Sáng kiến kinh nghiệm Biện pháp quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí tại đơn vị

 PHÒNG GDĐT THOẠI SƠN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
TRƯỜNG THCS  Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
 Thoại Sơn, ngày.. tháng.. năm 2018
BÁO CÁO 
Kết quả thực hiện sáng kiến
 I - Sơ lược lý lịch tác giả: 
- Họ và tên: .. Nam, nữ: ..
- Ngày tháng năm sinh: .
- Nơi thường trú: 	..
- Đơn vị công tác: .
- Chức vụ hiện nay: .. 
- Lĩnh vực công tác: . 
II. Sơ lược đặc điểm tình hình đơn vị:
Thuận lợi:
+ Từ khi có Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 4 năm 2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với sự nghiệp công lập thì dần dần đơn vị Trường Định Mỹ đã thực hiện tốt về công tác chi tiêu tài chính của đơn vị mình, đảm bảo chi trả lương kịp thời và các hoạt động trong nhà trường. Điều này cũng nhằm giúp cho tập thể cán bộ, giáo viên, công nhân viên của trường yên tâm với nghề.
+ Hàng năm ngoài việc chi trả lương và chi các hoạt động trong nhà trường, đơn vị còn kết dư được số tiền từ ngân sách Nhà nước hoặc nguồn thu khác có thể mua sắm thêm tài sản phục vụ cho văn phòng và phục vụ chuyên môn. Tu sửa thêm cho trường một số hạng mục, ...
Khó khăn:
+ Như những năm trước đây chưa giao dự toán ngân sách và chưa giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm cho đơn vị thì đơn vị gặp rất nhiều khó khăn như không chủ động được tiền lương và các khoản hoạt động phí ảnh hưởng đến việc thu-chi tài chính của đơn vị. 
+ Đơn vị Trường THCS Định Mỹ thuộc vùng nông thôn nên mức thu học phí cũng không cao, đa số gia đình học sinh thuộc diện hộ nghèo, hộ cận nghèo và gia đình có hoàn cảnh khó khăn.
Từ những thuận lợi và khó khăn trên đã rút ra được những kinh nghiệm trong việc quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí tại đơn vị.
Tên sáng kiến: “ Biện pháp quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí tại đơn vị”
 Lĩnh vực: Kế toán tài chính.
III - Mục đích yêu cầu của đề tài, sáng kiến: 	
Thực trạng ban đầu trước khi áp dụng sáng kiến
Chúng ta đã biết tài chính là một phần không thể thiếu đối với mỗi cá nhân, mỗi gia đình và toàn xã hội. Đặc biệt, trong một đơn vị muốn tồn tại và phát triển được thì không thể không cần đến tài chính. Chính vì thế, để quản lý được nguồn tài chính của đơn vị thì cần phải có bộ phận phụ trách về tài chính đó là kế toán. Vì công tác kế toán phản ánh hoạt động tài chính của mỗi đơn vị, góp phần tồn tại và phát triển ở đơn vị đó. Ở các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng vậy, công tác kế toán cũng vô cùng quan trọng vì đặc trưng cơ bản của đơn vị hành chính sự nghiệp là được trang trải các khoản chi phí hoạt động và thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao hằng năm chủ yếu bằng nguồn kinh phí từ ngân sách Nhà nước cấp.
Kế toán là một công cụ không thể thiếu trong sự phát triển kinh tế xã hội ngày nay, bởi nó gắn liền với hoạt động quản lý của nhà trường. Công việc kế toán đòi hỏi sự chi tiết, rõ ràng và có độ chính xác cao. Do đó cần phải có sự thay đổi về mọi mặt để có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý ngày càng cao, phù hợp với sự phát triển của nước ta hiện nay.
Trải qua nhiều năm đổi mới, nền kinh tế của nước ta đã có nhiều khơi sắc, cơ chế quản lý tài chính với sự thay đổi sâu sắc đã có tác động lớn đến hoạt động trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các đơn vị hành chính sự nghiệp được giao quyền tự chủ trong hạch toán kinh phí khoán. Muốn thực hiện điều đó, các đơn vị cần phải có cơ chế quản lý một cách khoa học, hợp lý, thực hiện tổng hòa nhiều biện pháp.
