Một số phương pháp rà soát, kiểm tra, đánh giá chất lượng số liệu của hệ thống thống kê giáo dục trực tuyến smas

MỤC LỤC
I – MỞ ĐẦU.
1.1 – Lý do chọn đề tài.
1.1.1 – Vai trò của số liệu thống kê trong hoạch định chính sách phát triển.
Hoạt động quản lý nhà nước xét về bản chất chính là việc ra được các quyết định để điều chỉnh các quan hệ xã hội phát triển theo đúng định hướng mà nhà nước đặt ra. Quản lý giáo dục cũng là một thành phần của quản lý nhà nước; nó là là hệ thống những tác động có mục đích, có kế hoạch, hợp quy luật của chủ thể quản lý nhằm làm cho hệ thống giáo dục được quản lý, vận hành theo đúng đường lối, quan điểm giáo dục của Đảng, nhà nước, thực hiện được các mục tiêu giáo dục đề ra.
Số liệu thống kê đáng tin cậy, được thu thập theo các chuẩn mực qui định và thực tiễn tốt là vô cùng thiết yếu đối với quản lý kết quả phát triển. Không thể đánh giá tiến bộ hay xây dựng chính sách và chương trình hiệu quả nếu không có số liệu thống kê. Số liệu thống kê đánh giá tình trạng phát triển và giúp định ra ưu tiên cho các hoạt động trong tương lai. Nó cũng đánh giá hiệu quả của chính sách và hoạt động hỗ trợ phát triển của nhà nước. Tuy số liệu thống kê tốt không thể thay thế cho việc ra quyết định chính trị nhưng nó là đầu vào trọng yếu của quá trình đó. Số liệu thống kê chính thức thường là những những dữ liệu cần thiết cho việc quản lý và đánh giá sự phát triển. Tất cả các ngành các cấp, đều cần năng lực để thực hiện khảo sát và điều tra thống kê, chỉnh lý số liệu từ các nguồn khác nhau, xây dựng chỉ số cũng như số liệu thống kê khác phục vụ cho việc ra quyết định.
Các cơ quan quản lý giáo dục thực hiện công tác thu thập, tổng hợp, thống kê số liệu liên quan đến các mặt hoạt động của mình trong một thời điểm, định lượng được các hoạt động đó, giúp  đánh giá khách quan tình hình hoạt động, để đưa ra các quy hoạch, kế hoạch phát triển, các quyết định quản lý, điều hành  phù hợp, đúng đắn, khoa học. Số liệu thống kê cũng cung cấp các phương pháp khoa học phân tích đánh giá về lượng của các hiện tượng, quá trình hoạt động giúp cho lãnh đạo nhận diện được bản chất của sự việc, hiện tượng cũng như xu hướng vận động phát triển của chúng, trên cơ sở đó khái quát hình dung được bức tranh tương lai của cơ quan, tổ chức mình, là căn cứ tin cậy để đề ra chiến lược phát triển cho tổ chức và đưa ra được các quyết định đúng đắn trong hiện tại.
1.1.2 – Hệ thống thống kê giáo dục trực tuyến Smas.
Hệ thống thông tin quản lý giáo dục EMIS (Education Management Information System), được dự án SMOET của Bộ GD&ĐT xây dựng từ năm 2003, tới năm 2008 được dự án SREM nâng cấp và triển khai sử dụng rộng rãi trên toàn quốc. EMIS là hệ thống thu thập số liệu mọi mặt của giáo dục từ học sinh, nhân sự, cơ sở vật chất ... phục vụ công tác quản lý giáo dục.
Năm 2014, kế thừa hệ thống EMIS của Bộ GD&ĐT; trong khuôn khổ thỏa thuận hợp tác toàn diện giai đoạn 2014-2020, ký kết ngày 28/05/2014, giữa Bộ Giáo dục & Đào tạo và Tập đoàn Viễn thông Quân đội; Tập đoàn Viettel đã phát triển hệ thống EMIS thành hệ thống thống kê giáo dục trực tuyến SMAS và triển khai sử dụng trên toàn quốc từ năm học 2014-2015. 
