghi chú
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
d) Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, tôi có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
2.2. Đối với văn bản đi
Căn cứ theo các văn bản chỉ đạo, cụ thể: Điều 17 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Tôi làm đúng theo trình tự ban hành văn bản đi bao gồm các bước như sau:
Gồm có 5 phần: 
+ Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, thời gian của văn bản;
+ Đăng ký văn bản đi;
+ Nhân bản, đóng dấu văn bản đi;
+ Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
+ Lưu Văn bản đi.
a. Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, thời gian của văn bản.
	* Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
	Tại Trường THCS Cổ Đô, tùy theo chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận mà văn bản được đánh máy và in tại bộ phận văn thư, hay bộ phận khác. Ban đầu văn bản rất dễ sai khi qua trình ký, không theo một quy trình soạn thảo nhất định như không có bản thảo, bản sạch,...mà chỉ có bản gốc nên văn bản rất dễ sai quy định.
	Do vậy, sau khi đánh máy, ban đầu công việc của tôi là kiểm tra các văn bản và trình ký, sau một vài lần chỉ ra những lỗi sai để các bộ phận sẽ rút kinh nghiệm việc đánh máy và in văn bản phải được bảo đảm những yêu cầu sau:
	- Đánh máy chính xác với bản thảo đã được duyệt;
	- In đúng số lượng;
	- Trình bày đúng thể thức và kỹ thuật;
	- Đánh máy (in) văn bản thực hiện đúng quy định.
	Ví du: Sai về lỗi chính tả, dùng từ không hợp lý, ...nhưng phổ biến nhất là sai về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
* Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản:
Tất cả văn bản đi, hành chính của Trường THCS Cổ Đô được ghi số theo hệ thống số chung và do Văn thư thống nhất quản lý. 
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo đúng Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
* Trình ký văn bản:
Văn bản của Trường THCS Cổ Đô trước khi trình ký được kiểm tra nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Tất cả văn bản đi đều được tập trung tại bộ phận văn thư để làm thủ tục trình Hiệu trưởng, phó Hiệu trưởng ký.
b. Đăng ký văn bản đi:
Việc đăng ký văn bản đi bằng sổ, mẫu sổ đăng ký văn bản đi được thực hiện đúng Phụ lục số VII của sổ văn bản đi theo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Nhà trường. 
c. Nhân bản, đóng dấu của Trường THCS Cổ Đô:
* Nhân bản:
Văn bản đi của nhà trường được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản và gửi đúng thời gian quy định.
* Đóng dấu cơ quan:
Việc đóng dấu của Trường THCS Cổ Đô được thực hiện đúng quy định, dấu được trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về bên trái và được đóng trên văn bản chính rất rõ ràng và chính xác, đúng chiều và đúng mực dấu quy định, đóng dấu lên chữ ký 
Mẫu sổ văn bản đi của Trường THCS Cổ Đô đúng quy đinh của thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012.
 SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI
Năm 20. Quyển số: 
Từ số Đến số
Từ ngày... Đến ngày	
Ngày
tháng của
văn bản
Số và
Ký hiệu
Tên loại và trích yếu nội dung
Người ký
Nơi nhận
Đơn vị hoặc
người nhận
bản lưu
Số lượng
bản
Ghi chú
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
d. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi của Trường THCS Cổ Đô:
Đối với văn bản của Trường THCS Cổ Đô, sau khi hoàn thành các thủ tục được chuyển ngay trong ngày văn bản được ký (Chậm nhất là trong ngày làm việc kế tiếp). Việc gửi văn bản đi đảm bảo khoa