SKKN Nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư ở trường trung học phổ thông

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HOÁ 
TRƯỜNG THPT TRẦN ÂN CHIÊM
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG
Người thực hiện: Phạm Thị Viên
Chức vụ: Tổ trưởng tổ hành chính
SKKN thuộc lĩnh vực (môn): Khác
THANH HOÁ NĂM 2017
MỤC LỤC
NỘI DUNG
Trang
1. Mở đầu
3
- Vài nét khái quát về lịch sử hình thành và phát triển của trường THPT Trần Ân Chiêm
3
1.1. Lí do chọn đề tài:
3
1.2. Mục đích nghiên cứu.
4
1.3. Phương pháp nghiên cứu
4
2. Nội dung sáng kiến kinh nghiệm
4
2.1. Cơ sở lí luận của sáng kiến kinh nghiệm
4
2.2. Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm.
6
2.2.1. Đặc điểm tình hình chung 
6
2.2.2. Thuận lợi:
6
2.2.3. Khó khăn:
7
2.3. Các giải pháp đã sử dụng để giải quyết vấn đề.
9
2.3.1. Tình hình hoạt động của văn thư 
9
2.3.2. Về việc tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản.
9
2.3.3. Quản lý công văn đi và đến.
10
2.3.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu.
15
2.3.5. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
17
2.4. Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm đối với hoạt động giáo dục, với bản thân, đồng nghiệp và nhà trường.
17
3. Kết luận, kiến nghị
18
3.1. Kết luận
18
2.2. Kiến nghị
18
Tài liệu tham khảo
21
Phụ lục
22
Mở đầu
	Vài nét khái quát về lịch sử hình thành và phát triển của trường THPT Trần Ân Chiêm
Trước yêu cầu thực tiễn và để đáp ứng nguyện vọng, nhu cầu của nhân dân trong huyện, Huyện ủy, HĐND và UBND huyện Yên Định đã đề nghị cấp trên và chuẩn bị các điều kiện cho sự ra đời của trường THPT Trần Ân Chiêm. Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa đã ra Quyết định số 2014/QĐ-UBND ngày 10/8/2001 v/v thành lập trường THPT bán công Trần Ân Chiêm đóng trên địa bàn thị trấn Quán Lào huyện Yên Định, tỉnh Thanh Hóa.
Ngày 10/9/2001 với sự nổ lực của tất cả giáo viên, cán bộ nhân viên nhà trường, 12 lớp 10 với tổng số 630 học sinh đầu tiên đã được triệu tập về trường. Thầy trò đã không quản khó khăn đã bắt tay vào làm việc để chuẩn bị cho khai giảng năm học đầu tiên.
Ngày 13/9/2001 Nhà trường tổ chức buổi học đầu tiên.
Ngày 14 /9/2001, tổ chúc khai giảng năm học và lễ công bố thành lập trường THPT Trần Ân Chiêm.
Bên cạnh những khó khăn như vậy nhà trường cũng có rất nhiều thuận lợi. Được sự quan tâm giúp đỡ và ủng hộ nhiệt tình của lãnh đạo UBND tỉnh, Sở GD&ĐT Thanh Hóa, đặc biệt là sự quan tâm giúp đỡ của lãnh đạo huyện và các phòng ban có liên quan nên trường sớm ổn định và đi vào nề nếp.
Sự lãnh đạo sáng suốt và làm việc nhiệt tình, khoa học của BGH, cùng với sự cố gắng nỗ lực của đội ngũ giáo viên trẻ, cán bộ nhà trường, công việc dần ổn định và đi vào nề nếp.
Sau 16 năm phát triển và trưởng thành, nhà trường đã không ngừng phấn đấu đi lên về mọi mặt. Nổi bật nhất là đội ngũ cán bộ, giáo viên đã trưởng thành về mọi mặt. Từ chỗ phải hợp đồng giáo viên dạy từ các trường bạn. Đến nay trường đã có đủ giáo viên với 62 đồng chí được chia thành 5 tổ chuyên môn, số học sinh 915 em/22 lớp. 
Cơ cấu tổ chức bộ máy và biên chế: (xem phụ lục 01)
1.1. Lí do chọn đề tài.
Trong giai đoạn hiện nay trước tình hình ngày càng phát triển, đổi mới của đất nước, các thông tin ngày càng phát triển. Đối với ngành Giáo dục và Đào tạo thì công tác văn thư, lưu trữ đòi hỏi phải có một số kiến thức nhất định để xử lý tốt các thông tin, công việc một cách kịp thời và hiệu quả. Nhờ lưu trữ tài liệu đã tạo điều kiện tốt để công tác Kiểm định chất lượng giáo dục trong nhà trường có hiệu quả cao.
