SKKN Sử dụng Google drive trong công tác Báo cáo, thu thập thông tin và số liệu tại trường THPT Võ Thành Trinh

Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm 
Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 1 
1. Phần mở đầu 
1.1. Lý do chọn đề tài 
Sự xuất hiện và phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin (CNTT) và truyền 
thông đã, đang và sẽ là nhân tố thúc đẩy sự phát triển của thế giới. Có thể nói, CNTT và 
truyền thông đã tác động tích cực tới hầu hết các ngành nghề trong xã hội, trong đó có 
lĩnh vực giáo dục, nơi tính hiệu quả của việc ứng dụng CNTT cả trong dạy học và trong 
quản lý đều đã được chứng minh. 
Từ phía Bộ Giáo dục và Đào tạo (Bộ GD&ĐT), những năm gần đây đã có các đề 
án, dự án nhằm nâng cao năng lực giáo viên và cán bộ quản lý giáo dục cũng như tăng 
tính hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong nhà trường. Ở Hướng dẫn thực hiện nhiệm 
vụ năm học hàng năm, đẩy mạnh ứng dụng CNTT luôn được nhấn mạnh. Cụ thể theo 
Hướng dẫn số 4323/BGDĐT-GDTH ban hành ngày 25-08-2015 về nhiệm vụ năm học 
2015 – 2016 của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo xác định trong phần nhiệm vụ chung có đề cập 
đến: “Đổi mới mạnh mẽ công tác quản lý, phát triển đội ngũ giáo viên và cán bộ quản lý 
giáo dục; đề cao trách nhiệm, khuyến khích sự sáng tạo của giáo viên và cán bộ quản lý 
giáo dục. Đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT trong dạy học và quản lý”. Do đó, trước hết 
mỗi cán bộ quản lý (CBQL) trường học cần nhận thức được vai trò của CNTT trong công 
tác quản lý giáo dục và chủ động tích cực ứng dụng CNTT để nâng cao hiệu suất quản lý. 
Trong các năm qua việc ứng dụng CNTT trong quản lý đa phần tập trung vào tài 
chánh bằng phần mềm MISA, thư viện bằng phần mềm VEMIS, điểm số có phần mềm 
S-MAS của Viettel, thông tin giáo viên bằng phần mềm PMIS, bảo hiểm xã hội cũng có 
phần mềm riêng, ... Bên cạnh đó, việc ứng dụng các tiện ích từ các phần mềm Google 
apps, Mindmanager, Excel,  chưa nhiều, đặc biệt là công cụ Google drive với tiện ích 
Google sheets, Google documents, Google forms,  rất cần thiết cho công tác báo cáo, 
thu thập thông tin, số liệu, khi muốn tổng hợp số nhanh và hiệu quả cao. Đối với 
CBQL thì việc báo cáo, thu thập thông tin, số liệu,  là một việc làm thường xuyên, tốn 
nhiều công sức và thời gian, lại diễn ra từ năm này sang năm khác. Vấn đề đặt ra là làm 
sao có thể tập hợp được tất cả các báo cáo của các tổ chuyên môn, các bộ phận, các 
thông tin (ý kiến), các số liệu, để cho ra một báo cáo chung một cách tự động, ít tốn 
Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm 
Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 2 
thời gian, công sức của CBQL. Nhận thấy được điều đó, bằng kinh nghiệm sử dụng 
Google drive và qua quá trình tìm hiểu các tài liệu, tôi lựa chọn giải pháp là: “Sử dụng 
Google drive trong công tác báo cáo, thu thập thông tin và số liệu tại trường THPT 
Võ Thành Trinh” 
1.2. Mục đích nghiên cứu 
Nghiên cứu này có mục đích tạo được các biểu mẫu báo cáo, mẫu đăng kí để thu 
thập được báo cáo, số liệu một cách tự động, giảm thời gian và công sức viết báo cáo, tập 
hợp thông tin, số liệu,... của CBQL. 