Hệ thống thống kê giáo dục trực tuyến SMAS được tổ chức cập nhật dữ liệu từ cấp trường, cấp phòng, cấp Sở và hệ thống các báo cáo tổng hợp theo quyết định số  5363/QĐ-BGDĐT ngày 14/11/2013 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc Ban hành hệ thống biểu mẫu thống kê giáo dục và đào tạo.
Hệ thống SMAS thu thập và quản lý 87.824 loại số liệu khác nhau về giáo dục phổ thông, vậy hầu hết số liệu về giáo dục đều có trong hệ thống. Tuy nhiên các biểu mẫu ban hành theo quyết định số 5363/QĐ-BGDĐT không thể hiện được hết các số liệu này; đặc biệt các số liệu theo yêu cầu quản lý đặc thù của Thanh Hóa lại không có. 
- Hệ thống thống kê giáo dục quốc gia giúp người dùng cấp Trường thực hiện các kỳ báo cáo số liệu hàng năm. Nhập số liệu theo biểu mẫu của Bộ/Sở/Phòng, quản lý tiến độ của kỳ báo cáo, khai thác các số liệu đã nhập
- Hệ thống thống kê giáo dục quốc gia giúp người dùng cấp phòng GD&ĐT, cấp Sở GD&ĐT, cấp Bộ GD&ĐT thực hiện các đợt báo cáo số liệu hàng năm. Nhập số liệu theo biểu mẫu của Bộ, quản lý tiến độ của đợt báo cáo, khai thác các số liệu đã nhập.
- Hệ thống thống kê giáo dục quốc gia thực hiện thống kê số liệu nhanh chóng và chính xác theo các biểu mẫu được quy định đồng thời tránh mất mát và sai lệch dữ liệu. 
Các nội dung gồm:
- Quản lý việc thực hiện đợt báo cáo
- Quản lý cây đơn vị cấp: sở, phòng, trường
- Quản lý tài khoản người sử dụng
- Khai thác số liệu
- Xuất dữ liệu chi tiết
- Xuất dữ liệu theo biểu mẫu
Phương pháp thu thập số liệu của hệ thống SMAS:
- Các nhà trường: MN, TH, THCS, THPT, Trung tâm GDTX nhập số liệu theo biểu mẫu của Bộ GD&ĐT và hệ thống theo 3 kỳ: Đầu năm học, giữa năm học và cuối năm học.
- Các phòng GD&ĐT, Sở GD&ĐT nhập số liệu của phòng, sở vào hệ thống vào đầu năm học.
- Sau khi nhập số liệu mỗi kỳ, các trường MN, TH, THCS nộp số liệu về phòng GD&ĐT; Phòng GD&ĐT tổng hợp, chốt số liệu và nộp về Sở. Các trường THPT, trung tâm GDTX nộp số liệu về Sở; sau khi nhận đủ số liệu, Sở chốt, tổng hợp và nộp về Bộ GD&ĐT.
1.2 – Mục đích nghiên cứu.
Công cụ để kiểm tra mức độ chuẩn xác của các chủng loại số liệu, trên cơ sở số liệu của các cơ sở giáo dục nộp về cơ quan quản lý giáo dục (phòng GD&ĐT, Sở GD&ĐT) có 
1.3 – Đối tượng nghiên cứu.
Các số liệu thống kê giáo dục thuộc hệ thống giáo dục phổ thông của tỉnh Thanh Hóa, được cập nhật trên hệ thống thống kê giáo dục trực tuyến.
Các chức năng và hệ thống cơ sở dữ liệu của phần mềm thống kê giáo dục trực tuyến Smas.
1.4 – Phương pháp nghiên cứu.
