Sáng kiến kinh nghiệm Kế toán tiền lương và những khoản phải nộp theo lương

PHẦN I: MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
- Kế toán hành chính sự nghiệp là một công cụ không thể thiếu trong sự phát triển kinh tế, bởi nó gắn liền với hoạt động quản lý tài chính. Công việc kế toán đòi hỏi sự chi tiết, rõ ràng có sự chính xác cao. Do vậy cần có sự đầu tư để ngày càng phù hợp với sự phát triển của xã hội.
Trong các đơn vị hành chính sự nghiệp hiện nay. Theo tôi Chính sách tiền lương và nộp những khoản phải nộp theo lương như: Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), Bảo hiểm tai nạn lao động – Bệnh nghề nghiệp (BHTN-BNN) và Kinh phí công đoàn (KPCĐ) cho cán bộ, giáo viên, nhân viên là một chính sách đặc biệt quan trọng của hệ thống chính sách kinh tế - xã hội. Tiền lương phải thực sự là nguồn thu nhập chính bảo đảm đời sống người lao động và gia đình người hưởng lương; trả lương đúng là đầu tư cho phát triển nguồn nhân lực, tạo động lực nâng cao năng suất lao động và hiệu quả làm việc của người lao động, góp phần quan trọng thực hiện tiến bộ và công bằng xã hội, bảo đảm ổn định chính trị - xã hội; thúc đẩy, nâng cao chất lượng tăng trưởng và phát triển bền vững. Là khoản chi có tầm quan trọng đặc biệt trong toàn bộ các khoản chi tiêu và đó cũng là khoản chi chủ yếu bằng tiền mà có liên quan đến nhiều chế độ chính sách cho người lao động. Mặt khác, tiền lương có tác động rất lớn đến hiệu quả công tác và sự thu nhập ổn định của cán bộ công nhân viên, giáo viên trong đơn vị nên khi hạch toán, thanh toán người kế toán của đơn vị phải thực hiện đầy đủ, chính xác các nguyên tắc về quản lý, thanh toán tiền lương.
Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của công chức, viên chức ngoài ra họ còn hưởng chế độ trợ cấp xã hội trong thời gian nghỉ việc thai sản, ốm đau, tai nạn,.
	Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên, tôi chọn sáng kiến kinh nghiệm: “Kế toán tiền lương và những khoản phải nộp theo lương ở các đơn vị trường học” làm sáng kiến kinh nghiệm của mình.
PHẦN II: NỘI DUNG
CHƯƠNG I
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG 
VÀ NHỮNG KHOẢN PHẢI NỘP THEO LƯƠNG
I. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán tiền lương và những khoản phải nộp theo lương.
1. Tiền lương và những khoản phải nộp theo lương
1.1 Khái niệm tiền lương
	Nền sản xuất xã hội được cấu thành từ ba yếu tố cơ bản là lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động, trong đó lao động là yếu tố quan trọng nhất bởi nó mang tính chủ động và quyết định. Người lao động bỏ sức lao động để kết hợp với tư liệu lao động tác động lên đối tượng lao động tạo nên của cải vật chất cho xã hội. Tuy nhiên, sức lao động không phải là vô hạn mà nó phải được tái tạo lại để đảm bảo cho sự sống của con người cũng như liên tục của quá trình sản xuất xã hội. Và như vậy, người sử dụng lao động phải trả cho người bỏ sức lao động hao phí một khoản thu lao này được gọi là tiền lương.
	Có rất nhiều quan điểm khác nhau về tiền lương, tùy theo các thời kỳ khác nhau mà có cách nhìn nhận khác nhau.
	Theo quan điểm này thì tiền lương vừa được trả bằng tiền vừa được trả bằng hiện vật. Theo quan điểm này thì chế độ tiền lương mang tính bao cấp, bình quân nên không có tác dụng kích thích người lao động. Trong thời kỳ bao cấp nhà nước đã áp dụng tiền lương theo quan điểm này, ngày nay theo quan điểm mới thì: Tiền lương (hay tiền công) là số tiền mà người sử dụng lao động chi trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đã bỏ ra.
1.2 Vai trò và ý nghĩa của tiền lương
* Vai trò của tiền lương
	Tiền lương là khoản thu nhập chủ yếu của người lao động, là biểu hiện bằng tiền của sức lao động. Mặt khác tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích người lao động quan tâm đến kết quả lao động của họ. Vì vậy, nó phải đóng vai trò đảm bảo cơ bản cho cuộc sống của người lao động. Để đảm bảo được vai trò này, trước hết phải đảm bảo được mức sống tối thiểu cho người lao động. Mức sống tối thiểu là mức độ thỏa mãn nhu cầu về điều kiện sinh hoạt để tồn tại và phát triển. Mức sống tối thiểu được thể hiện qua hai mặt:
- Về mặt hiện vật: Thể hiện qua cơ cấu, chủng loại, các tư liệu sinh hoạt và dịch vụ cần thiết để tái sản xuất giản đơn sức lao động;
- Về mặt giá trị: Thể hiện qua các giá trị của các tư liệu sinh hoạt và các dịch vụ cần thiết.