1.3. Nhiệm vụ nghiên cứu 
Để giải quyết vấn đề đặt ra trong phần lý do chọn đề tài, tôi xác định các nhiệm vụ 
nghiên cứu sau: 
- Nghiên cứu các biểu mẫu báo cáo của các bộ phận, cách tập hợp báo cáo của các 
bộ phận. 
- Nghiên cứu tài liệu hướng dẫn trên mạng internet, tìm hiểu các phương pháp, 
cách thức tạo mẫu trong Google drive, thiết lập một hướng dẫn tạo mẫu online để tiến 
hành thực nghiệm đề tài. Từ đó đánh giá kết quả, đưa ra kết luận và kiến nghị. 
1.4. Đối tượng và khách thể nghiên cứu 
- Đối tượng nghiên cứu: 
 Các biểu mẫu báo cáo, thông tin, số liệu cần thu thập thông tin. 
 Các tiện ích trong công cụ Google drive. 
 Cách tạo biểu mẫu online từ các tiện ích của Google drive: Google sheets, 
Google documents, Google forms, ... 
- Khách thể nghiên cứu: 
 Cách thức tập hợp báo cáo, thu thập thông tin, số liệu. 
 Thuận lợi của việc báo cáo online. 
Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm 
Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 3 
1.5. Phạm vi nghiên cứu 
Việc tập hợp báo cáo, thu thập thông tin và số liệu online thông qua Google drive 
đối với CBQL ở trường THPT Võ Thành Trinh. 
1.6. Phương pháp nghiên cứu 
- Nghiên cứu lý thuyết: Thu thập các biểu mẫu, cách tạo biểu mẫu trong Google 
Drive và tính năng, tác dụng của biểu mẫu. 
 - Nghiên cứu thực nghiệm: Triển khai, hướng dẫn sử dụng thông qua các lần họp 
cốt cán. Mở rộng sử dụng Google drive đối với tất các bộ phận trong nhà trường để đánh 
giá tác dụng của việc báo cáo online thông qua Google drive. 
 - Rút ra kết luận và khuyến nghị. 
1.7. Cấu trúc của sáng kiến kinh nghiệm (SKKN) 
- Phần mở đầu 
- Phần nội dung 
 Phân tích tình hình thực tế của trường THPT Võ Thành Trinh. 
 Thực trạng của vấn đề nghiên cứu. 
 Giải pháp giải quyết vấn đề nghiên cứu. 
 Thực nghiệm. 
 Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm. 
- Kết luận và kiến nghị. 
- Phụ lục. 
- Tài liệu tham khảo. 
Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm 
Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 4 
2. Phần nội dung 
2.1. Phân tích tình hình thực tế trong cách thức báo cáo, thu thập thông tin, số 
liệu tại trường THPT Võ Thành Trinh – Chợ Mới – An Giang 
2.1.1. Khái quát về trường THPT Võ Thành Trinh – Chợ Mới – An Giang 
Trường THPT Võ Thành Trinh được đổi tên từ trường THPT Hòa Bình theo quyết 
định số: 1497/QĐ-UBND ngày 03 tháng 8 năm 2015. Trường được thành lập từ năm 
2001, được tách ra từ trường cấp 2, 3 Hòa Bình. Trường còn khá non trẻ, ra đời tròn 15 
năm nhưng quy mô trường lớp tăng khá nhanh, ban đầu chỉ có 4 lớp với hơn 150 học 
sinh, đến nay được 28 lớp với hơn 900 học sinh. Điều đáng phấn khởi là năm học 2012-
2013, trường được đầu tư xây dựng mới khang trang với kinh phí hơn 50 tỉ đồng trên diện 
tích hơn 10 ha. 
Hiện tại trường tọa lạc tại ấp An Thuận, xã Hòa Bình, huyện Chợ Mới, tỉnh An 
Giang, cổng trường nằm ở phía Đông giáp tỉnh lộ 91, cách bến phà An Hòa khoảng 100m. 
