SKKN Kinh nghiệm trong quá trình đánh giá ngoài ở các trường trung học cơ sở trong tỉnh

MỤC LỤC
Nội dung
Trang
Mục lục
1
Mở đầu
2
Lý do chọn đề tài
2
Mục đích nghiên cứu
3
Đối tượng nghiên cứu
3
Phương pháp nghiên cứu
3
Nội dung SKKN
3
Cơ sở lý luận
4
Thực trạng 
6
Đề xuất giải pháp 
8
Hiệu quả
11
Kết luận, kiến nghị
14
Danh mục tài liệu sử dụng
15
Danh mục phụ lục kèm theo
15
 1. Mở đầu
	- Lí do chọn đề tài
Công tác kiểm định chất lượng giáo dục đã được Đảng nhà nước ta quan tâm lãnh đạo, là nhiệm vụ quan trọng mà toàn ngành Giáo dục và Đào tạo đang triển khai thực hiện trên pham vi toàn quốc. Hiện nay, theo chỉ đạo của Sở Giáo dục và Đào tạo Thanh Hóa, 100% trường trung học cơ sở (THCS) đã hoàn thành báo cáo tự đánh giá và đang trong thời gian thu thập, xử lý minh chứng để đăng ký đánh giá ngoài.
Quy định của Bộ GD&ĐT về việc mã hóa minh chứng theo Công văn số 8987/BGDĐT-KTKĐCLGD ngày 28/12/2012 về việc hướng dẫn tự đánh giá và đánh giá ngoài cơ sở giáo dục phổ thông, cơ sở giáo dục thường xuyên thì hộp (cặp) minh chứng là nơi để sắp xếp, lưu trữ các hồ sơ, hiện vật(sau đây gọi là minh chứng, viết tắt là MC hoặc gọi là hồ sơ). Việc lưu trữ hồ sơ theo hộp cùng với mã minh chứng làm đường dẫn là rất khoa học, không những phục vụ tốt cho công tác đánh giá ngoài mà còn góp phần cải tiến chất lượng mọi hoạt động của nhà trường, trong đó có công tác quản lý, sử dụng hồ sơ, thông tin, số liệu của nhà trường.
Trong các trường THCS ở Thanh Hóa hiện nay, mối quan hệ giữa hồ sơ và nơi lưu trữ, người sử dụng hồ sơ là mối quan hệ gắn bó mật thiết, mang tính bền vững, ổn định, thường xuyên và lâu dài, cụ thể là:
+ Người sử dụng hồ sơ là người được lãnh đạo trường giao nhiệm vụ bảo quản hồ sơ, quản lý thông tin, số liệu; Chịu trách nhiệm về tính an toàn, bảo mật của hồ sơ. Là người kiểm đếm, chỉnh sửa, bổ sung và hoàn chỉnh hồ sơ. 
+ Thông tin, số liệu của các bộ phận trong trường chỉ khi có lệnh của lãnh đạo trường mới được cung cấp cho các bộ phận khác.
+ Mỗi cá nhân, bộ phận trong trường đều được trang bị phòng làm việc, tủ, giá riêng biệt để bảo quản hồ sơ chứ không để chung để sử dụng.
+ Những hồ sơ cần bàn giao cho văn phòng sau khi sử dụng như sổ điểm, học bạ cũng gắn với trách nhiệm cá nhân của người sử dụng trong thời gian sử dụng, người bảo quản trong thời gian được bàn giao.
Hiện nay, trong quá trình tự đánh giá, sau khi mã hóa minh chứng, các trường xếp thứ tự hồ sơ không gắn với người sử dụng và nơi lưu trữ dẫn đến việc hồ sơ của nhiều cá nhân, bộ phận được để chung với nhau vào một hộp và giao do một người thu thập, sắp xếp và quản lý, dẫn đến việc mã hóa theo hộp không mang lại hiệu quả mong muốn, gây nên nhiều bất cập trong công tác.