* Ý nghĩa của tiền lương
	Với ý nghĩa trên thì tiền lương không chỉ mang tính chất chi phí mà nó trở thành phương tiện tạo ra giá trị mới. Đứng trên góc độ người lao động thì nhờ vào tiền lương mà họ có thể nâng cao mức sống, giúp họ hòa đồng với nền văn minh của xã hội. Xét trên một khía cạnh nào đó thì tiền lương là bằng chứng rõ ràng thể hiện giá trị, địa vị, uy tín của người lao động đối với gia đình, cơ quan và xã hội. Nó thể hiện sự đánh giá đúng năng lực và công lao của họ đối với sự phát triển của xã hội.
1.3 Những khoản phải nộp theo lương
Theo chế độ hiện hành thì những khoản phải nộp theo lương gồm:
1.3.1 Bảo hiểm xã hội 
Bảo hiểm xã hội là quỹ tiền được tạo lập bởi đóng góp người lao động và đơn vị sử dụng lao động và sự hỗ trợ của ngân sách Nhà nước nhằm bồi thường cho người lao động tham gia bảo hiểm trong trường hợp bị giảm hoăc mất thu nhập bình thường ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc tử tuất,
Theo chế độ quy định hiện hành hàng tháng đơn vị hành chính phải nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội và liên đoàn lao động với tỷ lệ là 25%, trong đó:
- 17% do ngân sách Nhà nước cấp.
- 8% trừ vào lương của người lao động.
Công thức tính:
Mức trích BHXH = (Tiền lương + PCCV + PCTNVK) * % BHXH
 Tiền lương dùng để tính BHXH bao gồm: Lương ngạch bậc, phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp thêm niên nghề (nếu có).
1.3.2 Bảo hiểm y tế 
Bảo hiểm y tế dùng để thanh toán chi phí khám chữa bệnh cho những người có thẻ, phiếu khám chữa bệnh theo quy định của cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước bao gồm: Khám bệnh, chẩn đoán, điều trị, xét nghiệm, cấp thuốc trong danh mục của bộ y tế, các phẫu thuật. 
Theo chế độ quy định hàng tháng đơn vị hành chính phải nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội hiện hành với tỷ lệ 4,5%. Trong đó:
- 3% do ngân sách Nhà nước cấp.
- 1,5% trừ vào lương của người lao động.
 Công thức tính:
Mức trích BHYT = (Tiền lương + PCCV + PC TNVK) * % BHYT
Tiền lương dùng để tính BHYT bao gồm: Lương ngạch bậc, phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp thêm niên nghề (nếu có).
1.3.3 Kinh phí công đoàn 
Kính phí công đoàn là khoản chi phí sử dụng cho việc tổ chức công đoàn hình thành theo luật Công đoàn và được hình thành từ việc trích lập theo tỷ lệ quy định trên tổng tiền lương phải trả cho người lao động.
Theo chế độ hiện hành thì kinh phí công đoàn được trích nộp theo tỷ lệ 2% trên tổng quỹ tiền lương và được ngân sách nhà nước cấp. Công thức tính:
Mức trích KPCĐ = (Tiền lương + PCCV + PC TNVK) * % KPCĐ
Tiền lương dùng để tính KPCĐ bao gồm: Lương ngạch bậc, phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp thêm niên nghề (nếu có).
1.3.4 Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
Phản ánh tình hình trích và đóng BHTN cho cán bộ, công chức, viên chức theo qui định của pháp luật về BHTN. Công thức tính:
Mức trích BHTN = (Tiền lương + PCCV + PC TNVK) * % BHTN
1.3.5 Bảo hiểm tai nạn – Bệnh nghề nghiệp (BHTN-BNN)
Phản ánh tình hình trích và đóng BHTN-BNN cho cán bộ, công chức, viên chức theo qui định của pháp luật về BHTN-BNN. Công thức tính:
Mức trích BHTN-BNN = (Tiền lương + PCCV + PC TNVK) * % BHTN-BNN
1.4 Yêu cầu quản lý tiền lương và những khoản phải nộp theo lương
	Để trả lương cho công chức, viên chức đúng (hợp lý) và những khoản phải nộp theo lương được đầy đủ, đảm bảo chế độ cho công chức viên chức, các đơn vị cần đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Đúng với chế độ tiền lương của Nhà nước;
+ Gắn với quản lý lao động của cơ quan chủ quản;
+ Trích nộp đúng, đủ theo qui định của Nhà nước.