Nhưng thực tế cho thấy, trong những năm qua một số các đơn vị hành chính sự nghiệp, đặc biệt là các trường học trong huyện sử dụng kinh phí một cách lỏng lẻo, chưa có kế hoạch, chưa có giải pháp tốt trong việc quản lý và sử dụng nguồn tài chính tại đơn vị mình, dẫn đến tình trạng bị thiếu hụt kinh phí vào cuối năm, không trang trải được các khoản nợ dẫn đến tình trạng phải chuyển nợ tồn đọng từ năm này sang năm kia không thể giải quyết dứt điểm.
Sự cần thiết phải áp dụng sáng kiến.
Chính vì thế, để giúp các đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí được ngân sách Nhà nước cấp, giúp các cơ quan Nhà nước kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành chế độ chi tiêu, ngăn chặn sự tham nhũng, lãng phí trong chi tiêu, đảm bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm kinh phí, thì một trong những giải pháp cần thực hiện là phải: “Biện pháp quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí tại đơn vị” sao cho phù hợp với tình hình thực tế.
Quản lý tài chính của đơn vị là quản lý quá trình tồn tại và phát triển của đơn vị đó, bởi thế người phụ trách công tác kế toán của đơn vị phải đặt ra cho mình một mục tiêu: làm sao để quản lý tốt được nguồn tài chính mà mình là người trực tiếp đảm nhận. Vì tài chính là một phần rất đắc lực tại đơn vị, nó phục vụ cho việc quản lý của ban giám hiệu, việc giảng dạy của giáo viên. 
- Hiệu trưởng có quản lý tốt được đơn vị mình, cơ sở vật chất trong đơn vị có được khang trang hay không, một phần cũng là do công tác quản lý và sử dụng nguồn kinh phí trong đơn vị có tốt hay không. Nếu kế toán quản lý tốt việc sử dụng và cân đối được nguồn kinh phí thì đơn vị sẽ đủ kinh phí để trang trải các hoạt động. Ngoài ra, còn góp phần vào việc duy tu, sửa chữa và nâng cấp cơ sở vật chất ngày một hoàn thiện, khang trang hơn. 
- Đối với đội ngũ giáo viên thì được cấp phát kịp thời tiền lương, các khoản phụ cấp và các chế độ được hưởng theo quy định hiện hành của Nhà nước. Bên cạnh đó, cuối năm còn được trang bị thêm đồ dùng dạy học để có đủ dụng cụ đáp ứng tốt cho nhu cầu dạy, học của giáo viên và học sinh. 
 Qua 16 năm phụ trách công tác kế toán tại đơn vị, bản thân rút ra được một số kinh nghiệm sau: Để công tác tài chính ở trường học được thực hiện tốt, có chất lượng hơn thì bản thân người làm công tác kế toán phải am hiểu cách quản lý và sử dụng kinh phí sao cho có hiệu quả nhất, không bị thiếu hụt kinh phí vào cuối năm, nên việc nâng cao hiệu quả hoạt động công tác tài chính cũng rất quan trọng trong đơn vị nói riêng và ở trường tiểu học nói chung.
 Qua các nội dung phân tích trên, bản thân mạnh dạng chia sẻ đề tài: “Biện pháp quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí tại đơn vị” nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và sử dụng nguồn kinh phí ở trường học. Đề tài tôi nghiên cứu thực tiễn trong năm 2015, năm 2016, năm 2017, đang thực hiện trong năm 2018 và tiếp tục làm nền tảng cho những năm tiếp theo. Trong trường học tài chính là một phần rất quan trọng, nó là đòn bẩy thúc đẩy mọi hoạt động của nhà trường. Vì thế để nhà trường tồn tại và phát triển, ngoài việc Ban giám hiệu quản lý tốt công tác chuyên môn của giáo viên, người giáo viên luôn phấn đấu rèn luyện kỹ năng của mình để giáo dục học sinh ngày càng hoàn thiện hơn về nhân cách, lối sống và trí tuệ, thì đòi hỏi việc quản lý và sử dụng tài chính trong đơn vị phải có chất lượng và hiệu quả qua từng năm, như thế mới thúc đẩy được sự phát triển của nhà trường, vì tất cả mọi hoạt động trong đơn vị đều phải cần đến tài chính. Từ nhận thức trên tôi mạnh dạn chọn đề tài sáng kiến áp dụng thành công cho năm 2015, năm 2016, năm 2017, đã thực hiện trong năm 2018 và sẽ tiếp tục thực hiện trong năm 2019 .