Tình hình này đòi hỏi phải có cách áp dụng sáng tạo Công văn số 8987/BGDĐT-KTKĐCLGD ngày 28/12/2012 của Bộ GD&ĐT về việc hướng dẫn tự đánh giá và đánh giá ngoài cơ sở giáo dục phổ thông, cơ sở giáo dục thường xuyên trong việc mã hóa và sắp xếp các MC.
 Mục đích nghiên cứu
	Khắc phục tình trạng hồ sơ của các cá nhân, bộ phận để chung dẫn đến những bất cập, thiếu an toàn cho hồ sơ, cho thông tin, số liệu của nhà trường, làm mất vai trò và tác dụng quản lý của lãnh đạo trường, làm lãng phí thời gian công sức của tất cả các cá nhân, bộ phận trong trường, ảnh hưởng không tốt đến chất lượng hoạt động..
 Đối tượng nghiên cứu
	Việc sắp xếp hồ sơ minh chứng trong công tác tự đánh giá ở trường trung học cơ sở ở tỉnh Thanh hóa.
 Phương pháp nghiên cứu
	Đúc rút kinh nghiệm trong quá trình đánh giá ngoài ở các trường trung học cơ sở trong tỉnh.
 Lấy ý kiến của các thành viên Hội đồng tự đánh giá ở một số trường trong tỉnh
 2. Nội dung sáng kiến kinh nghiệm
	2.1. Cơ sở lí luận
	Như chúng ta đã biết, theo Thông tư số 42/2012/TT-BGDĐT ngày 23/11/2012 của Bộ GD&ĐT về việc Ban hành Quy định về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục và quy trình, chu kỳ kiểm định chất lượng giáo dục cơ sở giáo dục phổ thông, cơ sở giáo dục thường xuyên thì một trong những mục đích cốt lõi của kiểm định chất lượng giáo dục là nhằm giúp cơ sở giáo dục xác định mức độ đáp ứng mục tiêu giáo dục trong từng giai đoạn, để xây dựng kế hoạch cải tiến chất lượng giáo dục, nâng cao chất lượng các hoạt động giáo dục.
Công văn số 8987/BGDĐT-KTKĐCLGD ngày 28/12/2012 của Bộ GD&ĐT về việc hướng tự đánh giá và đánh giá ngoài cơ sở giáo dục phổ thông, cơ sở giáo dục thường xuyên quy định: 
"Trong kiểm định chất lượng giáo dục, minh chứng được hiểu là những văn bản, hồ sơ, sổ sách, băng, đĩa hình, hiện vật đã và đang có của cơ sở giáo dục phù hợp với yêu cầu của các chỉ số trong từng tiêu chí. Minh chứng được sử dụng để chứng minh cho các phân tích, giải thích từ đó đưa ra các nhận định, kết luận trong báo cáo tự đánh giá"
" Minh chứng được thu thập từ các nguồn: hồ sơ lưu trữ của cơ sở giáo dục..."
"Mỗi phân tích, mô tả trong mục mô tả hiện trạng của báo cáo tự đánh giá đều phải có minh chứng đi kèm. Cần lựa chọn một, hoặc vài minh chứng phù hợp với yêu cầu của chỉ số và ghi ký hiệu đã được mã hóa vào sau mỗi phân tích, mô tả, nhận định"
" Cần tập hợp, sắp xếp minh chứng trong các hộp (cặp) theo thứ tự mã hóa...."
Theo quy định trên đây thì các minh chứng chủ yếu là hồ sơ, sổ sách của các cá nhân bộ phận trong trường đang bảo quản và sử dụng trong công tác hàng ngày.
Tuy rằng không bắt buộc sắp xếp các minh chứng có kích lớn, các minh chứng đang sử dụng ở các bộ phận vào hộp nhưng phải có bảng thống kê hoặc bảng ghi chú nên có thể nói: Mọi minh chứng đều được sắp xếp thứ tự trong hộp. 