Kết xuất số liệu của các cơ sở giáo dục trên hệ thống Smas.
Dùng các phép toán số học so sánh số liệu.
Từ phép so sánh số liệu rút ra kết luận về sự chuẩn xác của số liệu.
II – NỘI DUNG
2.1 – Cơ sở lý luận của sáng kiến kinh nghiệm.
Những thành tựu mới của khoa học và công nghệ nửa cuối thế kỉ XX và đầu thế kỉ XXI đang làm thay đổi hình thức và nội dung các hoạt động kinh tế, văn hoá và xã hội của loài người. Một số quốc gia phát triển đã bắt đầu chuyển dần từ văn minh công nghiệp sang văn minh thông tin. Các quốc gia đang phát triển tích cực áp dụng những tiến bộ mới của khoa học và công nghệ, đặc biệt là CNTT, để phát triển và hội nhập. Đối với giáo dục và đào tạo, CNTT có tác động mạnh mẽ, làm thay đổi nội dung, phương pháp, phương thức dạy và học, phong cách quản lý ... CNTT là phương tiện để tiến tới một “xã hội học tập”. Mặt khác, giáo dục và đào tạo đóng vai trò quan trọng thúc đẩy sự phát triển của CNTT thông qua việc cung cấp nguồn nhân lực cho CNTT. 
Công nghệ quản lý giáo dục: Làm thay đổi cung cách điều hành và quản lý giáo dục, hỗ trợ công cuộc cải cách hành chính để làm việc hiệu quả hơn (kinh tế, thời gian, thông tin, tri thức). Vai trò của CNTT trong quản lý giáo dục có thể là:
- Một hệ thống trợ giúp: CNTT sẽ làm đơn giản hóa các công tác như thu thập, tổng hợp số liệu, lập kế hoạch, lập báo cáo, quản lý hệ thống, kế toán, quản lý hành chính...
- Một công cụ hỗ trợ để đơn giản hóa và làm giảm khối lượng công việc ... những công việc phức tạp như: Thống kê, tính toán ... trước đây phải mất niều thời gian và công sức thì nay CNTT cho phép chỉ cần ra lệnh.
- Việc trao đổi thông tin với các cấp quản lý giáo dục, với xã hội nhanh chóng, thuận tiện và tiết kiệm chi phí bằng các hệ thống mạng.
- CNTT có thể trợ giúp quá trình đánh giá, giám sát các hoạt động của giáo dục một cánh nhanh chóng, chính xác, định lượng hóa các tiêu chí mà truyền thống vẫn là định tính.
Công nghệ thông tin và truyền thông được phát triển và ứng dụng một cách toàn diện, đồng bộ trên cơ sở áp dụng tiến bộ kỹ thuật và công nghệ tiên tiến, góp phần nâng cao hiệu quả công tác thu thập, tổng hợp, thống kê số liệu.
2.2 – Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm
Trong nhiều năm Cơ quan sở cũng như các phòng ban sở thu thập số liệu, thực hiện công tác thống kê theo phương thức truyền thống; nghĩa là Sở ban hành các biểu mẫu, các cơ sở điền số liệu, xác nhận và báo cáo về Sở. Mô hình này có thể dẫn tới một số hiệu quả không mong muốn:
Số liệu của các phòng ban bị chồng chéo, sai lạc về cùng một số liệu.
Số liệu bị sai số học (công tác tổng hợp từ báo cáo của cơ sở).
Số liệu không kịp thời do một số cơ sở thực hiện chậm.
Có quá nhiều yêu cầu báo cáo gây áp lực cho cơ sở.
Văn phòng sở được giao nhiệm vụ Tổng hợp và xây dựng các chương trình, kế hoạch, lịch công tác của Sở theo định kỳ và hàng năm; Tổ chức theo dõi, đôn đốc hoạt động của cơ quan Sở và cơ sở thực hiện chương trình, kế hoạch của Sở. Xây dựng báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất theo yêu cầu về việc thực hiện nhiệm vụ của Sở. Các số liệu thống kê luôn được lãnh đạo văn phòng đề cao tính chính xác, trung thực, khách quan. Đồng thời, Văn phòng sở cũng triển khai nghiêm túc các hoạt động thu thập, tổng hợp số liệu theo đúng chức năng, nhiệm vụ được phân công.
