SKKN Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại trường THPT Lê Hoàn

I. Mở đầu:
	Văn thư – Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính thông qua các văn bản- tài liệu. Làm tốt công tác công văn giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
	Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hoà vào xu thế đó, những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính.
	Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác
	Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là một mắt xích không thể thiếu được trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ cần được xem xét từ những yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có tính dự báo cao, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý, tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định.
	Công việc của người làm công tác Văn thư – Lưu trữ trông bên ngoài tưởng chừng như đơn giản là “ Đánh máy và bảo quản hồ sơ” nhưng nó có những yêu cầu thật sự quan trọng mà chỉ có ai làm công tác Văn thư – Lưu trữ mới cảm nhận hết được. Điều đó khiến cho tôi làm công tác Văn thư – Lưu trữ rất tự hào về vai trò, vị trí công việc mình đã làm và đang đảm nhiệm;
	Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn là rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác, giúp Thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất, nhằm giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ.
	Nếu tài liệu, văn bản gửi tới cơ quan, đơn vị được đưa đến các bộ phận giải quyết công việc kịp thời và nhanh chóng thì hoạt động của nhà trường càng đạt hiệu quả cao, tiến độ hoàn thành công việc không bị chậm trễ. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ cho nên tôi đã chọn nội dung “ Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại trường THPT Lê Hoàn” làm đề tài. Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác Văn thư –Lưu trữ ở các nhà trường về những kinh nghiệm mà tôi đã tích luỹ được qua thực tiễn nhiều năm công tác. Mong một số ít kinh nghiệm này sẽ được phát huy và bổ sung thêm trong công tác Văn thư – Lưu trữ hiện nay đang được Nhà nước quan tâm và chú trọng nhất.
1.1. Lý do chọn đề tài:
	Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác Văn thư – Lưu trữ trong nhà trường, tôi nhận thấy công tác Văn thư – Lưu trữ là công tác nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư.
	Công tác Lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức, nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác Lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.
 Trên thực tế nhà trường không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của cấp trên và cán bộ giáo viên nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc nhà trường được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không. 
Như vậy thực hiện tốt công tác Lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác Văn thư. Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là rất quan trọng, thể hiện cụ thể như sau:
	- Công tác Văn thư – Lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các nhiệm vụ chính trị của nhà trường. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường.
	- Giúp cho cán bộ công chức trong nhà trường nâng cao hiệu quả công việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
	- Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
	- Tạo công cụ để kiểm soát thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường, góp phần gìn giữ những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát.
	- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật Quốc gia.
	Từ đó, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác Văn thư và Lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nhà trường được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan trường học cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác Văn thư – Lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường. Đó là lý do tôi chọn đề tài này.
1.2. Mục đích nghiên cứu:
	Hiện nay hầu hết ở các trường học đều bố trí một nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ nhưng vẫn còn một số nơi chưa thật sự quan tâm đến vấn đề này. Người phụ trách trực tiếp công việc còn thờ ơ, không nắm hết được các kỹ năng để giải quyết công việc nên dẫn đến tính chính xác không cao và không có hiệu quả tối ưu nhất.
	Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư cần phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các phương pháp soạn thảo văn bản, vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản do Nhà nước quy định.
	Để phục vụ tốt công tác quản lý, giảng dạy và học tập thì việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác.
	Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng nêu trên, mặt khác còn giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường. 
1.3. Đối tượng nghiên cứu.
	Ở mỗi đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng cần phải có một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư – lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong văn phòng các cơ quan, đơn vị. Cán bộ viên chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi, đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư – lưu trữ.
	Đề tài này được nghiên cứu trong phạm vi trường THPT Lê Hoàn, thông qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư trong tất cả các trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
1.4. Phương pháp nghiên cứu:
	- Tìm hiểu về đối tượng nghiên cứu thông qua các tài liệu.
	- Nghiên cứu các văn bản liên quan đến công tác văn thư lưu trữ
	- Nắm bắt tình hình cụ thể vấn đề trực tiếp áp dụng triển khai vào công việc của mình
1.5. Những điểm mới của Sáng kiến kinh nghiệm
	- Nâng cao được nhận thức và trách nhiệm của nhân viên văn phòng về công tác văn thư lưu trữ.