Ta xem xét các hộp (cặp) chứa hồ sơ của nhiều cá nhân, bộ phận khác nhau sẽ thấy như sau:
- Sau khi mã hóa, sắp xếp các MC vào hộp, các cá nhân, bộ phận khác nhau phải mang hồ sơ do mình bảo quản và sử dụng xếp vào cùng một hộp. Hộp hồ sơ trở thành hộp đựng chung của nhiều người. Khi một người náo đó muốn sử dụng hồ sơ phải đến hộp chung lấy hồ sơ của mình về; sau đó, muốn đảm bảo được thứ tự sắp xếp lại phải mang hồ sơ xếp vào hộp chung đó. Còn nếu không thực hiện việc này thì phần lớn MC không có mặt trong hộp.
- Khó khăn trong bảo quản, sử dụng, gây lãng phí thời gian, công sức để tìm kiếm, bất tiện trong công việc đối với mọi cá nhân, bộ phận trong trường. 
- Gây nên tình trạng không đảm bảo an toàn cho hồ sơ.
- Hồ sơ xếp chung để bảo quản thì không phát huy được trách nhiệm cá nhân trong bảo quản sử dụng hồ sơ, trách nhiệm cá nhân của mỗi người giảm xuống và gây nên tình trạng lộn xộn, đổ lỗi cho nhau.
- Không đảm bảo được vai trò của lãnh đạo trường trong việc quản lý sử dụng hồ sơ và thông tin của trường. Tạo khe hở về quản lý trong việc bảo quản hồ sơ cũng như về thông tin của đơn vị.
- Các hộp hồ sơ sắp xếp theo cách này là những hộp hồ sơ hỗn tạp. Các hộp hồ sơ chỉ được duy trì khi có đoàn đánh giá ngoài, sau đó chính quá trình sử dụng của các cá nhân, bộ phận khác nhau sẽ dễ dẫn đến sự lộn xộn, phá vỡ thứ tự trong các hộp đã sắp xếp. Việc duy trì hộp không thực hiện được, do đó công tác quản lý theo hộp không thực hiện được.
- Người làm ở bộ phận này có thể tự do xem hồ sơ của người khác, bộ phận khác. Nếu trong trường hợp người bảo quản hộp luôn luôn giữ chìa khóa hộp, thực hiện được việc giao và nhận hồ sơ cho chủ của nó một cách triệt để thì việc này là vô cùng nhiêu khê, tốn công sức và ít nhất cũng sảy ra tình trạng có một người thứ 2 được tự do xem hồ sơ của người khác, dẫn đến rò rỉ, phát tán thông tin không theo mục đích quản lý và không có sự kiểm soát.
- Mỗi năm nhà trường thường phải đón tiếp nhiều đoàn kiểm tra như: Kiểm tra chuyên môn của Phòng GD&ĐT, thanh tra định kỳ của Phòng Thanh tra huyện, kiểm tra phòng chống cháy nổ, kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm, kiểm tra công nhận trường chuẩn, Phúc tra công nhận chuẩn xã hội học tập vv. Mỗi đoàn đến đều cần kiểm tra một số loại hồ sơ. Việc để chung hồ sơ của nhiều người trong hộp rất gây khó khăn cho trường trong việc xuất trình.
Vì vậy, việc sắp xếp theo hộp mà không gắn với quá trình bảo quản và sử dụng (gắn với vị trí việc làm) sẽ là hình thức, không khoa học, không có tác dụng tốt trong thực tế, ngược lại có thể gây tác dụng không tốt. 
	Như vậy, có thể nói rằng: Việc sắp xếp hộp (cặp) hồ sơ gắn với vị trí việc làm là một yêu cầu tất yếu, để thúc đẩy nâng cao chất lượng các hoạt động và chất lượng của chính các hồ sơ, minh chứng trong nhà trường.
	2.2. Thực trạng việc sắp xếp minh chứng ở các trường THCS trong tỉnh hiện nay
Hiện nay các trường đang sắp xếp MC theo cách mỗi tiêu chí một hộp, hoặc một vài tiêu chí một hộp, hoặc mỗi tiêu chuẩn một hộp. Các cách sắp xếp này đều dẫn đến sự sáo trộn hồ sơ được sử dụng hàng ngày của các cá nhân bộ phận trong trường, gây nên nhiều bất cập.