1.5 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán tiền lương và những khoản phải nộp theo lương
	Kế toán tiền lương và những khoản phải nộp theo lương không chỉ liên quan đến quyền lợi của người lao động mà liên quan đến tình hình chấp hành các chính sách về lao động tiền lương của cả nước. Để phục vụ yêu cầu quản lý chặt chẽ, có hiệu quả, kế toán tiền lương và những khoản phải nộp theo lương ở các trường học phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức hạch toán đúng thời gian và kết quả lao động của công chức viên chức, tính đúng và thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản liên quan khác cho công chức viên chức.
+ Tính toán phân bổ hợp lý chính xác tiền lương và các khoản phải nộp như: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và BHTN-BNN cho các đối tượng sử dụng liên quan.
II. Nội dung kế toán tổng hợp tiền lương và những khoản phải nộp theo lương
1. Kế toán tiền lương
1.1 Các chứng từ kế toán sử dụng
- Bảng chấm công: là một chứng từ kế toán lao động, dùng để theo dõi ngày công làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội,... và là căn cứ để tính trả lương, trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người.
- Bảng chấm công làm thêm giờ.
- Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội: Giấy này do sở y tế cấp cho từng cá nhân, nhằm cung cấp số ngày người lao động được nghỉ và hưởng khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
- Biên bản điều tra tai nạn lao động;
- Bảng thanh toán lương: là chứng từ để hạch toán tiền lương, căn cứ vào đó để thanh toán tiền lương, phụ cấp cho cán bộ công chức, viên chức đồng thời là căn cứ để hạch toán tiền lương;
- Danh sách người lao động hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảng này được mở để theo dõi cho cả nhà trường về các chỉ tiêu như họ tên, nội dung từng khoản bảo hiểm xã hội cho người lao động được hưởng trong tháng;
- Bảng thanh toán tiền thưởng: Là chứng từ xác nhận số tiền thưởng cho từng cán bộ công chức, viên chức là cơ sở để tính thu nhập của mỗi cán bộ công chức viên chức, được lập trong trường hợp hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
1.2 Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 334 “phải trả người lao động” để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công chức, viên chức về tiền lương, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản thuộc về thu nhập của công chức viên chức.
1.3 Phương pháp kế toán tiền lương
+ Hàng tháng tính tiền lương, các khoản phụ cấp theo qui định phải trả cho cán bộ công chức, viên chức và phân bổ cho các đối tượng, kế toán ghi sổ:
Nợ TK: 611 - Chi hoạt động
	Có TK: 334 – Phải trả cho công chức viên chức.
+ Các khoản khấu trừ vào vào thu nhập của công chức, viên chức theo qui định kế toán ghi:
Nợ TK 334: “phải trả công chức viên chức”: Tổng số các khoản khấu trừ
Có TK 332: Các khoản phải nộp theo lương (BHXH, BHYT).
+ Khi trả lương cho công chức, viên chức bằng tiền, kế toán ghi:
Nợ TK 334: Phải trả công chức viên chức
Có TK 111 (112): Tiền mặt (Tiền gửi NHKB)
Số bảo hiểm xã hội phải trả cho cán bộ công chức, viên chức theo chế độ bảo hiểm xã hội, kế toán ghi:
Nợ TK: 332 – Các khoản phải nộp theo lương
Có TK: 334 – phải trả công chức viên chức.
2. Kế toán những khoản phải nộp theo lương
+ Bảo hiểm xã hội: Tỷ lệ trích là 25 % trên tổng quỹ lương cơ bản, trong đó ngân sách nhà nước cấp 17 %, còn lại trừ vào lương của cán bộ công chức, viên chức 8%;
+ Bảo hiểm y tế: Tỷ lệ trích là 4,5% trên tổng quỹ lương cơ bản , trong đó 3% do ngân sách nhà nước cấp, 1,5% còn lại trừ vào lương của cán bộ công chức viên chức;
+ Kinh phí công đoàn: Tỷ lệ trích là 3% trên tổng quỹ lương cơ bản, trong đó 2% do ngân sách nhà nước cấp, 1% còn lại trừ vào lương của cán bộ công chức, viên chức (được để lại cơ quan, đơn vị);
+ Bảo hiểm tai nạn – Bệnh nghề nghiệp: Tỷ lệ trích là 0,5% trên tổng quỹ lương cơ bản, do ngân sách nhà nước cấp.
