Sáng kiến kinh nghiệm Ứng dụng phương pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng

PHÒNG GD&ĐT KRÔNG ANA
TRƯỜNG TH TRƯNG VƯƠNG
Tên đề tài: 
ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S TRONG
 CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
 Lĩnh vực: Hành chính – Văn phòng
 Người thực hiện: Võ Thị Đan My
 Đơn vị: Trường TH Trưng Vương
Bình Hòa, tháng 02 năm 2019
Phần thứ nhất: MỞ ĐẦU
	I. ĐẶT VẤN ĐỀ
5S là một phương pháp quản lý nhằm mục đích cải tiến môi trường làm việc, một chương trình hoạt động thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở một đơn vị hành chính. 5S là một phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng lại rất hiệu quả trong thực tế.
Từ văn phòng, nhà kho cho đến thư viện hoặc lớp học. Nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ. Không có hoạt động 5S thì không thể bàn đến việc quản lý và cải tiến. 5S ngăn chặn sự xuống cấp của trường học, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm hồ sơ, chứng từ cũng như tránh sự nhầm lẫn. Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót. 
Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thực hành 5S đã được áp dụng tại Nhật bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng. 5S tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi và giúp cho tổ chức, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. 
Với mục đích tạo môi trường làm việc an toàn, sạch đẹp, hiệu quả và khoa học; trường TH Trưng Vương áp dụng 5S như một phương pháp cải tiến môi trường làm việc hiệu quả cho toàn trường nói chung và khối văn phòng nói riêng. Xuất phát từ những nhu cầu cấp thiết đó áp dụng phương pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng ra đời
II. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
- 5S giúp tạo ra một môi trường làm việc thuận tiện, thoải mái cho mọi vị trí;
- 5S giúp giảm thiểu/loại bỏ các lãng phí tại các công đoạn công việc trong một quá trình như rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ các lỗi chủ quan của con người,   
- Với một môi trường làm việc thông thoáng và khoa học, 5S giúp nâng cao an toàn và phòng ngừa các rủi ro một cách chủ động;
- Ý thức làm việc vì lợi ích tập thể được nhận thức rõ và nâng cao; tăng cường tính đoàn kết, gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên;
- Khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến của các cán bộ công nhân viên chức thông qua 5S;
- Tạo dựng, củng cố và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của nhà trường tới cộng đồng.	
Phần thứ 2 : GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
I. CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM:
1. Khái niệm 5S
5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn 
1.1. Sàng lọc (SERI): 
Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho những trường hợp dự phòng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào những dụng cụ, thiết bị và vật liệu cần thiết giữ lại. 
1.2. Sắp xếp (SEITON):
Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng. Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một cách rõ ràng, đễ mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian. 
1.3. Sạch sẽ (SEISO):
Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc. Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ và thích hợp.
Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người trong tổ chức, và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện. 
1.4. Săn sóc (SEIKETSU):
Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết. Xác lập một hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc. Tạo môi trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ.
1.5. Sẵn sàng(SHITSUKE): 
Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc.
Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc. Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyết chích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt. Kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơn vị.
 Hình 1: Mô hình 5S
1. Nguyên nhân thực hiện 5S
Việc bố trí các tài liệu, hồ sơ giấy tờ chưa logic, hầu như giữ lại tất cả mọi thứ cần thiết và không cần thiết. Kết quả là có trong tay cả kho những thứ không sử dụng được.Tại sao không sử dụng được?
* Thứ nhất là không ngăn nắp: Vì quá nhiều vật dụng cất giữ lộn xộn, không biết mình đang có cái gì, khi cần tìm không biết đâu mà tìm, và vẫn phải đi mua dù đang có sẵn. Như vậy, vừa tốn phí bảo quản, vừa không có tác dụng.
* Thứ hai là không chọn lọc, chuẩn bị: Giữ lại cả thứ sử dụng được và không sử dụng được, thứ sử dụng được thì không sẵn sàng sử dụng, cất giữ lộn xộn làm mất thời gian tìm kiếm.
– Môi trường làm việc bề bộn, không vệ sinh tạo thành thói quen, không ai quan tâm, chỉ làm khi có đoàn kiểm tra.