Sau đây là một số ví dụ về bảng minh chứng đang phổ biến hiện nay:
- Danh mục mã hóa MC của trường THCS Minh Lộc, huyện Hậu Lộc (có văn bản kèm theo): 
Ta thấy rằng:
Trong hộp 1 có hồ sơ của Hiệu trưởng, Hiệu phó, Bí thư chi bộ để chung nhau. 
Trong hộp 2 có hồ sơ của các thành phần sau: Giáo viên chủ nhiệm, giáo viên bộ môn, cán bộ văn phòng, cán bộ phụ trách thiết bị, cán bộ phụ trách thư viện.
Trong hộp 3 có hồ sơ của: Kế toán, Hiệu trưởng, nhân viên hành chính, người được giao mua nước uống cho học sinh.
Trong hộp 4 có hồ sơ đoàn, hồ sơ đội, hồ sơ Hội Khuyến học, hồ sơ tổ văn phòng để chung nhau vv. 
- Danh mục mã hóa MC của trường THCS Hoằng Thắng, huyện Hoằng Hóa (có văn bản kèm theo): 
Trong hộp 1 có hồ sơ của: Hiệu trưởng, Bí thư chi bộ, Chủ tịch công đoàn, Bí thư chi đoàn, Tổng phụ trách đội, Chi hội trưởng chi hội khuyến học, Tổ trưởng chuyên môn để chung nhau. 
Trong hộp 3 có hồ sơ của các thành phần sau: Hiệu trưởng, nhân viên văn phòng, Bí thư chi bộ.
Trong hộp 5 có hồ sơ của: Bí thưc chi đoàn, Tổng phụ trách đội, Chủ tịch Hội chữ thập đỏ vv
- Danh mục mã hóa MC của trường THCS Đông Hoàng, huyện Đông Sơn (có văn bản kèm theo): 
Trong hộp 1 có hồ sơ của: Hiệu trưởng, Bí thư chi bộ, Chủ tịch công đoàn Bí thư chi đoàn, Hôi chữ thập đỏ, Hội cha mẹ học sinh, tổ chuyên môn, Giáo viên chủ nhiệm, nhân viên văn phòng.
Trong hộp 2 có hồ sơ của các thành phần: Nhân viên văn thư, Hiệu trưởng, Thư ký hội đồng, Tổng phụ trách đội, Cán bộ phụ trách trường học thân thiện, học sinh tích cực, Phó Hiệu trưởng, Kế toán, cán bộ phụ trách công tác phòng cháy, chữa cháy.
Trong hộp 3 có hồ sơ của: Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, cán bộ phụ trách phổ cập giáo dục.
Chúng ta dễ dàng thấy rằng: trong các bảng danh mục minh chứng của các trường THCS trong tỉnh đã được đánh giá ngoài từ thời điểm tháng 5 năm 2016 trở về trước, tình trạng này là phổ biến.
	 2.3. Đề xuất giải pháp áp dụng sáng tạo Công văn số 8987/BGDĐT-KTKĐCLGD ngày 28/12/2012 về việc hướng dẫn tự đánh giá và đánh giá ngoài cơ sở giáo dục phổ thông, cơ sở giáo dục thường xuyên: Mã hóa và sắp xếp gắn với vị trí việc làm.
Theo Công văn số 7987/BGDĐT-KTKĐCLGD của Bộ GD&ĐT thì: Trong công thức [Hn-a-bc-de] các thành phần được quy định như sau:
"+ H: Hộp (cặp) đựng MC;
+ n: Số thứ tự của hộp (cặp) đựng MC được đánh số từ 1 đến hết;
+ a: Số thứ tự của tiêu chuẩn;
+ bc: Số thứ tự của tiêu chí (từ Tiêu chí 1 đến 9, chữ b là số 0);
+ de: Số thứ tự của MC theo từng tiêu chí (MC thứ nhất viết 01, thứ 15 viết 15);"
Các thành phần a, bc, de, ta thực hiện bình thường theo hướng dẫn; Riêng chỉ số n ta cũng chọn đúng theo quy định trên: "n: Số thứ tự của hộp (cặp) đựng MC được đánh số từ 1 đến hết" sao cho:
- Nếu trong cùng một tổ chuyên môn, tổ văn phòng, hội đồng trường (sau đây gọi chung là bộ phận), tất cả các loại hồ sơ do cùng một người sử dụng thì sắp xếp vào một hoặc một số hộp.