Với tính chất đặc thù là ngành Giáo dục và Đào tạo, việc tiếp nhận các loại văn bản là rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp Thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ.
	Từ hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trong mọi lĩnh vực, việc chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, đồng thời cũng gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. 
Do đó, vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước có ý nghĩa quan trọng, cụ thể:
- Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý.
- Nâng cao hiệu xuất, chất lượng công tác của cán bộ, công chức.
- Góp phần gìn giữ bí mật của nhà nước, của cơ quan.
- Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng phục vụ công tác thanh tra, kiểm soát. 
- Tạo tiền đề thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Từ những ý nghĩa trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Do vậy trong các trường THCS cần có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư để đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư tại các nhà trường vào nề nếp và góp phần tích cực năng cao hiệu lực hiệu quả quản lý của cơ quan.
       	Trong công tác quản lý nhà trường, công tác văn thư  giữ một vai trò hết sức quan trọng, là điều kiện không thể thiếu nhằm giúp cho hiệu trưởng thu thập, xử lý thông tin một cách đầy đủ, chính xác đề ra quyết định quản lý có hiệu quả, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ của nhà trường. 
       	Bản thân tôi được phân công làm công tác văn thư (kiêm nhiệm công tác lưu trữ) của trường THPT Trần Ân Chiêm huyện Yên Định tỉnh Thanh Hóa, xuất phát từ những lý do trên, tôi rất trăn trở làm thế nào để quản lý các loại văn bản đi, văn bản đến và bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng tốt tài liệu được lưu trữ trong nhà trường. Từ những đúc kết kinh nghiệm nhiều năm qua tôi mạnh dạn đưa ra sáng kiến kinh nghiệm: “Nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư ở trường trung học phổ thông”
	1.2. Mục đích nghiên cứu.
	Nghiên cứu vấn đề này, mục đích của tôi nhằm đưa ra một số phương pháp, biện pháp cụ thể cho việc nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư - lưu trữ ở trường phổ thông.
1.3. Phương pháp nghiên cứu:
Để thực hiện đề tài này, tôi vận dụng một số phương pháp sau:
1. Nghiên cứu kĩ các văn bản của cấp trên như: Luật Lưu trữ, pháp lệnh lưu trữ quốc gia, văn bản quản lý công tác văn thư - lưu trữ, văn bản quản lý tiêu chuẩn, các văn bản chung về công tác văn thư - lưu trữ của Chính phủ, Bộ - Ban - Ngành...
2. Đọc các bài viết về quản lý công tác văn thư - lưu trữ ở sách, báo.
3. Tham khảo một số bài viết của các nhà nghiên cứu, các nhà lưu trữ học, trên các tạp chí....
4. Căn cứ trên tình hình thực tế của nhà trường.
	2. Nội dung sáng kiến kinh nghiệm
2.1. Cơ sở lí luận của sáng kiến kinh nghiệm.
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức hoặc công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư là khâu quan trọng trong hoạt động của bất kỳ cơ quan nào; nó ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chất lượng của cơ quan. Công tác văn thư được thực hiện tốt thì hoạt động của cơ quan thông suốt, không bị chồng chéo.
Nội dung của công tác văn thư:
Một là: Soạn thảo và ban hành văn bản. Gồm:
	- Thảo văn bản
	- Duyệt văn bản
	- Đánh máy, sao in văn bản
	- Ký văn bản để ban hành
Hai là: Quản lý văn bản
	a) Quản lý văn bản đến gồm:
	1. Tiếp nhận văn bản đến: 
	- Tiếp nhận văn bản đến
	- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
	- Đóng dấu đến ghi số và ngày đến
	2. Đăng ký văn bản đến
	- Đăng ký văn bản đến bằng sổ
	- Đăng ký văn bản đến bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
	3. Trình văn bản đến
	- Trình văn bản đến
	- Chuyển giao văn bản đến
	4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
	- Giải quyết văn bản đến
	- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
	b) Quản lý văn bản đi
	1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
	- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
	- Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản
	Ghi số theo điểm a khoản 1 Điều 8 thông tư số 01/2011/TT- BNV;
	Ghi ngày, tháng, năm của văn bản theo điểm b khoản 1 Điều 9 thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
	2. Đăng ký văn bản đi
	- Đăng ký văn bản đi bằng sổ
	- Đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
	3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật
	- Nhân bản (nhân bản văn bản đi thường và nhân bản văn bản mật)
	- Đóng dấu dấu cơ quan, dấu giáp lai, dấu thu hồi
	- Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật
	4. Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
	- Làm thủ tục phát hình văn bản đi (chọn bì, trình bày bì, vào bì và rán bì, đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật và dấu khác lên bì)
	- Chuyển phát văn bản đi (chuyển trực tiếp cho các cá nhân đơn vị trong cơ quan; chuyển trực tiếp cho cá nhân, cơ quan, tổ chức khác; chuyển qua đường bưu điện; chuyển bằng máy Fax, qua mạng; chuyển văn bản đi mật)
	- Theo dõi việc chuyển văn bản đi
	5. Lưu văn bản đi
Ba là: Quản lý và sử dụng con dấu
	- Bảo quản và sử dụng các loại con dấu của cơ quan theo quy định của Nhà nước;
	- Quản lý con dấu.