Trường có địa bàn tuyển sinh rộng, gồm 4 xã Hòa Bình, Hòa An, An Thạnh Trung và Hội 
An nên nhiều học sinh đi học đoạn đường khá xa, có em nhà cách trường 15 km. Các em 
đa phần là con nông dân, lao động chân tay nên điều kiện kinh tế khó khăn đã ảnh hưởng 
không nhỏ đến việc thực hiện các chỉ tiêu phấn đấu của nhà trường về duy trì sĩ số và chất 
lượng giáo dục ổn định. 
* Tình hình đội ngũ: 
Hiện nay, trường có 75 cán bộ, giáo viên, nhân viên, đảm bảo đủ số vị trí việc làm, 
trong đó 4 cán bộ quản lý đều được học lớp cán bộ quản lý trường học, 100% giáo viên 
đạt trình độ đại học trở lên trong đó có 8 thạc sĩ, 2 đang học cao học chiếm 15,1% tổng số 
giáo viên. Đa số giáo viên là trẻ, nhiệt tình, có ý chí cầu tiến, luôn phấn đấu đạt những 
thành tích tốt cho nhà trường. Tuy nhiên, do trẻ nên nhiều giáo viên còn thiếu kinh 
nghiệm trong công tác giáo dục học sinh. 
Trường có 01 tổ hành chính và 10 tổ chuyên môn đó là Toán, Lý - CN, Hóa, Sinh - 
CN, Ngữ Văn, Sử - Địa, Ngoại Ngữ, Tin học, Thể dục - QPAN, GDCD - HN. Các Tổ 
Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm 
Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 5 
trưởng có năng lực chuyên môn khá tốt và có khả năng tổ chức các hoạt động chuyên 
môn của nhà trường. 
* Cơ sở vật chất: 
Do trường mới được xây dựng nên cơ sở vật chất được đầu tư khá tốt, khối phòng 
học có 21 phòng, khu hiệu bộ gồm 12 phòng chức năng và khu thực hành thí nghiệm gồm 
02 phòng máy tính có kết nối internet, 01 phòng tiếng Anh, 03 phòng thí nghiệm thực 
hành, 7 phòng bộ môn cùng nhiều thiết bị CNTT khác đảm bảo cơ bản cho hoạt động 
dạy và học tại đơn vị. 
2.1.2. Thực trạng công tác báo cáo, thu thập thông tin, số liệu tại trường 
THPT Võ Thành Trinh 
* Những thuận lợi: 
- Tất cả các giáo viên đều đã quen và thành thao trong việc sử dụng Gmail. Đồng 
thời trường có lắp đặt hệ thông Wifi để giáo viên có thể truy cập bất cứ lúc nào khi cần 
thiết, bên cạnh đó Ban lãnh đạo tư vấn cho giáo viên lắp đặt internet tại nhà theo gói cước 
ưu đãi của giáo viên để thuận lợi trong công tác báo cáo, giảng dạy, tự nghiên cứu  
- Thông tin của cơ quan đều được chuyến đến Gmail của cán bộ, giáo viên, công 
nhân viên nhà trường. 
- Tất cả báo cáo của của các bộ phận đều được gởi qua mail theo thời hạn đã được 
định sẵn. 
* Những tồn tại: 
- Một số giáo viên cập nhật thông tin chưa kịp thời, do không kiểm tra Gmail 
thường xuyên. 
- Việc cúp điện, đứt cáp quang dẫn đến việc gởi Gmail cũng như kiểm tra Gmail cá 
nhân gặp trở ngại. 
- Việc tập hợp các báo cáo mất nhiều công sức mặc dù đã ứng dụng CNTT (gởi báo 
cáo qua Gmail), thường xuyên bị động về thời gian. Cụ thể: 
 Về công tác chuyên môn: Việc phải tập hợp tất cả các báo cáo của các Tổ 
Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm 
Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 6 
trưởng chuyên môn để viết thành một báo cáo chung của bộ phận chuyên 
môn rất tốn thời gian, đôi khi sẽ bị động về thời gian nếu tất cả các tổ đều 
báo cáo vào ngày cuối cùng theo hạn định thì Phó Hiệu trưởng chuyên môn 
sẽ rất vất vả trong việc tập hợp số liệu để cho ra một báo cáo chung. 