- Trong một bộ phận, các hồ sơ do nhiều người bảo quản và sử dụng khác nhau thì sắp xếp sao cho mỗi người giữ một hoặc một số hộp hồ sơ, các hồ sơ trong hộp của một người chính là hồ sơ người đó quản lý và sử dụng trong công tác.
Ví dụ: Trong tổ văn phòng có sổ điểm tất cả các lớp trong trường xếp theo năm học, mỗi năm một tập thì tập sổ điểm xếp theo năm học này chính là một hộp. Học bạ của học sinh xếp theo lớp, mỗi lớp một tập thì tập học bạ của mỗi lớp là một hộp vv
- Các hồ sơ xếp trong hộp theo thứ tự của hồ sơ trong bảng danh mục mã minh chứng.
Sau khi mã hóa MC thỏa mãn đồng thời 3 nội dung trên đây, các MC được sắp xếp vào một hoặc nhiều hộp do chính người sử dụng hàng ngày bảo quản, sắp xếp và trình đoàn đánh giá ngoài mỗi khi đến chu kỳ kiểm định. Lúc này bảng danh mục mã MC trong báo cáo tự đánh giá trở thành bảng phân công thu thập, xử lý và sử dụng MC cho từng cá nhân, bộ phận một cách cụ thể nhất, khoa học nhất.
Việc sắp xếp MC gắn với vị trí việc làm có các ưu, nhược điểm như sau:
Ưu điểm:
Việc sắp xếp hồ sơ gắn với quá trình sử dụng và gắn với các cá nhân sử dụng hồ sơ đảm bảo được các yêu cầu như: Dễ tìm kiếm, dễ bảo quản, phục vụ tốt cho mọi vị trí công tác trong trường, đảm bảo được tính bảo mật của thông tin, đảm bảo được vai trò quản lý của lãnh đạo trường.
Hồ sơ do các cá nhân, bộ phận bảo quản sử dụng không phải để chung với hồ sơ của người khác, đảm bảo tính độc lập của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận công tác.
Gắn được trách nhiệm cho cá nhân, nâng cao trách nhiệm của cá nhân trong việc bảo quản, sử dụng hồ sơ sau khi hồ sơ được mã hóa. Các cá nhân, bộ phận có nhiều thời gian để kiểm đếm, bổ sung, chỉnh sửa, do đó tính an toàn của hồ sơ được đảm bảo hơn, chất lượng hồ sơ được nâng lên trong quá trình công tác.
Mỗi cá nhân, bộ phận giữ trọn vẹn một vài hộp hồ sơ. Trong quá trình công tác của các cá nhân, bộ phận, các hộp MC được tự nhiên hình thành. Đến chu kỳ kiểm định chất lượng, Hội đồng tự đánh giá chỉ cần quy định mã hóa, không tốn công thu thập, sắp xếp.
Hộp hồ sơ được duy trì trong suốt quá trình công tác của các cá nhân, bộ phận. Chính các hộp này giúp cho các cá nhân, bộ phận công tác thuận lợi hơn và tạo ra cho họ yêu cầu về việc sắp xếp hồ sơ khoa học hơn, bảo quản tốt hơn, quan tâm đến chất lượng của hồ sơ hơn.
Trong quá trình quản lý, các cấp quản lý kiểm tra công việc và hồ sơ của các cá nhân, bộ phận cũng chính là kiểm tra, củng cố các hộp minh chứng. Việc này được thực hiện thường xuyên trong kế hoạch công tác của trường, hơn hẳn việc chỉ đến chu kỳ kiểm định mới sắp xếp.
Tránh được tình trạng dùng chung hộp, dẫn đến lộn sộn, mất mát, hư hỏng hồ sơ. Các thông tin, số liệu của trường có thể bị lọt ra ngoài, ảnh hưởng đến nhà trường. 