Tuy nhiên công tác thu thập, tổng hợp số liệu thống kê cũng như sử dụng số liệu tại ngành GD&ĐT Thanh Hóa vẫn còn một số tồn tại:
- Chưa sử dụng công cụ thống kê như một công cụ hỗ trợ thiết yếu đảm bảo tính khoa học cho việc xác định và thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác; chưa phát huy được hết thế mạnh của công cụ này trong công tác lãnh đạo, quản lý.
- Việc lập chương trình, kế hoạch hoạt động năm và kế hoạch phát triển đôi khi vẫn dựa trên kinh nghiệm và kế hoạch chỉ tiêu cấp trên giao mà chưa dựa trên kết quả của sự tổng hợp, phân tích, đánh giá so sánh kết quả thực hiện kế hoạch các năm trước, những dự kiến đưa ra đôi khi chưa sát với thực tế. Những điều đó khiến việc lập kế hoạch, chương trình công tác không tránh khỏi sự “sao chép” từ kế hoạch năm trước, mục tiêu đề ra không mang tính định lượng và các giải pháp, phương án đưa ra không cụ thể dẫn đến việc “kế hoạch một đường, thực thi một nẻo” và việc điều chỉnh kế hoạch hoạt động là không tránh khỏi.
- Số liệu thống kê không thống nhất trong toàn cơ quan, vẫn có hiện tượng chồng chéo số liệu, sai lệch, không đồng nhất số liệu của các phòng, ban cơ quan sở; việc này dẫn tới khó có thể đảm bảo số liệu nào là chuẩn xác, vì không có gì để kiểm chứng.
Nguyên nhân của những hạn chế trên về mặt chủ quan, một phần do nhận thức chưa đầy đủ về vai trò của công tác thống kê trong quản lý dẫn đến chưa được coi trọng đúng mức công tác này. Một nguyên nhân nữa cũng không thể không đề cập tới chính là tâm lý “né tránh”, “ngại khó” của cán bộ, viên chức, không muốn quá vất vả để đưa ra các đánh giá, nhận định.
Nguyên nhân quan trọng nữa là các phòng GD&ĐT các trường học xem nhẹ việc cập nhật số liệu vào hệ thống vì vậy dẫn tới một số sai sót:
- Không nhập đủ số liệu, ví dụ như số liệu học sinh hoàn thành lớp học, cấp học, bỏ học, diện chính sách ...
 - Không nhập hoặc nhập sai số liệu học sinh tốt nghiệp.
- Số liệu tổng và số liệu thành phần không khớp nhau.
- Cập nhật sai thông tin về cấp học, loại tình trường...
- Số liệu ở mục này nhập sang mục khác.
- Số liệu có dấu hiệu bất thường cao quá hoặc thấp quá
	2.3 – Các sáng kiến kinh nghiệm hoặc các giải pháp đã sử dụng để giải quyết vấn đề.
Hiện nay chưa có sáng kiến kinh nghiệm để giải quyết việc tự động kiểm tra, rà soát số liệu thống kê.
Giải pháp tạm thời trong thời gian qua là khi có sự phản hồi của phòng thống kê, Vụ KHTC, Bộ GD&ĐT phản hồi về sự thiếu chính xác của số liệu thì Sở mới có kiểm tra lại và yêu cầu đơn vị làm sai khắc phục.
Qua hai năm triển khai sử dụng hệ thống thống kê giáo dục trực tuyến, chúng tôi đúc rút được một số kinh nghiệm rà soát kiểm tra số liệu mà các cơ sở giáo dục cập nhật vào hệ thống.