 Về công tác ngoài giờ: Việc phải tập hợp tất cả các báo cáo của các giáo 
viên chủ nhiệm để viết thành một báo cáo chung của bộ phận ngoài giờ rất 
tốn thời gian, đôi khi sẽ bị động về thời gian nếu tất cả các giáo viên chủ 
nhiệm đều báo cáo vào ngày cuối cùng theo hạn định thì Phó Hiệu trưởng 
ngoài giờ sẽ rất vất vả trong việc tập hợp số liệu để cho ra một báo cáo 
chung. 
 Về cơ sở vật chất: Việc phải tập hợp các số liệu giáo viên đã sử dụng các 
thiết bị giảng dạy từ cán bộ chuyên trách thiệt bị, cán bộ phòng bộ môn rất 
vất vả, chưa kể đến các số liệu đôi khi không trùng khớp giữa số liệu của 
giáo viên sử dụng và của cán bộ phụ trách. 
 Về đăng kí sử dụng thiết bị: Mỗi tuần phát cho giáo viên một mẫu để cho 
giáo viên đăng kí, sau đó giáo viên gởi lại cho bộ phận thiết bị để bộ phận 
thiết bị sắp xếp, giáo viên gởi chậm có đôi khi không mượn được, thậm chí 
quay lại hờn trách, nghi ngờ là không biết có thực sự chậm hay là ưu tiên 
cho giáo viên khác, gây ra những hiểu nhầm không đáng có. 
 Về công tác báo cáo gởi Sở: Đôi khi do tính chất công việc nên có những 
báo cáo gởi Sở “rất khẩn” và phải cần đến sự hỗ trợ của Google drive thì 
mới có thể đỡ vất vả cho người làm báo cáo, đặc biệt là đối với các báo cáo 
liên quan đến số liệu. 
2.1.3. Những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức trong cách thức báo 
cáo, thu thập thông tin, số liệu tại trường THPT Võ Thành Trinh 
2.1.3.1. Điểm mạnh: 
- 100% giáo viên đạt trình độ đại học trở lên trong đó có 8 thạc sĩ và 2 đang học cao 
học, chiếm 15,1% tổng số giáo viên, đa số giáo viên là trẻ. 
Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm 
Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 7 
- 100% giáo viên đều có chứng chỉ “A” tin học. 
- Từ năm 2007, Hiệu trưởng đã chỉ đạo cho Tổ Tin học tạo địa chỉ Gmail cho tất cả 
các giáo viên của trường theo quy ước sau: 
STT Họ và tên giáo viên Địa chỉ Gmail 
1 Trần Nguyễn Khái Hưng trannguyenkhaihunghb.angiang@gmail.com 
2 Đặng Thị Vớn dangthivonhb.angiang@gmail.com 
3 Trần Mộc Cẩn tranmoccanhb.angiang@gmail.com 
4 Phùng Danh Sâm phungdanhsamhb.angiang@gmail.com 
- Đối với giáo viên mới về trường cũng đều được cấp Gmail theo quy ước chung để 
tiện cho việc thông tin liên lạc giữa Ban lãnh đạo, giáo viên và học sinh. 
- Lãnh đạo nhà trường đều được trang bị những kiến thức cần thiết và hữu ích từ lớp 
bồi dưỡng CBQL trường trung học. 
- Lãnh đạo nhà trường luôn có sự đoàn kết, trong công tác quản lý thường có sự 
phân công công việc rõ ràng, thường xuyên trao đổi bàn bạc, hoạch định các kế hoạch, 
công việc của nhà trường, phối hợp chặt chẽ với các ban ngành đoàn thể, làm tốt các công 
tác tuyên truyền, vận động giáo viên nâng cao nhận thức trong việc ứng dụng CNTT vào 
công tác của bản thân. 