Trường Trung học cơ sở tôi công tác là đơn vị sự nghiệp thụ hưởng ngân sách Nhà nước, đồng thời kế toán cũng là một công cụ đắc lực trong việc hạch toán và quản lý chi tiêu tài chính của nhà trường. Hiện nay trường được cấp trên giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về quản lý tài chính nên “Biện pháp quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn kinh phí tại đơn vị” là một việc làm rất cần thiết.
Nội dung sáng kiến:
3.1. Tiến trình thực hiện:
 Quản lý nguồn kinh phí tại đơn vị trường học chính là quản lý công tác hoạt động tài chính của nhà trường. Quản lý tài chính là quá trình đặt ra cho đơn vị gồm bốn nhân tố then chốt: Mục tiêu hoạt động tài chính, nội dung hoạt động tài chính, phương pháp hoạt động tài chính và kết quả hoạt động tài chính, các nhân tố này tương tác thống nhất với nhau trong quá trình thực hiện công tác tài chính của đơn vị.
 - Mục tiêu hoạt động tài chính ở trường học là nhằm giúp nhà trường tồn tại và phát triển, đồng thời là nhân tố gián tiếp giúp hoạt động giáo dục của nhà trường phát triển phù hợp với tình hình thực tế hiện nay.
 - Nội dung hoạt động tài chính là vạch ra trình tự tổ chức, điều phối sao cho các hoạt động tài chính của nhà trường được thực hiện một cách đầy đủ đúng với mục tiêu hoạt động tài chính đề ra.
 - Phương pháp hoạt động tài chính là sự tổ chức điều phối sao cho phương pháp hỗ trợ chặt chẽ với các nội dung cùng hướng tới việc thực hiện mục tiêu tài chính.
 - Quản lý quá trình hoạt động tài chính, chính là quản lý hoạt động của người làm công tác kế toán trong đơn vị. Thế nên, để hoạt động của người làm công tác kế toán được thực hiện tốt, ngoài chuyên môn nghiệp vụ sẵn có thì việc tham mưu với Hiệu trưởng trong quá trình thực hiện cũng rất quan trọng. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kế toán, thì việc thực hiện công tác tài chính của kế toán và hoạt động quản lý tài chính của Hiệu trường là hai hoạt động diễn ra song song với nhau, hỗ trợ lẫn nhau. Trong đó hoạt động thực hiện công tác tài chính của kế toán giữ vai trò chủ đạo - là người tổ chức các hoạt động tài chính của nhà trường. Công tác hoạt động tài chính ở trường học có được thuận lợi hay không ngoài việc có người phụ trách công tác kế toán giỏi thì một phần cần phải có sự quan tâm, kiểm tra đánh giá kết quả của Hiệu trưởng - Chủ tài khoản là người trực tiếp chỉ đạo công tác tài chính trong nhà trường. Ngoài ra, việc đóng góp ý kiến của tập thể giáo viên cũng không kém phần quan trọng. 
	- Thực hiện công tác tài chính không chỉ tham mưu với hiệu trưởng về việc sử dụng kinh phí như thế nào. Bên cạnh đó, việc tham mưu với Phó Hiệu trưởng – người phụ trách công tác chuyên môn của nhà trường trong việc sắp xêp thời khóa biểu cũng rất cần thiết, nhằm hạn chế đến mức thấp nhất việc thừa giờ buổi của giáo viên trong năm học và đảm bảo tiền giờ buổi trong năm không vượt so với các năm trước. 
 Thực tế cho thấy, trong việc thực hiện công tác quản lý và sử dụng nguồn tài chính của đơn vị, bản thân tôi luôn thể hiện tinh thần trách nhiệm cao, cố gắng phấn đấu học hỏi kinh nghiệm của Kế toán trưởng cấp trên - Người làm công tác kế toán của Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Thoại Sơn. Đồng thời cũng học hỏi công tác chuyên môn lẫn nhau giữa kế toán các trường bạn, năng nỗ tích cực, nhiệt tình tham gia vào hoạt động học tập bồi dưỡng nâng cao hoạt động chuyên môn để thực hiện tốt hơn công tác kế toán tại đơn vị mình. Bên cạnh đó, Hiệu trưởng cũng nhận thức rõ về vấn đề này nên đã thường xuyên theo dõi quá trình sử dụng kinh phí hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng qua các báo cáo tuần, báo cáo tháng nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn kinh phí tại đơn vị.