Trong trường hợp có thay đổi về nhân sự trong một bộ phận nào đó thì việc bàn giao hồ sơ là rất thuận tiện vì đã có danh mục mã minh chứng của các hồ sơ do người đó bảo quản, sử dụng.
Việc sắp xếp này không vi phạm các công văn hướng dẫn của Bộ, của Sở giáo dục và Đào tạo.
Nhược điểm: 
Về hình thức thì khi sắp xếp hồ sơ theo vị trí việc làm thì một hộp (cặp) hồ sơ chứa nhiều MC của nhiều tiêu chí khác nhau chứ không chứa MC của một số tiêu chí nằm liền kề nhau. Trong phần mô tả hiện trạng của báo cáo thì H1 có thể xuất hiện sau H2, H3 vv .
Do đã có mã minh chứng làm đường dẫn (theo quy định tại Công văn 8987/ BGDĐT-KTKĐCLGD của Bộ GD&ĐT nên cách sắp xếp này không gây khó khăn trong việc tìm kiếm minh chứng.
Sau đây, ta xem xét 2 trích đoạn báo cáo tự đánh giá của trường THCS Hoằng Thắng có cùng nội dung, cùng một hệ thống minh chứng nhưng được mã hóa và sắp xếp vào hộp theo 2 cách khác nhau, để thấy rằng cách sắp xếp minh chứng gắn với vị trí việc làm không những vẫn thực hiện đúng yêu cầu của Công văn số 7987/BGDĐT-KTKĐCLGD của Bộ GD&ĐT mà còn rất thuận tiện trong việc tra cứu danh mục, tìm minh chứng ở các hộp trong quá trình đánh giá ngoài và mang lại nhiều lợi ích vượt trội trong quản lý, nâng cao chất lượng các hoạt động ở trường THCS (Có 2 văn bản kèm theo).
Chúng ta dễ dàng thay đổi chỉ số n trong công thức [Hn-a-bc-de] ở bất cứ một bảng mã minh chứng của một báo cáo bất kỳ để có được bảng mã minh chứng mà các hộp minh chứng gắn với vị trí việc làm và sẽ thấy rằng cách làm này đơn giản mà mang lại hiệu quả lớn.
	2.4. Hiệu quả
	Thông qua bảng so sánh sau đây và kết quả lấy ý kiến của các thành viên hội đồng tự đánh giá ở các trường, ta thấy hiệu quả nổi bật của cách sắp xếp MC gắn với vị trí việc làm và nơi lưu trữ.
	Bảng so sánh:
Cách sắp xếp MC không gắn với vị trí việc làm và nơi lưu trữ
Cách sắp xếp MC được đề xuất gắn với vị trí việc làm và nơi lưu trữ
- Sắp xếp hộp MC theo thứ tự tiêu chuẩn, tiêu chí. Hồ sơ của các cá nhân, bộ phận khác nhau được xếp chung vào một hộp.
- Người bảo quản hộp chỉ là một trong những người sử dụng hoặc có thể không phải một trong những người sử dụng hồ sơ trong hộp mà là một người khác.
- Hồ sơ xếp chung để bảo quản, sử dụng không phát huy được trách nhiệm cá nhân trong quá trình công tác, mặt khác lại có nhiều người lục tìm để sử dụng, dẫn đến tình trạng lộn xộn, mất mát, rò rỉ thông tin, 
- Mỗi khi có thay đổi vị trí công tác, hoặc do yêu cầu công việc, việc bàn giao hồ sơ tốn nhiều công sức.
- Khi chưa có lệnh của Lãnh đạo trường, thì cá nhân, bộ phận này có thể xem tài liệu, biết thông tin, số liệu do bộ phận khác phụ trách, làm mất vai trò quản lý của Lãnh đạo trường.
- Tạo khe hở về quản lý trong việc bảo quản hồ sơ cũng như về thông tin của đơn vị.
- Gây khó khăn trong bảo quản và sử dụng, gây lãng phí về thời gian, công sức để tìm kiếm, bất tiện trong công việc đối với tất cả các đối tượng, bộ phận trong trường. 