Bốn là: Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
	Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành lên hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định. Hồ sơ gồm 04 loại: hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự, hồ sơ chuyên ngành.
	Lập hồ sơ gồm: xây dựng Danh mục hồ sơ; cập nhật văn bản đưa vào bìa hồ sơ; biên mục bên ngoài và biên mục bên trơng hồ sơ; đánh số tờ cho văn bản tài liệu có trong hồ sơ; giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
	 2.2. Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm.
	2.2.1. Đặc điểm tình hình chung 
Trong những năm trước đây hầu hết các trường học trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa và huyện Yên Định nói riêng chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ nên các trường đều chưa bố trí cán bộ làm công tác này hoặc nếu có thì chủ yếu là cán bộ giáo viên, cán bộ kế toán làm kiêm nhiệm. Từ đó công tác văn thư của nhà trường còn rất bề bộn nên khó tìm kiếm khi cần thiết và bảo quản không đảm bảo, không gọn gàng ngăn nắp.
	Những năm gần đây do yêu cầu đổi mới của ngành Giáo dục và Đào tạo, đặc biệt là khi thực hiện Quyết định số 83/2008/QĐ-BGD-ĐT ngày 31/12/2008 ban hành Quy định về quy trình và chu kỳ kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục phổ thông của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo. Từ đây, công tác văn thư - lưu trữ mới thật sự bắt đầu được chú trọng.
	2.2.2. Thuận lợi:
	Hiện nay tổ Văn phòng có 06 người đảm nhận các công tác sau: Hành chính - Văn thư, lưu trữ, kế toán, tài vụ, thư viện, y tế, bảo vệ, tạp vụ. 
	Điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động trong tổ: Văn phòng nhà trường được Ban giám hiệu quan tâm đầu tư mua sắm trang thiết bị như: Máy tính, máy in, máy photocopy, máy chiếu, máy scan. bàn ghế, hộp hồ sơ, bìa hồ sơ, cặp ba dây, keo dán, bút, chìphục vụ cho CBCC, VC làm việc và thực hiện các nghiệp vụ công tác chuyên môn. Máy tính được kết nối Internet đặt ở Văn phòng được dùng phần mềm dữ liệu EMIS nhằm phục vụ cho việc theo dõi thông tin từng cán bộ, giáo viên, công nhân viên, điểm từng môn học và các thông tin cá nhân của từng học sinh.
	 Mô hình bố trí nơi làm việc của tổ Văn phòng (xem phụ lục 02).
Trường THPT Trần Ân Chiêm có 01 biên chế văn thư (kiêm nhiệm Lưu trữ) trình độ đại học.
Công tác văn thư chịu sự chỉ đạo của Ban giám hiệu nhà trường. Cán bộ văn thư là người trực tiếp xử lý công tác văn thư trong trường và được tổ chức dưới hình thức tập trung. Tất cả các văn bản đến trường từ bất kỳ nguồn nào đều tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Văn bản đi cũng đều phải qua bộ phận văn thư thực hiện các thủ tục hành chính để phát hành.
Trường THPT Trần Ân Chiêm có chức năng chính là đào tạo chính vì vậy mà lãnh đạo nhà trường cũng rất quan tâm tới công tác văn thư, lưu trữ cả về tổ chức và nghiệp vụ; mua sắm trang thiết bị văn phòng như: máy vi tính, máy in, máy photocopy, hệ thống mạng và các loại giá tủ, văn phòng phẩm, bố trí nơi làm việc thuận lợi nhất để cán bộ văn thư thực hiện công việc một cách hiệu quả. Thường xuyên nhắc nhở, kiểm tra để cán bộ văn thư có ý thức, trách nhiệm hơn trong công việc. 