- Cán bộ quản lý nhà trường luôn nhiệt tình, tâm huyết với trường, luôn cố gắng đổi 
mới công tác quản lý. 
2.1.3.2. Điểm yếu: 
- Một số giáo viên còn chậm trễ trong công tác báo cáo. 
- Đa số giáo viên chưa có kết nối internet. 
- Chưa biết được các tiện ích Google sheets, Google documents, Google forms trong 
công cụ Google drive hỗ trợ rất tốt trong công tác báo cáo, thu thập thông tin, số liệu. 
2.1.3.3. Thời cơ: 
- Nhà trường luôn nhận được sự quan tâm của Đảng ủy, chính quyền địa phương, 
các ban ngành đoàn thể, đặc biệt được sự chỉ đạo thường xuyên của Ngành và lãnh đạo 
Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm 
Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 8 
huyện. Trường đang được đầu tư để xây dựng lên trường chuẩn Quốc gia. 
- Nghị quyết số 29-NQ/TW ngày 4/11/2013 Hội nghị Trung ương 8 khóa XI về đổi 
mới căn bản, toàn diện giáo dục và đào tạo có đề cập đến đổi mới công tác quản lý. 
2.1.3.4. Thách thức: 
Chất lượng đội ngũ cán bộ quản lý, giáo viên, công nhân viên phải đáp ứng được yêu 
cầu đổi mới giáo dục. 
2.2. Giải pháp và Thực nghiệm 
2.2.1. Giải pháp: Hướng dẫn cách tạo mẫu với Google drive 
Trong Google drive hiện nay có tích hợp một ứng dụng cho phép tạo mẫu online 
được các công ty, đơn vị kinh doanh thường dùng để khảo sát khách hàng hoặc đối tác, 
tạo phiếu hỏi khi cần điều tra một số thông tin liên quan. Để tạo mẫu online chúng ta có 
thể tham khảo các tài liệu hướng dẫn trên mạng internet tại rất nhiều địa chỉ, ví dụ: Tạo 
phiếu khảo sát trực tuyến với Google Docs tại địa chỉ: 
https://sites.google.com/site/vitinhquocbaoltt/ngoai-khoa-tin-hoc/tao-phieu-khao-sat-truc-
tuyen-voi-google-docs 
Nhìn chung để tạo mẫu trong Google Drive chúng ta thực hiện theo các bước cơ 
bản sau đây theo tài liệu tham khảo “Hướng dẫn sử dụng Google drive tạo mẫu Forms 
đăng ký – forms bán hàng cơ bản” tại địa chỉ: 
 https://phamngocluong.wordpress.com/2014/06/03/huong-dan-su-dung-google-drive-tao-
mau-forms-dang-ky-forms-ban-hang-co-ban/ 
Bước 1: Truy cập Gmail. Chọn ứng dụng Drive trên góc trái màn 
hình. 
Bước 2. Tạo Forms 
Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm 
Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 9 
Click vào Drive, Chọn “Tạo mới”, chọn “Google biểu mẫu” (lưu ý ai dùng ngôn ngữ 
tiếng Anh thì nhấn “Create” rồi chọn “Forms”). Cửa sổ hiện ra như hình ảnh sau: 
Bước 3: Tạo nội dung cho Forms 
Các dạng câu hỏi có thể tạo trong Forms bao gồm: 
1. Văn bản: Loại câu hỏi này thì mục trả lời sẽ là 1 câu, 1 đoạn. Loại này sử dụng khi 
bạn muốn đặt 1 câu hỏi mở cho khách hàng (học sinh), không có đáp án cụ thể. 
Ví dụ: Nguyện vọng của bạn khi tham gia khóa học là gì? 
2. Văn bản của đoạn văn: Tương tự như văn bản nhưng phần trả lời được mở rộng hơn. 
3. Nhiều lựa chọn: Loại này thì phần đáp án sẽ có nhiều lựa chọn, học sinh chỉ được 
chọn 1 trong các đáp án mình đưa ra (có thể thêm đáp án khác) 
Ví dụ: Bạn chọn học vào ca nào? 