2.1 Các chứng từ kế toán sử dụng
+ Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội: Là chứng từ về lao động tiền lương, dùng để xác nhận ngày nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động,...của công chức, viên chức làm căn cứ để tính trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay lương theo chế độ qui định.
+ Danh sách người lao động hưởng trự cấp Bảo hiểm xã hội: Là bảng tổng hợp và thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay lương cho công chức, viên chức bị ốm, thai sản, tai nạn lao động...
+ Bảng tiền lương và bảo hiểm xã hội và một số chứng từ khác.
+ Bảng chấm công
2.2 Tài khoản kế toán sử dụng
TK 3321: Bảo hiểm xã hội và BHTN-BNN.
TK 3322: Bảo hiểm y tế.
TK 3323: Kinh phí công đoàn.
TK 3324: Bảo hiểm thất nghiệp.
2.3 Phương pháp kế toán những khoản phải nộp theo lương
+ Hàng tháng trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn vào chi hoạt động, kế toán ghi: 
Nợ TK 61121
	Có TK 332 (3321, 3322, 3323, 3324)
+ Khấu trừ vào lương của công chức, viên chức khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kế toán ghi: 
Nợ TK 334: Tổng những khoản phải nộp theo lương
Có TK 3321: BHXH – BHTN-BNN bằng 8,5% lương cơ bản + PCCV + PCTNVK.
Có TK 3322: BHYT bằng 1,5% lương cơ bản + PCCV + PC TNVK.
Có TK 3323: KPCĐ bằng 2% lương cơ bản + PCCV + PC TNVK.
Có TK 3324: BHTN bằng 1% lương cơ bản + PCCV + PC TNVK.
+ Nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đòan cho cơ quan quản lý, kế toán ghi:
Nợ TK: 332 các khoản phải nộp
	Có TK 511 các khoản phải nộp
+ Tính bảo hiểm xã hội phải trả công chức, viên chức khi ốm đau thai sản,...kế toán ghi: Khi thanh toán bảo hiểm xã hội cho công nhân viên, kế toán ghi:
Nợ TK 332 các khoản nộp theo lương
	Có TK 334: Phải trả công chức, viên chức.
CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG CỦA KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN
TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI ĐƠN VỊ
1. Tổ chức sổ kế toán và hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị.
1.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán
Các đơn vị trường học là một đơn vị hành chính sự nghiệp thực hiện kinh phí khoán. Hệ thống sổ sách áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký – Sổ cái” với một hệ thống sổ sách tương đối hoàn chỉnh, phù hợp với công tác kế toán cuat nhà trường. Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp thực hiện gồm có: Hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống báo cáo tài chính, chế độ chứng từ kế toán, chế độ sổ kế toán đều thực hiện theo chế độ hiện hành.
1.2 Chứng từ kế toán sử dụng 
Chứng từ kế toán sử dụng để hạch toán tiền lương gồm:
	+ Bảng chấm công;
	+ Bảng thanh toán tiền lương.
	+ Bảng làm thêm giờ
1.3 Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán tiền lương
	+ TK 334: Phải trả cho công chức viên chức
	+ TK 511: Kinh phí hoạt động
	+ TK 6112: Chi hoạt động. Và các TK có liên quan
2. Phương pháp kế toán tiền lương của đơn vị
	- Khi tính ra tiền lương trả cán bộ công chức viên chức, kế toán lập bảng tiền lương toàn trường hạch toán:
Nợ TK 611
	Có TK 334
- Khi có các khoản khấu trừ vào lương cán bộ công chức, viên chức về khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế kế toán phản ánh vào chứng từ ghi sổ số 3 hạch toán:
Nợ TK 334
Có TK 332
- Khi thanh toán lương cho cán bộ công chưc viên chức, kế toán hạch toán:
	Nợ TK 334
	Có TK 1111.
Cuối quí, căn cứ vào chứng từ ghi sổ và các chứng từ khác có liên quan, kế toán ghi sổ cái TK 334.
3. Kế toán chi tiết những khoản phải nộp theo lương
3.1 Những khoản phải nộp theo lương
- Ngoài tiền lương cán bộ công chức, viên chức còn được hưởng mức trợ cấp BHXH trong các trường hợp như: ốm đau, con ốm, thai sản, tai nạn lao động,...
- Mức trợ cấp ở trường hợp cụ thể được áp dụng theo đúng qui định hiện hành ở cơ quan bảo hiểm xã hội. Chứng từ để thanh toán gồm có:
- Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, nghỉ con ốm do y, bác sĩ của bệnh viện hoặc các cơ sở y tế cấp có xác nhận của đơn vị về số ngày nghỉ thực tế hưởng bảo hiểm xã hội.