Trong hệ thống thông kê giáo dục trực tuyến Smas có nhiều công cụ để kết xuất số liệu, phân tích, đánh giá độ chính xác của số liệu ..., tuy nhiên nhiều cán bộ phụ trách công tác thống kê đã không chú ý hoặc không biết sử dụng.
2.3.1 - Các phương pháp kết xuất số liệu trong hệ thống.
2.3.1.1 - Phương pháp kết xuất số liệu chi tiết trong hệ thống.
Phương pháp này cho phép người sử dụng kết xuất số liệu mà hệ thống đưa ra, của một số hoặc một nhóm các trường học theo yêu cầu.
Hình 1
Kỹ thuật như sau:
1 - Chọn xuất dữ liệu chi tiết
2 - Chọn kỳ báo cáo muốn lấy số liệu
3 - Bấm nút Thêm chi tiết (góc dưới bên phải cột giữa)
 Chọn các tiêu chí (loại số liệu) cần thiết
Hình 2
Tại hình này có 4 biểu mẫu lấy số liệu gồm:
4 – MN – Đ (1): Số liệu về trường, lớp, học sinh ...
4 – MN – Đ (2): Số liệu về cán bộ, giáo viên ...
4 – MN – Đ (3): Số liệu về cơ sở vật chất, thiết bị dạy học ...
4 – MN – Đ (4): Số liệu về đối tượng chính sách
Hình 3
2.3.1.2 - Phương pháp trích xuất số liệu theo bảng trong hệ thống.
Chọn loại số liệu cần kết xuất và bấm chọn thêm tiêu chí.
Hình 4
Lần lượt thực hiện với các loại số liệu khác.
5 - Bấm lựa chọn đơn vị và chọn các cơ sở giáo dục cần kết xuất số liệu .
Bấm nút Thêm khu vực ở góc dưới bên phải
Kết quả lựa chọn như hình 5 sau:
Hình 5
Bấm nút xuất Excel, hệ thống sẽ kết xuất số liệu ra file excel. Với các bước như trên, kết quả là file excel sau:
Hình 6
2.3.1.3 - Phương pháp kết xuất số liệu theo yêu cầu của người sử dụng trong hệ thống.
Hình 7
Tải danh sách tiêu chí
Hệ thống SMAS có danh sách các tiêu chí thống kê, gồm 87.824 tiêu chí (chủng loại số liệu), người sử dụng cần download danh sách các tiêu chí này để tạo biểu mẫu thống kê số liệu theo yêu cầu riêng biệt mà các chức năng có sẵn trong hệ thống không cho phép kết xuất.
Cấu trúc fiel Excel: Danh sách các tiêu chí
Hình 8
Để có thể nhanh chóng tìm được mã tiêu chí cần thiết người sử dụng cần lọc file danh sách tiêu chí
Hình 9
Tạo File excel biểu mẫu liệt kê danh sách số liệu theo đơn vị.
Hệ thống cho phép tạo file biểu mẫu với dữ liệu khi xuất ra file excel sẽ là danh sách số liệu cần thiết chi tiết của từng đơn vị được chọn. Cách tạo biểu mẫu như sau:
Hình 10
Copy mã các tiêu chí vào các dòng tương ứng
Stt
Đơn vị
Số liệu
Loại số liệu 1
Loại số liệu 2
Loại số liệu 3
LOOP
ROW_NUM
DEPT_NAME
Mã số liệu 3
Mã số liệu 3
Mã số liệu 3
END_LOOP
Trong đó
- Từ khóa LOOP: bắt đầu liệt kê danh sách đơn vị từ dòng này
- Từ khóa ROW_NUM: khi xuất dữ liệu từ khóa này sẽ chuyển thành số thứ tự của danh sách đơn vị được chọn
- Từ khóa DEPT_NAME: khi xuất dữ liệu từ khóa này sẽ chuyển thành tên đơn vị được chọn
- Mã số liệu tương ứng 
- Từ khóa END_LOOP: kết thúc liệt kê dữ liệu theo đơn vị
Vĩ dụ: Với file mẫu theo định dạng như hình 10, Sau khi thực hiện như hình 11.