- Các hộp hồ sơ gồm nhiều hồ sơ hỗn tạp của nhiều cá nhân bộ phận khác nhau, chỉ được duy trì khi có đoàn đánh giá ngoài, sau đó chính quá trình sử dụng của các cá nhân, bộ phận khác nhau sẽ dễ dẫn đến sự lộn xộn, phá vỡ thứ tự trong các hộp đã sắp xếp. Việc duy trì hộp không thực hiện được, do đó công tác quản lý theo hộp không thực hiện được trong suốt quá trình công tác.
- Nhiều người đều biết hồ sơ, thông tin, số liệu của nhau khi chưa qua sự kiểm soát của cán bộ quản lý trường đôi khi gây sự lộn xộn, mất đoàn kết trong nhà trường. 
- Về hình thức, ta thấy việc sắp xếp MC theo thứ tự tiêu chuẩn, tiêu chí có vẽ là khoa học nhưng về nội dung thì lại phá vỡ sự sắp xếp hồ sơ hàng ngày của các cá nhân, bộ phận. Rõ ràng đây là sự sắp xếp thiếu khoa học.
- Theo quy định tại Công văn 7987/BGDĐT-KTKĐCLGD của Bộ GD&ĐT thì “n là Số thứ tự của hộp (cặp) đựng MC được đánh số từ 1 đến hết” thì các sắp xếp này đúng quy định.
- Sắp xếp MC gắn với vị trí việc làm. Hồ sơ của cá nhân bộ phận nào thì nằm trong hộp do người đó bảo quản. Mỗi cá nhân, bộ phận chủ động đề xuất số lượng hộp MC của mình.
- Người bảo quản hộp luôn luôn là người sử dụng, bảo quản các hồ sơ trong hộp.
- Hồ sơ của cá nhân, bộ phận nào do họ bảo quản và sử dụng phát huy được trách nhiệm cá nhân trong quá trình công tác, hồ sơ được an toàn, sắp xếp khoa học, không bị rò rỉ thông tin,
- Mỗi khi có thay đổi vị trí công tác, hoặc do yêu cầu công việc, việc bàn giao hồ sơ rất thuận tiện.
- Chỉ khi có lệnh của Lãnh đạo trường, thì cá nhân, bộ phận này mới được xem tài liệu, biết thông tin, số liệu do bộ phận khác phụ trách, đảm bảo vai trò quản lý của Lãnh đạo trường. 
- Rất an toàn, khoa học trong việc bảo quản hồ sơ cũng như về thông tin của đơn vị.
- Rất thuận tiện trong bảo quản và sử dụng, tránh lãng phí thời gian, công sức trong việc tìm kiếm, thuận tiện trong công việc đối với mọi cá nhân, bộ phận trong trường.
- Các hộp hồ sơ là những hộp hồ sơ đơn thuần của một cá nhân, bộ phận, được duy trì trong suốt quá trình công tác, khi có đoàn đánh giá ngoài về trường cũng như khi không có đoàn đánh giá ngoài.
- Chỉ cá nhân, bộ phận được giao nhiệm vụ mới biết hồ sơ, thông tin, số liệu của bộ phận mình phụ trách, rất an toàn và đảm bảo sự ổn định trong nhà trường.
- Về hình thức, nhìn vào bảng danh mục MC trong báo cáo, ta thấy có vẽ như thiếu khoa học nhưng về nội dung, trong thực tế, việc tra cứu danh mục MC, tìm kiếm MC rất dễ thực hiện, trật tự sắp xếp MC được bảo đảm và có tác dụng hỗ trợ cho mọi cá nhân, bộ phận trong trường trong suốt quá trình công tác. Đây là cách sắp xếp khoa học.
- Theo quy định tại Công văn 7987/BGDĐT-KTKĐCLGD của Bộ GD&ĐT thì “n là Số thứ tự của hộp (cặp) đựng MC được đánh số từ 1 đến hết” thì các sắp xếp này đúng quy định.
	Kết quả lấy ý kiến:
Với câu hỏi: Trong 2 phương án sắp xếp minh chứng (trong KĐCLGD) trên đây, đồng chí ch