	Trong công tác quản lý và sử dụng tài chính của đơn vị, ngoài việc được sự quan tâm của Ban giám hiệu nhà trường. Bên cạnh đó, cũng gặp một số khó khăn trong quá trình thực hiện công tác chi tiêu, thanh toán các khoản chi cho đối tượng thụ hưởng. Bởi công tác kế toán là công việc đặc thù tại mỗi đơn vị, đòi hỏi mọi khoản chi đều phải chi tiết rõ ràng, công khai, minh bạch, những nội dung cập nhật trên chứng từ phải chi tiết và thật chính xác. Tập thể nhà trường đa số là giáo viên, không am hiểu được hết nội dung chuyên môn về kế toán nên đôi lúc cũng gặp những phiền hà trong việc thanh toán các khoản chi tiêu trong đơn vị.
Từ những vấn đề trên đặt ra cho người làm công tác tài chính là phải tìm ra biện pháp, nhằm đáp ứng việc nâng cao chất lượng quản lý và sử dụng tài chính của nhà trường sao cho có hiệu quả nhất.
3.2 Thời gian thực hiện, biện pháp tổ chức 
 Để công tác hoạt động tài chính có hiệu quả, tôi phải phấn đấu, tìm ra nhiều phương án sắp xếp công việc của mình một cách khoa học nhất, có nội dung rõ ràng. Qua đó, để việc thu - chi tài chính trong đơn vị được thuận tiện hơn, tôi đã thực hiện bằng những biện pháp sau:
* Đối với nguồn Kinh phí Ngân sách Nhà nước cấp được tổ chức thực hiện như sau:
- Đầu năm dương lịch, khi nhận được quyết định giao dự toán của Phòng Giáo dục và Đào tạo Thoại Sơn, tôi tiến hành phân bổ kinh phí trong một năm như: Tiền lương, các khoản phải nộp theo lương và hoạt động phí (phân bổ chi tiết từng mục), để tham mưu kịp thời cho lãnh đạo, nhằm đảm bảo việc thu - chi trong năm tài chính.
- Khoảng 15 ngày sau khi nhận được quyết định giao dự toán, tôi lập bảng công khai dự toán thu – chi trong năm theo biểu số 02 Thông tư 21/2005/TT-BTC ngày 22/3/2005 của Bộ Tài Chính, hướng dẫn thực hiện qui chế công khai tài chính đối với các đơn vị dự toán ngân sách và các tổ chức được Ngân sách Nhà nước hỗ trợ, sau đó niêm yết tại văn phòng trường. Đồng thời cũng công khai trong hội nghị công nhân viên chức đầu năm học. Thời gian niêm yết 90 ngày kể từ ngày công khai dự toán để tập thể nhà trường nắm được số kinh phí trong năm đơn vị được cấp là bao nhiêu. 
- Bên cạnh đó việc tham mưu với hiệu trưởng trong việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ cũng không kém phần quan trọng, vì mọi hoạt động chi tiêu trong đơn vị đều phải được thực hiện thống nhất trong tập thể nhà trường. Nên việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ đòi hỏi nội dung phải chi tiết, rõ ràng, dễ hiểu, dễ làm phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị, nhưng đảm bảo phải đúng với Luật ngân sách và các quy định của ngành cũng như Pháp luật của Nhà nước đã đề ra.
- Sau đó, nhà trường sẽ tiến hành phiên họp thông qua quy chế chi tiêu nội bộ đến toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên. Qua đó, lấy ý kiến đóng góp của tập thể để sửa đổi, bổ sung cho quy chế chi tiêu nội bộ được hoàn thiện hơn, cụ thể hơn, sát với thực tế của đơn vị công tác. Từ đó nhằm đảm bảo cho việc chi tiêu kinh phí được thuận lợi, nhưng phải trên tinh thần tiết kiệm, công khai, minh bạch. Và đặc biệt là phải phù hợp với số kinh phí đã được Phòng Giáo dục và Đào tạo cấp trong một năm. 