Hình 11
Ta được kết quả như hình 12.
Hình 12
2.3.2 - Ví dụ về kết xuất số liệu để đánh giá sai sót.
2.3.2.1 - Trích kết kiểm tra số liệu để tìm ra đơn vị chưa nhập, nhập sai.
Trong quá trình thu thập, tổng hợp số liệu chúng tôi nhận thấy có nhiều trường học bỏ không nhập số liệu như số học sinh đạt giải học sinh giỏi, số học sinh dự xét tốt nghiệp, số học sinh tốt nghiệp ... hoặc có nhập nhưng nhập sai.
Ví dụ với thông tin về học sinh tốt nghiệp THCS, chúng tôi thực hiện các bước kết xuất số liệu, lọc kiểm tra và xác định sai sót như sau:
Chọn tiêu chí (loại số liệu)
Hình 13
Hình 14
Hình 15
Kết quả như hình 15, qua phân tích số liệu chúng tôi tìm ra các đơn vị chưa nhập, nhập sai để yêu cầu nhập lại.
2.3.2.2 – Kết xuất so sánh số liệu để tìm ra đơn vị chưa nhập hoặc nhập sai số liệu thành phần
Hình 16
Trong quá trình nhập số liệu cho hệ thống Smas, nhiều đơn vị đã không nhập hoặc nhập sai số liệu thành phần, dẫn tới các số liệu không chuẩn xác.
Chúng tôi đã sử dụng công cụ của hệ thống để lọc ra các đơn vị này, ví dụ kiểm tra số liệu về học sinh hoàn thành chương trình tiểu học chúng tôi thực hiện các bước sau:
Hình 17
Chọn kỳ báo cáo cuối năm, biểu 5363, phần tốt nghiệp tiểu học toàn ngành như hình 16.
Chọn tiêu chí như hình 17.
Hoàn thành các bước chọn kỳ báo cáo, tiêu chí, lựa chọn khu vực (đơn vị) như hình 18
Hình18
Hình 19
Từ kết quả của hình 19 chúng tôi phân tích số liệu và tìm ra các đơn vị nhập sai số liệu thành phần để yêu cầu nhập lại.
2.3.2.3 - Tìm số liệu có dấu hiệu bất thường (thấp hoặc cao quá)
Nhiều đơn vị không chú ý trong quá trình nhập số liệu dẫn tới các sai sót số liệu có dấu hiệu thấp hoặc cao bất thường, chúng tôi tiến hành kết xuất và rà soát như ví dụ sau:
Chọn kỳ báo cáo đầu năm, biểu 5363, phần THPT.
Hình 20
Chọn tiêu chí về trường, lớp, học sinh ... như hình 20.
Lựa chọn khu vực (đơn vị) như hình 21.
Hình 21
Các bước chọn thể hiện như hình 22
Hình 22
Bấm nút Xuất Excel ta có kết quả như hình 23.
Hình 23
2.3.2.4 - Rà soát tìm đơn vị cập nhật sai về thông tin, loại hình trường.
Hình 24
Trong quá trình xử lý số liệu để báo cáo Bộ GD&ĐT chúng tôi nhân thấy có nhiều trường học cập nhật sai về loại hình trường như: trường chuyên biệt, trường Dân tộc bán trú, trường công lập tự chủ ...
Chùng tôi đã thực hiện kết xuất dữ liệu như sau:
Chọn xuất dữ liệu chi tiết, kỳ báo cáo đầu năm như hình 24
Hình 25
Chọn các tiêu chí như hình 25.
Các bước chọn hoàn thành như hình 26
Hình 26
Hình 27
Chọn xuất Excel, có kết quả như hình 27.