Ngoài ra, hàng năm lãnh đạo nhà trường đã tạo điều kiện để cán bộ văn thư được đi học bồi dưỡng nghiệp vụ nâng cao trình độ.
	- Đối với việc ban hành các văn bản tại cơ quan: Ban hành văn bản theo hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư. Các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư như: Đăng ký văn bản, đánh máy, kiểm tra thể thức, nội dung văn bản trước khi đóng dấu, làm thủ tục phát hành đi. Công tác xây dựng và ban hành văn bản của phòng văn thư đã và đang đi vào trình tự, các văn bản hầu hết tuân thủ đúng quy định của Nhà nước.
	Nhà trường đã có các văn chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư chủ yếu là của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Sở Giáo dục và Đào tạo cụ thể như:
	+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư;
	+ Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
	+ Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
	+ Luật lưu trữ.
	+ Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/12/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
	+ Kế hoạch số 762/KH- SGD&ĐT ngày 08/5/2013 triển khai nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ ngành Giáo dục năm 2013 của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thanh Hóa.
	2.2.3. Khó khăn:
Các trường học trên địa bàn huyện hầu hết chưa có những văn bản quy định hay quy chế riêng của nhà trường về từng khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. 
Cán bộ văn thư còn làm kiêm nhiệm thêm nhiều công việc khác như: lưu trữ, thủ quỹ.., ảnh hưởng tới tiến độ công việc cũng như hiệu quả làm việc không cao. 
Các trang thiết bị văn phòng, các phần mềm hiện đại nhưng chưa được sử dụng một cách có hiệu quả. 
Ví dụ: Khi mất điện, mất mạng Internet thì máy tính không thể sử dụng để thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản, các phần mềm như: Emis, Pmis, Sổ liên lạc điện tử còn lúng túng trong việc sử dụng và hướng dẫn phụ huynh học sinh cách truy cập để kiểm tra kết quả học tập của con em mình
Đối với các văn bản mật, khẩn nhà trường không có sổ đăng ký riêng gây khó khăn cho việc bảo quản đối với những loại văn bản này.
Những năm trước đây dấu của nhà trường Hiệu trưởng vẫn đem theo mỗi khi đi họp.
Mặt khác trong các nhà trường chưa tiến hành lập hồ sơ nên gây nhiều khó khăn trong hoạt động của cơ quan khi cần nghiên cứu, tìm văn bản,...
	Thực trạng công tác lưu trữ của trường
	Lưu trữ là một khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản. Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản của của văn bản đi (hay còn gọi là bản chính) và những hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ quan chọn lọc.
Tuy nhiên, tại trường THPT Trần Ân Chiêm công tác lưu trữ của nhà trường không được nhắc đến, tất cả tài liệu trong tình trạng bó gói, đóng bì dẫn đến hư hỏng mất mát nhiều. 
	 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan
	Hiện tại nhà trường chưa có sự chỉ đạo về công tác lưu trữ, không có cán bộ làm công tác lưu trữ vì vậy có những điểm hạn chế: Chưa có kho lưu trữ, tài liệu chưa phân loại mà bó gói để rải rác ở các phòng làm mất mát, hư hỏng tài liệu, hồ sơ công việc không có gì ngoài tập lưu văn thư.
	 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu 
	Do đặc thù là cơ quan là đơn vị giáo dục, nội dung tài liệu chủ yếu là:
	- Hồ sơ học sinh
	- Hồ sơ cán bộ giáo viên
	- Hồ sơ chuyên môn: Sổ sách, sổ điểm, giáo án
	- Tài liệu hành chính
	- Tài liệu nghe nhìn
	Khối lượng tài liệu lưu trữ không nhiều và không được thu thập đầy đủ hiện nay chưa đầy đủ, còn nằm rải rác tại các phòng như: Phòng hiệu trưởng, phòng hiệu phó, các tổ bộ môn... 
	 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu: 	Vì không có kho tàng và cán bộ lưu trữ chuyên trách, cán bộ vẫn chưa được quán triệt về việc nộp lưu. Tài liệu vẫn nằm rải rác tại các phòng chuyên môn và các đơn vị trực thuộc. 
	Với những tài liệu thu thập về được thì chưa được lập hồ sơ, còn trong tình trạng bó gói, cặp ba dây.