- Vào đầu tháng kế toán lập kế hoạch thu - chi trong tháng, dựa trên quy chế chi tiêu nội bộ, trước hết tính tiền lương, các khoản phải nộp theo lương và chi hoạt động phí của đơn vị mình trong tháng đó. Số kinh phí đơn vị đã nhận về để chi trong tháng đều phản ánh kịp thời vào phần mềm kế toán, nhằm tạo điều kiện thuận tiện trong việc theo dõi và cân đối nguồn kinh phí của mình qua từng ngày, từng tháng. 
- Các khoản chi tiêu trong đơn vị kế toán đều phải tham mưu với Hiệu trưởng thực hiện các khoản chi theo quy chế chi tiêu nội bộ và đúng tinh thần công văn hướng dẫn, đồng thời cân đối lại kinh phí xem có đủ để chi trong năm tài chính không.
- Về việc thanh toán chứng từ chi cho các đối tượng thụ hưởng được thực hiện theo trình tự sau: 
+ Vào ngày 25 hàng tháng kế toán tập hợp chứng từ trình thủ trưởng đơn vị, khi có phát sinh chi thì nhiệm vụ kế toán phải tham mưu với lãnh đạo chi đúng, chi đủ và phải có trong quy chế chi tiêu nội bộ. 
+ Trong quá trình thanh toán chứng từ, nếu thấy những chứng từ nào chưa đầy đủ thông tin hoặc không hợp lệ thì sẽ đề nghị đối tượng thanh toán bổ sung thông tin và cung cấp lại các hóa đơn phù hợp như các trường hợp sau: 
Hóa đơn mua hàng hóa trên 200.000đ là bảng kê mua hàng, không có hóa đơn tài chính,
Các hóa đơn không ghi số tiền bằng chữ, nội dung ghi không được rõ ràng,
Hóa đơn ghi gộp chung một nội dung như: photo hoặc mua văn phòng phẩm không có bảng kê chi tiết kèm theo, 
Các phong trào, hội thi của các bộ phận phụ trách tổ chức không có kế hoạch, không dự trù kinh phí cụ thể,
Thanh toán tiền đi học các lớp đào tạo bồi dưỡng do cấp trên triệu tập, không có công văn triệu tập, không có lịch học kèm theo. 
+ Sau khi hoàn tất việc kiểm tra chứng từ, kế toán tiến hành cập nhật phiếu chi kịp thời trong phần mềm kế toán tránh những sai sót trong quá trình thực hiện. Sau đó trình phiếu chi qua Hiệu trưởng ký duyệt và đưa cho thủ quỹ để chi tiền cho các đối tượng thụ hưởng. 
- Ngoài ra, cuối tháng tôi lập bảng công khai quỹ trong đơn vị bằng cách niêm yết tại văn phòng, để qua đó giáo viên nắm được các khoản thu – chi kinh phí trong đơn vị như thế nào. Nếu có những vấn đề gì không rõ thì ban giám hiệu nhà trường và kế toán sẽ giải thích cụ thể để không có sự thắc mắc về sau. Đồng thời, sẽ công khai trong phiên họp cơ quan cuối tháng, thông qua các khoản chi tiêu trong đơn vị, qua đó kế toán cũng phổ biến với tập thể cán bộ giáo viên một số vấn đề về thanh toán chứng từ: mua hàng hóa trên 200.000đ thì giáo viên cần phải lấy hóa đơn tài chính, thanh toán các khoản chi phong trào giáo viên cần phải gởi kế hoạch và có dự trù kinh phí rõ ràng, kèm theo các chứng từ mua hàng hóa và các danh sách chi tiền cho đối tượng thụ hưởng. Về các khoản chi đi học hoặc đi công tác từ 02 ngày trở lên giáo viên phải gởi công văn triệu tập, đi học phải có lịch học kèm theo giấy đi đường có đóng dấu xác nhận của nơi đến.