	- Người làm công tác văn thư lưu trữ tìm kiếm được văn bản đã lưu trữ một cách thật nhanh chóng; soạn thảo văn bản đúng yêu cầu, chính xác, đầy đủ nội dung để trình ký.
	- Đề tài dể áp dụng, dể thực hiện đối với mọi đối tượng, mọi nơi, không đòi hỏi nhân viên văn thư phải có trình độ cao về tin học. Khai thác tốt năng lực của nhân viên văn phòng trong quản lý, khai thác sử dụng văn bản đạt hiệu quả cao.
II. Nội dung của sáng kiến kinh nghiệm: 
2.1. Cơ sở lý luận của sáng kiến kinh nghiệm:
	Để đưa ra được các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường thì việc đầu tiên là cần hiểu đầy đủ, sâu sắc về nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ.
	Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đơn vị. Công tác văn thư bao gồm những nội dung; soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.
	Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tại liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập, bổ sung tại liệu lưu trữ, bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tại liệu lưu trữ. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: tính khoa học, tính cơ mật.
	Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.
	Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày trong nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch, các văn bản cần được sao gửi, lưu giữ tại trường cẩn thận.
	Căn cứ và cơ sở lý luận để viết sáng kiến kinh nghiệm về văn thư và lưu trữ cơ quan được xây dựng trên cơ sở các văn bản chủ yếu sau đây:
	- Căn cứ văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc của cơ quan, đơn vị.
	- Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; [ 1 ]
	- Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ – CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính Phủ sử đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ; [ 2 ]
	- Căn cứ Nghị định số 99/NĐ – CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; [3 ]
	- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạnh bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; [ 5 ]
	- Thông tư số 01/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. [ 6 ]
	- Luật số: 01/2011/QH13 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Về việc ban hành Luật lưu trữ. [4 ]
	Mục đích: Để nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trong nhà trường được tốt, nó đòi hỏi người làm công tác này phải biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian đầu tư, nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thông tin sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ. Đặc biệt là khâu soạn thảo văn bản.
2.2. Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm:
	Thực tế nhiều năm trước đây công tác văn thư lưu trữ chưa được chú trọng và quan tâm đúng mức. Nhiều nội dung chưa thực hiện đúng quy định như:
	- Chưa ban hành đầy đủ các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ hoặc đã ban hành nhưng chất lượng chưa cao; thực hiện các báo cáo định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ chưa thường xuyên và số liệu báo cáo chưa đầy đủ.
	- Quản lý văn bản đi, đến chưa chặt chẽ, chưa cập nhật đầy đủ thông tin vào sổ đăng ký văn bản đi, đến; lưu bản chính văn bản đến tại văn thư; chưa quy định thời gian xử lý cũng như theo dõi tình hình giải quyết văn bản đến; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chưa đảm bảo quy định; lưu văn bản đi chưa đúng quy định..
	- Công tác văn thư, lưu trữ còn theo phương pháp thủ công chưa áp dụng công nghệ thông tin.
	- Công tác lập hồ sơ, lưu trữ chưa đi vào nề nếp và chưa hoàn thiện hồ sơ; chưa bố trí tủ, kho lưu trữ theo đúng quy định nên chưa thực hiện các nghiệp vụ về công tác lưu trữ chưa thực sự được quan tâm và đi vào nề nếp.
	- Nhìn chung cán bộ làm công tác văn thư chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư nên một số nơi vẫn còn bề bộn, làm việc không khoa học và chưa được ngăn nắp, gọn gàng.
	Qua nhiều năm làm công tác văn thư ở trường THPT Lê Hoàn tôi đã gặp những thuận lợi và khó khăn như sau:
	* Thuận lợi:
	Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý. Các văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của trường. 
Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Sở GD- ĐT Thanh Hoá và Ban giám hiệu nhà trường; Đảng, chính quyền, ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường. 
Đội ngũ thầy cô giáo năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức vươn lên hoàn thành nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao.
	Nhân viên văn thư ý thức trong việc học tập bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, có trách nhiệm cao đối với công việc.
	* Khó khăn:
	Tuy được sự quan tâm của cấp trên, đặc biệt là của ngành giáo dục, nhưng cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc còn hạn chế chưa đáp ứng được nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư, lưu trữ
- Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu được cải thiện tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hoá công tác văn thư.
	- Việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện.
	- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn nhiều hạn chế.
	- Việc lưu trữ của nhà trường chủ yếu bằng thủ công, chưa có khoa học, thiếu kinh nghiệm để lưu trữ tốt hồ sơ theo đúng chuẩn.