Chính vì vậy, áp dụng 5S là thiết yếu trong văn phòng đặc biệt phòng Văn thư – Kế toán
2. Lợi ích của 5S trong nhà trường
5S là quá trình liên tục, lâu dài nên không thể nói là “thực hiện xong” nhưng qua quá trình thực hiện sẽ thu được một số kết quả như sau: 
- 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi qui mô trường học. 
- Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.
- Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc. 
- Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp.
- Tăng cường phát huy sáng kiến.
- Nâng cao ý thức kỹ luật trong cơ quan. 
- Những vật dụng thừa được loại bỏ. 
- Cán bộ nhân viên có ý thức khi thực hiện công việc.
 	- Tạo được vệ sinh, ngăn nắp tại nơi làm việc, tiết kiệm thời gian trước kia phải tìm kiếm, chất lượng công việc tăng.
3. Các bước áp dụng
Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng
Bước 2: Phát động chương trình
Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh
Bước 4: Bắt đầu Seri (sàng lọc)
Bước 5: Thực hiện Seri (sàng lọc), Seiton (sắp xếp) và Seiso (sẵn sàng) hàng ngày
Bước 6: Đánh giá định kì
II. THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ
1. Thuận lợi:
Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo. Ban giám hiệu trường TH Trưng Vương tạo điều kiện thuận lợi và hỗ trợ tận tình cho tổ văn phòng khi thực hiện ứng dụng 5S trong công tác hành chính văn phòng. Hơn nữa, với những khái niệm dễ hiểu và tính tự giác của mọi người khi thực hiện 5S trong hành chính – văn phòng rất cao là điều kiện thuận lợi khi áp dụng.
2. Khó khăn:
Việc ứng dụng 5S trong văn phòng bắt nguồn ở Nhật Bản và diễn ra khá phổ biến trong các cơ quan, trường học hay các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tuy nhiên lại chưa phổ biến ở Việt Nam đặc biệt các tỉnh Tây Nguyên. Chính vì vậy để áp dụng hiệu quả cần thời gian dài để đào tạo, nghiên cứu và thực hiện
III. CÁC GIẢI PHÁP ĐÃ TIẾN HÀNH ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
Quy định sắp xếp
STT
Nội dung
Cách thức sắp xếp
Ghi chú
1
Sơ đồ vị trí khu vực làm việc của nhân viên, sếp, khu vực lối đi chung
Lập sơ đồ phân bổ vị trí làm việc cho các thành viên trong tổ. Phân bổ vị trí của một số nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác đào tạo
2
Qui định sắp xếp dữ liệu trên máy tính
Qui định loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ cá nhân và loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ chung
Sắp xếp theo dạng cây thư mục, tên các folder thể hiện được nội dung bên trong.
3
Qui định sắp xếp hồ sơ tài liệu : đang giải quyết, chưa giải quyết, đã giải quyết, lưu trữ
àn làm việc cá nhân phải sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng.Vật dụng sử dụng hàng ngày trên bàn làm việc  phải để đúng nơi qui định sau mỗi chiều tan ca.
1.Đang giải quyết:
Sắp xếp thứ tự dựa theo tính chất quan trọng của công việc hoặc thời gian
Có dán nhãn trên hồ sơ “Đang giái quyết”
Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm.
2. Chưa qiải quyết:
Sắp xếp trình tự  dựa theo tính chất quan trọng của công việc hoặc thời gian
Có dán nhãn trên hồ sơ “Chưa giái quyết”
Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm.
3. Đã giải quyết:
Lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo thứ tự thời gian.
4
Qui định sắp xếp hồ sơ tài liệu : lưu trữ dài hạn, băng dĩa, hình ảnh dự liệu và tài liệu tham khảo
Phân loại rõ ràng dễ nhận biết: theo từng lĩnh vực cụ thể: Lĩnh vực tài chính, hồ sơ cán bộ giáo viên, hồ sơ học sinh, hồ sơ Đảng và Đoàn.
– Sử dụng chung một dạng biểu mẫu dán ngoài hồ sơ được thiết kế
– Sắp xếp rõ ràng theo đúng tên tài liệu ,hồ sơ, có dán nhãn nhận biết bên ngoài và mục lục bên trong từng File để dễ tìm
– Các loại dự liệu, tài liệu tham khảo được sắp xếp và  phân loại rõ ràng theo từng đơn vị.