	- Giấy chứng nhận nghỉ thai sản, tai nạn lao động,...hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội với trường hợp nghỉ do tai nạn lao động cần có thêm biên bản điều tra tai nạn lao động.
	- Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán đối chiếu với bảng chấm công để xác định số ngày thực tế nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội.
	- Từ các giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội, kế toán tiền lương lập “danh sách người lao động hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội”, để cơ quan bảo hiểm xã hội chi trả tiền.
	- Toàn bộ quỹ bảo hiểm xã hội nộp lên cơ quan bảo hiểm cấp trên. Nhà trường thanh toán với cán bộ công chức, viên chức khi có chứng từ hợp lệ và được cơ quan bảo hiểm xã hội duyệt chi. Nhà trường lập báo cáo chi trợ cấp ốm đau, thai sản lên cơ quan bảo hiểm xã hội cuối quí.
- Bảo hiểm y tế: Được sử dụng để thanh toán các khoản tiền chi phí như: Khám chữa bệnh cho người lao động trong thời gian ốm đau, thai sản. Quỹ bảo hiểm y tế được hình thành bằng cách tính 4,5% trên tổng quỹ lương cơ bản, trong đó:
- 3 % ngân sách nhà nước cấp;
- 1,5 % trừ vào lương người lao động.
+ Kinh phí công đoàn: Được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 2% theo quỹ lương thực tế.
+ BHTN-BNN: Được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 0,5% theo quỹ lương thực tế.
3.2 Chứng từ kế toán sử dụng
- Giấy chứng nhận nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ tai nạn lao động hưởng bảo hiểm xã hội;
- Danh sách người lao động hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội;
- Bảng tiền lương và những khoản phải nộp theo lương.
3.3 Tài khoản kế toán sử dụng
TK 332: Các khoản nộp theo lương
 - TK 3321: BHXH.
 - TK 3322: BHYT.
 - TK 3323: KPCĐ.
 - TK 3324: BHTN. Và một số tài khoản có liên quan như: TK 111, 112...
3.4 Phương pháp kế toán những khoản phải nộp theo lương
- Căn cứ vào bảng tiền lương và bảo hiểm xã hội kế toán ghi:
Nợ TK 611
	Có TK 332
Sau đó ghi vào chứng từ ghi và sổ cái tài khoản 332
- Hàng tháng nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho cơ quan bảo hiểm xã hội, kế toán ghi:
Nợ TK 334
Có TK 511
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ và các chứng từ có liên quan, kế toán vào sổ cái TK 511.
CHƯƠNG III
GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VIỆC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ NHỮNG KHOẢN PHẢI NỘP THEO LƯƠNG 
TẠI CÁC ĐƠN VỊ TRƯỜNG HỌC
Một trong những yêu cầu của công tác kế toán là tính chính xác, kịp thời. Ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, công việc kế toán ngày càng được vi tính hoá, thuận lợi, vừa nhanh, vừa chính xác, kịp thời phục vụ đầy đủ cho các đối tượng cần sử dụng thông tin, đặc biệt là các nhà quản trị doanh nghiệp. Việc áp dụng tin học vào thực tế công tác kế toán có thể giảm được 40 - 50% khối lượng công việc.
Vì vậy, đơn vị cần tiến hành nghiên cứu, khảo sát thị trường phần mềm kế toán như: Misa, DTSoft,.... chuẩn bị cho công tác áp dụng tin học vào công tác kế toán. Theo đó, Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy định của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị. Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Nhà trường phải căn cứ vào tổ chức hoạt động của đơn vị và yêu cầu quản lý chung, từng phần, từng bộ phận cụ thể của đơn vị mình để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp. Phần mềm kế toán được lựa chọn phải đảm bảo tiêu chuẩn, điều kiện phù hợp với tổ chức hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị mình.
Để thực hiện được mục tiêu vi tính hoá trong công tác kế toán ở các đơn vị trường học cần phải thực hiện ngay một số các vấn đề sau:
- Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán.
- Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm, tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán, trình độ sử dụng máy vi tính đáp ứng yêu cầu sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính.
- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc như lập chứng từ vào máy, kiểm tra việc nhập số liệu vào máy, thực hiện các thao tác trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán, phân tích các số liệu trên sổ kế toán và báo cáo tài chính, quản trị mạng, và quản trị thông tin kế toán.
- Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính, chức năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống, ban hành quy chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên, quy định danh mục thông tin