O Sáng 
O Chiều 
O Tối 
Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm 
Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 10 
4. Hộp kiểm: Tương tự như “Nhiều lựa chọn” nhưng học sinh sẽ được chọn nhiều hơn 1 
đáp án (cũng có thể thêm đáp án khác) 
5. Chọn từ danh sách: Tương tự như “Nhiều lựa chọn”, nhưng học sinh chỉ được chọn 
các đáp án có sẵn mình đưa ra, không được đưa ra đáp án khác 
6. Thang tỉ lệ: Tạo ra thang đo tỉ lệ. Ví dụ: Theo bạn học tiếng anh có quan trọng không? 
7. Lưới: Tạo ra nhiều lựa chọn theo cả hàng và cột, phù hợp cho việc khảo sát. 
Đưa ra lựa chọn về thời gian, phù hợp việc tạo câu hỏi về ngày sinh của học sinh hoặc lựa 
chọn thời gian. 
8. Ngày: Tạo ra lựa chọn về ngày tháng trong mẫu khảo sát. 
9. Thời gian: Tạo lựa chọn về thời gian cụ thể: Giờ - Phút – Giây. 
 Như vậy thay vì tạo một phiếu hỏi hỏi ý kiến của học sinh trên Word hoặc Exel, 
chúng ta có thể sử dụng ứng dụng tạo mẫu để tạo một phiếu hỏi. Tùy theo mục đích có thể 
sử dụng một hoặc một vài kiểu câu hỏi trong 9 dạng câu hỏi nói trên. Trong đề tài này tôi 
sử dụng phiếu hỏi với câu hỏi nhiều lựa chọn (dạng 2). 
2.2.2. Thực nghiệm 
2.2.2.1. Tạo mẫu thực nghiệm 
- Từ năm học 2014 – 2015 trở về trước, các giáo viên, tổ trưởng, các phòng bộ môn 
đều báo cáo qua Gmail. Sau đó cán bộ quản lí sẽ tải về và tập hợp lại để cho ra một báo 
cáo chung. Việc làm này sẽ tốn nhiều thời gian, công sức và đã trở nên phổ biến không 
riêng gì trường Võ Thành Trinh mà hầu hết các trường trên địa bàn tỉnh An Giang đều 
như thế. 
- Từ đầu năm học 2015 – 2016 đến nay, tôi đã mạnh dạn ứng dụng bộ công cụ của 
Google drive: Google sheets, Google documents, Google forms để tạo ra các biểu mẫu 
mà cán bộ quản lí muốn đạt được, sau đó chia sẻ đến giáo viên, tổ trưởng, các phòng bộ 
môn, để tập hợp thông tin, số liệu, ... và tôi thấy được hiệu quả rất cao từ sự hỗ trợ của 
công cụ này. Đặc biệt là các biểu mẫu đã tạo ra thì có thể sử dụng tiếp tục cho các năm 
tiếp theo và mãi mãi. Tùy vào tính chất của công việc mà CBQL có thể tạo mẫu bằng 
Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm 
Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 11 
Google sheets, Google documents, Google forms để thu thập thông tin, số liệu cần làm 
báo cáo, hay theo dõi tiến độ hoàn thành công việc của các bộ phận do mình phụ trách. 
Chẳng hạn như đối với việc dạy bù của giáo viên: Trước đây, khi giáo viên dạy bù đều 
phải liên hệ trực tiếp với Phó Hiệu trưởng chuyên môn (PHT CM) để đăng kí lịch dạy. 