5
Qui định sắp xếp lưu giữ và sử dụng VPP
Các loại văn phòng phẩm sử dụng trên bàn làm việc phải: cần thiết cho công việc, để ngăn nắp, thận tiện, dễ lấy
6
Lưu hồ sơ, giấy tờ
Qui định thời gian lưu: theo S1
Vị trí lưu: phân bổ 1 số tủ lưu trữ theo từng nhóm chức năng
Sơ đồ lưu trữ/Dán nhãn nhận biết: Theo một dạng biểu mẫu của phòng( theo nhóm, theo màu )
IV. TÍNH MỚI CỦA GIẢI PHÁP
- Đây là phương pháp khá hiệu quả tại các trường học mà trên địa phương chưa trường học nào áp dụng 
- Ứng dụng 5S là một trong những phương pháp quản lý chất lượng hiệu quả đối với công việc hành chính văn phòng, đặc biệt lưu trữ thông tin, chứng từ Kế toán quan trọng tại phòng Văn thư – Kế toán tại trường TH Trưng Vương có thể
- Trong tương lai nếu áp dụng đạt được hiệu quả nhất định sẽ phát triển thực hiện trong lớp học, phòng thư viện và các phòng chức năng khác trong trường học
V. HIỆU QUẢ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
- Qua quá trình ứng dụng phương pháp 5S tại phòng Văn thư – Kế toán từ thực tế hiện nay trường TH Trưng Vương đang sử dụng và có sự phản hồi rất tốt, hiệu quả. Đáp ứng được tất cả các yếu tố cần thiết trong công tác hành chính văn phòng.
- Việc theo dõi, cập nhật các công văn đến, công văn đi kịp thời. Hoàn thành báo cáo kịp tiến độ với phòng ban lãnh đạo yêu cầu.
- Xây dựng được môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, tiết kiệm thời gian tìm kiế, xử lý chứng từ. Tính chuyên nghiệp trong văn phòng ngày càng cao và hiệu quả chất lượng công việc tăng.
- Bản thân tôi vừa là người thiết lặp kế hoạch và thực hiện áp dụng phương pháp trong 1 năm qua cảm thấy ứng dụng 5S đã đem lại cho tôi một cách làm việc chuyên nghiêp, giải quyết công việc một cách kịp thời và hiệu quả, giảm được thời gian, công sức rất nhiều. Ước tính của bản thân tôi khi áp dụng phương pháp này giúp kế toán giảm được ½ khối lượng thời gian tìm kiếm, xử lý chứng từ đang làm tại đơn vị.
Phần thứ 3: KẾT LUẬN
I. KẾT LUẬN CHUNG
	Có thể nói phương pháp 5S là phương pháp hiệu quả trong công tác văn phòng. Nó thể hiện tác phong nhanh nhẹn, sự chuyên nghiệp và môi trường làm việc ngăn nắp, tăng cường phát huy sáng kiến. Xong để áp dụng một cách hiệu quả thì thực hiệp 5S cần học hỏi tìm hiểu thêm vì phương pháp này hiện tại chưa phổ biến tại huyện nhà.
II. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 
	Việc áp dụng 5S trong công tác văn phòng đạt được những hiệu quả rõ rệt và tính thiết yếu cao. Chính vì vậy việc áp dụng rộng rãi và ứng dụng trong các lớp học cũng như các phòng chức năng trong nhà trường là thật sự cần thiết. 
Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu văn tắt của đề tài Ứng dụng 5S trong công tác hành chính văn phòng. Rất mong được sự quan tâm, góp ý của các cấp lãnh đạo để đề tài được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn !
 Người viết đề tài
 Võ Thị Đan My
NHẬN XÉT CỦA HỘI ĐỒNG THẨM ĐỊNH 
...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
 CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG
DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Sách tham khảo:
1. Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế
NXB Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh, tác giả: Lưu Thanh Tâm, xuất bản năm 2003
2. Giáo trình quản lý chất lượng trong tổ chức NXB giáo dục trường đại học kinh tế quốc dân, tác giả GS.TS Nguyễn Đình Phan, xuất bản năm 2002
3. Quản lý chất lượng đồng JOHNS.OAKLAND Nhà xuất bản thống kê ĐH kinh tế quốc dân, xuất bản năm 1994
Một số trang web thông dụng:
	.	
	.