	- Việc giao nhận các loại văn bản, công văn còn nhiều bất cập.
	- Cán bộ làm công tác văn thư chưa được đào tạo chính quy qua trường lớp chuyên môn nghiệp vụ. Tuy nhà trường có cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ nhưng trong công việc hàng ngày còn nhiều bề bộn, còn kiêm nhiệm nhiều công việc nên chưa đầu tư nhiều cho công tác văn thư, lưu trữ.
2.3. Các giải pháp đã tiến hành để giải quyết vấn đề:
1. Giải pháp 1:
Việc hình thành hoạt động của nhà trường, công tác hành chính Văn thư – Lưu trữ rất quan trọng trong việc quản lý và lưu trữ hồ sơ, phải biết tổ chức khoa học các văn bản, giấy tờ có giá trị, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
	Các biện pháp đánh máy soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác cao để trình ký. Người làm công tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao nói chung, soạn thảo được một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký nói riêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau:
	- Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời các văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác.
	- Thông tư số 01/2011/TT – BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. [5 ]
	- Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, nhất là về lĩnh vực mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản.. 
	- Phải năng động, sáng tạo trong công việc; mạnh dạn, thẳng thắn trong công tác tham mưu với cấp trên.
	- Phối hợp tốt với các tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn,bộ phận chuyên trách trong mọi hoạt động của nhà trường.
	- Đảm bảo đúng, chính xác, trình bày rõ đẹp, đúng thể thức. Điều đặc biệt là phải nắm vững quy trình, bố cục của một văn bản mà mình muốn soạn thảo.
	Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hoá, hiện đại hoá của đất nước và cũng là một việc làm cần thiết về công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ:
2.Giải pháp 2:
Trong công việc hàng năm, nhà trường thường hình thành nhiều giấy tờ, tài liệu, sổ sách, để tránh thất lạc và khi cần dùng để giải quyết công việc có thể tìm kiếm được nhanh các loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách phải được phân loại và sắp xếp một cách khoa học và theo thứ tự thời gian.
	Cần có quan điểm và nhận thức đúng đắn về vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ, cần xác định rõ trách nhiệm trong việc cải tiến công tác văn thư lưu trữ để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại trường.
	Lập hồ sơ tốt sẽ giữ được đủ các văn bản, giấy tờ về từng vấn đề, từng sự việc, từng con người giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ, đúng với chủ trương, đường lối của Đảng và chính sách pháp luật của nhà nước, của ngành. Đồng thời đó là cơ sở đúng đắn để giải quyết từng công việc cụ thể:
	Để thực hiện tốt công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại trường. Là người phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ thì phải thu thập chứng cứ đầy đủ để giúp cho việc kiểm tra theo dõi về mọi hoạt động nào đó của nhà trường sau này. Đó cũng chính là công tác bảo quản lưu trữ đầy đủ các tài liệu có giá trị phục vụ cho việc lưu trữ tại trường được tốt hơn. Đồng thời nêu ra chương trình công tác mới khi cần có đủ ngay tài liệu để báo cáo cấp trên một cách nhanh chóng.
	3. Giải pháp 3.
	3.1. Thực hiện tốt công tác văn thư:
	a) Giải quyết và quản lý văn bản đến:
Sơ đồ quy trình xử lý văn bản đến: 
Tiếp nhận 
văn bản “đến”
Phân loại sơ bộ, bóc bì
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Đăng ký văn bản đến và ghi sổ theo dõi
Phân loại sơ bộ, bóc bì
Trình văn bản
Trình và chuyển giao văn bản
Chuyển giao văn bản
Giải quyết văn bản
Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản
Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản
Văn bản đến là những văn bản tài liệu do cơ quan nhận từ nơi khác gửi đến, phải tuân theo quy trình nhất định nhằm đảm bảo hoạt động diễn ra thông suốt, có hiệu quả. Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký tiến hành kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận  sau khi tiếp nhận văn bản, văn thư tiến hành phân loại: loại gửi chức danh, gửi cho các tổ chức chính trị và gửi cơ quan.
Sau khi đã phân loại văn bản, việc đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến là thủ tục không thể thiếu để lưu trữ hồ sơ một cách khoa học và dể tìm. Văn bản đến được văn thư vào sổ đăng ký và phải kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các tổ chức, các nhân g