Việc làm gây không ít khó khăn, bất cập, phí thời gian cho giáo viên dạy bù kể cả PHT 
CM. Nhờ công cụ Google forms của Google drive đã giúp cho giáo viên và PHT CM 
giải quyết được vấn đề khó khăn, bất cập này, khi mà việc đăng kí của giáo viên và kiểm 
tra của PHT CM đều diễn ra online thông qua biểu mẫu được tạo từ Google forms. Để 
tạo biểu mẫu này ta có thể thực hiện theo các bước: 
Bước 1: Vào Google drive, chọn Google biểu mẫu (Google forms) 
Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm 
Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 12 
Bước 2: Đặt tên cho biểu mẫu 
Bước 3: Đặt tên cho câu hỏi, chọn loại câu trả lời dạng mô tả ngắn 
Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm 
Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 13 
Bước 4: Minh họa cho câu trả lời ngắn 
Bước 5: Thêm câu hỏi và thao tác tương tự các bước trên để hoàn chỉnh các 
câu hỏi muốn đặt ra 
Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm 
Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 14 
Bước 6: Xem lại biểu mẫu trước khi gởi 
Bước 7: Gửi đến Gmail của tất cả giáo viên toàn trường 
Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm 
Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 15 
2.2.2.2. Sử dụng mẫu đã lập để thực nghiệm 
 Sau khi đã tạo được mẫu, tiến hành gởi mail cho tất cả giáo viên của toàn trường. 
Khi đó tất cả giáo viên của toàn trường sẽ được nhận một biểu mẫu, và chỉ cần 
điền thông tin vào nếu có đăng kí dạy bù. 
Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm 
Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 16 
Kết quả đăng kí dạy bù từ biểu mẫu: 
Một số biểu mẫu minh họa đã áp dụng tại trường THPT Võ Thành Trinh: 
STT 
TÊN BIỂU 
MẪU 
CÔNG CỤ SỬ DỤNG 
CỦA GOOGLE DRIVE 
MỤC TIÊU CẦN 
ĐẠT 
HÌNH 
MINH HỌA 
(PHỤ LỤC) 
1 THÔNG TIN 
CÁ NHÂN 
NĂM HỌC 
GOOGLE SHEETS Giúp cán bộ quản lí 
và tất cả giáo viên 
nắm được thông tin 
lẫn nhau để tiện cho 
việc liên lạc khi cần 
thiết. 
Hình 1. 
2 TỔNG HỢP 
BÁO CÁO 
THÁNG CỦA 
BỘ PHẬN 
CHUYÊN 
GOOGLE SHEETS Giúp cho Phó Hiệu 
trưởng chuyên môn 
tiết kiệm thời gian 
trong việc tổng hợp 
thành báo cáo chung 
Hình 2. 
Trường THPT Võ Thành Trinh Sáng kiến kinh nghiệm 
Trần Nguyễn Khái Hưng Trang 17 
STT 
TÊN BIỂU 
MẪU 
CÔNG CỤ SỬ DỤNG 
CỦA GOOGLE DRIVE 
MỤC TIÊU CẦN 
ĐẠT 
HÌNH 
MINH HỌA 
(PHỤ LỤC) 
MÔN để báo cáo cho Hiệu 
trưởng. 
3 TỔNG HỢP 
BÁO CÁO 
THÁNG CỦA 
BỘ PHẬN 
NGOÀI GIỜ 
GOOGLE SHEETS Giúp cho Phó Hiệu 
trưởng ngoài giờ tiết 
kiệm thời gian trong 
việc tổng hợp thành 
báo cáo chung để 
báo cáo cho Hiệu 
trưởng. 
Hình 3. 
4 ĐĂNG KÍ 
DẠY ỨNG 
DỤNG CNTT 
THEO TUẦN 
GOOGLE FORMS - Giúp bộ phận thiết 
bị nhanh chóng xếp 
lịch và giáo viên biết 
được là có mượn 
được thiết bị để dạy 
hay không. 
- Thống kê được 
giáo viên ở tổ nào 
mượn đồ dùng dạy 
học nhiều nhất, lớp 
nào được giáo viên 
dạy ứng dụng CNTT 
nhiều nhất 
Hình 4. 
4 ĐĂNG KÍ 
DẠY BÙ 
GOOGLE FORMS - G