- Sau khi thực hiện các khoản thu – chi tại đơn vị và hoàn thành việc thanh toán chứng từ với kho bạc, tôi tiến hành sắp xếp chứng từ theo thứ tự thời gian và đóng thành quyển nhằm không bị thất lạc và bị hỏng chứng từ. Tạo điều kiện thuận tiện trong việc lưu trữ chứng từ khi kết thúc mỗi niên độ kế toán, đảm bảo đúng với quy định của Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29 tháng 12 năm 2000 của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán.
- Song song việc tham mưu với Hiệu trưởng – Người chủ tài khoản của đơn vị, thì việc tham mưu với Phó Hiệu trưởng – Người phụ trách công tác chuyên môn trong việc sắp xếp thời khóa biểu của trường cũng rất cần thiết: 
+ Vào đầu năm học, tuần lễ trước của tuần thực học Phó Hiệu trưởng sẽ sắp xếp thời khóa biểu của từng khối và các giáo viên dạy môn chuyên. 
+ Thực hiện theo thông tư 28/2009/TT-BGDĐT ngày 21 tháng 10 năm 2009 ban hành Quy định về chế độ làm việc đối với giáo viên phổ thông. Kế toán sẽ tham mưu với Phó Hiệu trưởng về định mức số tiết dạy của Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, tổng phụ trách đội, giáo viên và việc giảm định mức của các cán bộ cốt cán. Vì đơn vị là trường trung học cơ sở loại hai nên được áp dụng như sau: 
Định mức tiết dạy của Hiệu trưởng là: 2 tiết/ tuần = 70 tiết/ năm học
Định mức tiết dạy của Phó Hiệu trưởng: 4 tiết/ tuần = 140 tiết/năm học
Định mức tiết dạy của Tổng phụ trách đội: 1/3 định mức tiết dạy ≈ 6,5 tiết/ tuần = 227,5 tiết/năm học 
Định mức tiết dạy của giáo viên là : 19 tiết/tuần
Việc giảm định mức của các cán bộ cốt cán được thực hiện như sau: 
 	Giáo viên chủ nhiệm: được giảm 4 tiết/ tuần	
 	Giáo viên kiêm CTCĐCS được giảm : 3 tiết/ tuần
 	Giáo viên làm tổ trưởng được giảm: 3 tiết/ tuần
 	Giáo viên làm trưởng ban thanh tra nhân dân được giảm: 2 tiết/ tuần
 	Giáo viên nữ có con nhỏ dưới 12 tháng tuổi được giảm: 3 tiết/ tuần
 Từ định mức tiết dạy và số tiết được giảm định mức như thế, Phó hiệu trưởng sẽ sắp xếp thời khóa biểu sao cho thật xác thực, hợp lý để hạn chế việc giáo viên dạy thừa tiết nhiều và một số giáo viên thì dạy thiếu tiết. 
Đối với giáo viên làm chủ nhiệm lớp thì dạy 15 tiết/ tuần, giáo viên vừa làm chủ nhiệm lớp, vừa làm Tổ trưởng hoặc làm chủ tịch công đoàn thì chỉ dạy 12 tiết/ tuần.
Nếu tình hình thực tế tại đơn vị không thể sắp xếp số tiết dạy của giáo viên đủ định mức dẫn đến tình trạng có một số giáo viên dạy thừa tiết, còn giáo viên còn lại dạy thiếu tiết thì việc thừa giờ buổi của đơn vị mới được sự chấp nhận của Phòng giáo dục.
Chính vì thế, đầu mỗi tháng sau, kế toán tiến hành lập bảng xác nhận số giờ chênh lệch so với định mức của tháng trước để xem số giờ dạy chênh lệch giữa định mức và số tiết dạy của mỗi giáo viên thừa, thiếu như thế nào. Được thể hiện qua bảng minh họa như sau:
Đồng thời, kế toán cập nhật số tiết dạy hàng tháng vào bảng tổng hợp số tiết dạy với bảng minh họa sau: 
Việc cập nhật vào bảng thanh toán trên nhằm mục đích: 
+ Nắm được số tiết dạy trong tháng của Ban giám hiệu và tổng phụ trách đội được bao nhiêu.
+ Nắm được số tiết dạy thừa thiếu của giáo viên là bao nhiêu.
 + Sau đó, tôi sẽ ước tính số tuần thực dạy của các tháng còn lại trong năm học và qui ra định mức tiết dạy của Ban giám hiệu và tổng phụ trách đội. Qua đó, nắm được số tiết của Ban gi