	 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu: Do việc chưa tổ chức khoa học tài liệu, hơn nữa vị trí của cơ quan đơn vị cũng không lớn, cán bộ giáo viên, học sinh không nhiều nên việc khai thác tài liệu cũng là rất ít. Tài liệu thường xuyên khai thác là sổ điểm, sao học bạ, hồ sơ cán bộ..
	 Tình hình bảo quản tài liệu: Nhà trường chưa có phòng lưu trữ, kho lưu trữ, các phương tiện đựng tài liệu như bìa, cặp, hộp, giá, tủ chưa được trang bị theo đầy đủ và đúng tiêu chuẩn ngành. Chính vì thế tài liệu không được bảo quản tốt, một số tài liệu thu thập được do mưa bão, thời gian đến nay tình trạng vật lý đã không còn nguyên vẹn, ố vàng, rách mép, nhoè mực...
	2.3. Các giải pháp đã sử dụng để giải quyết vấn đề.
Qua thời gian công tác văn thư tôi nhận thấy: Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ cán bộ làm công việc này cần phải có tinh thần, trách nhiệm cao hiểu công tác văn thư, lưu trữ và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của đơn vị mình một cách nhanh chóng, chính xác và bí mật. 
Cụ thể bản thân tôi đã và đang tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ như sau:
	2.3.1. Tình hình hoạt động của văn thư 
	Tất cả các văn bản đến trường từ bất kỳ nguồn nào đều tập trung tại văn thư của trường để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Tất cả các văn bản đi cũng đều phải qua bộ phận văn thư của trường để thực hiện thủ tục hành chính để phát hành.
	- Công văn đến phải đăng ký vào sổ “ Sổ đăng ký văn bản đến” theo mẫu quy định kịp thời chuyển đến các cơ quan, cá nhân để giải quyết.
	- Công văn đi phải được đăng ký vào sổ “Sổ đăng ký văn bản đi”, trước khi chuyển đi phải lưu 1 bản gốc tại phòng văn thư.
	* Mô hình bố trí làm việc của văn thư cơ quan (xem phụ lục 03)
	2.3.2. Về việc tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản.
	Với chức năng, nhiệm vụ của mỉnh để đảm bảo quá trình hoạt động của cơ quan được thông suốt, trường luôn chủ động quan tâm tới khâu ban hành văn bản và lưu văn bản. Hiệu trưởng và phó hiệu trưởng là người có trách nhiệm chỉ đạo và đôn đốc quá trình soạn thảo văn bản của cơ quan và kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
	Việc soạn thảo, ban hành văn bản được tiến hành theo các bước:
	Bước 1: Chuẩn bị viết bản thảo
	Căn cứ vào yêu cầu công việc, phạm vi đối tượng và khả năng thực hiện văn bản trong thực tế để xác định văn bản có thật cần thiết để ban hành hay không. Căn cứ vào thẩm quyền ban hành văn bản, xác định hình thức của văn bản khi ban hành để soạn thảo văn bản phù hợp với thẩm quyền của đơn vị.
	Bước 2: Tiến hành thu thập những thông tin cần thiết có liên quan tới văn bản ban hành.
	Bước 3: Căn cứ vào thông tin tổng hợp để xây dựng đề cương soạn thảo văn bản.
	Bước 4. Tiến hành soạn thảo văn bản. Việc soạn thảo văn bản giao cho cán bộ Văn thư của trường soạn thảo.
	Bước 5. Sữa chữa và duyệt bản thảo
	Khi đã hoàn thành bản thảo người soạn thảo phải trình hiệu trưởng hoặc phó hiệu trưởng xin ý kiến phê duyệt về mặt nội dung văn bản để thể hiện tính chân thực của văn bản.
	Sau khi đã trình lãnh đạo xem xét và ký nháy về nội dung và thể thức của lãnh đạo thì bản mới được đưa xuống văn thư kiểm tra lại một lần nữa và làm thủ tục phát hành văn bản. Nếu văn bản sai về mặt thể thức văn thư sẽ sữa lại văn bản và xin chữ ký của người có thẩm quyền. Như vậy việc này sẽ làm mất rất nhiều thời gian và không khoa học, gây ảnh hưởng tới chất lượng và tiến độ ban hành văn bản.
	Song bên cạnh đấy còn bộc lộ những mặt hạn chế, hầu hết cán bộ giáo viên trong nhà trường xem nhẹ thể thức và kỹ thuật trình bày một văn bản nên dẫn đến tình trạng văn bản không có tính pháp lý, không đúng với