Tuy nhiện kết quả này là của toàn bộ các trường THCS, PTCS và PTTH trong toàn tỉnh.
Hình 28
Muốn lọc ra các trường dân tộc bán trú cần phải lọc các đơn vị có giá trị =1 ở cột C (cột tổng số trường THCS) ta có kết quả như hình 28
Qua lọc và phân tích số liệu chúng tôi có thông tin để yêu cầu nhà trường phái cập nhật lại các thông tin về loại hình trường.
2.4 – Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm đối với hoạt động giáo dục, với bản thân, đồng nghiệp và nhà trường
Qua một thời gian sử dụng hệ thống SMAS để thu thập, tổng hợp số liệu thống kê tại ngành GD&ĐT Thanh Hóa, có thể đánh giá một số hiệu quả như sau:
Tại Sở có số liệu chi tiết của từng trường học, trung tâm, cơ quan quản lý giáo dục.
Sở có thể kiểm soát được tiến độ nhập số liệu cũng như kiểm soát được chất lượng số liệu của mọi cơ sở giáo dục trong tỉnh.
Có khả năng chiết xuất được các số liệu tổng hợp đa dạng, chuẩn xác và đồng nhất.
Tại mọi thời điểm, vị trí địa lý đề có khả năng thu thập, tổng hợp được số liệu phục vụ các yêu cầu quản lý.
Tuy nhiên cũng còn một số tồn tại cần khắc phục:
Một số đơn vị xem nhẹ việc cập nhật số liệu kịp thời và chính xác; những trường hợp này Sở đã có nhắc nhở, yêu cầu khắc phục.
Số cán bộ, chuyên viên biết cách thu thập, tổng hợp số liệu còn ít.
Cơ sở hạ tầng CNTT yếu, cũng như khả năng sử dụng của cán bộ còn chưa cao làm cho hiệu quả sử dụng chưa được như yêu cầu.
Ngoài các cơ sở giáo dục đã thu thập, tổng hợp và nhập số liệu thống kê chính xác thì cũng còn nhiều nhập số liệu thiếu chính xác như:
- Không nhập đủ số liệu, ví dụ như số liệu học sinh hoàn thành lớp học, cấp học, bỏ học, diện chính sách ...
 - Không nhập hoặc nhập sai số liệu học sinh tốt nghiệp.
- Số liệu tổng và số liệu thành phần không khớp nhau.
- Cập nhật sai thông tin về cấp học, loại tình trường...
- Số liệu ở mục này nhập sang mục khác.
- Số liệu có dấu hiệu bất thường cao quá hoặc thấp quá
.....
Các trường hợp này chúng tôi đã dùng các kỹ thuật kết xuất số liệu, phân tích đánh giá sai sót và yêu cầu khắc phục như đã trình bày ở trên. Qua nhiều lần bị yêu cầu nhập lại số liệu kèm theo phê bình của phòng GD&ĐT, sở GD&ĐT cho tới nay số đơn vị nhập sai, nhập sót số liệu đã giảm rất nhiều. Hệ thống thống kê giáo dục trực tuyến Smas qua 2 năm sử dụng đã cho các số liệu có đọ chính xác cao.
2.5 – Kết luận Kiến nghị.
Như vậy, đối với công tác quản lý của một cơ quan, tổ chức hay của một nhà nước hiện nay thu thập, tổng hợp, thống kê số liệu đang trở thành một công cụ quản lý hữu hiệu, đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp, đánh giá các thông tin định lượng nhằm phát hiện quy luật, bản chất, dự báo được xu hướng của các vấn đề giúp cho nhà lãnh đạo có cơ sở để đưa ra các quyết định có tính khoa học nhất, khách quan nhất, đề ra được các giải pháp phù hợp, phát huy thế mạnh, tận dụng thời cơ để phát triển, hạn chế những sai lầm dẫn đến những tổn thất đáng tiếc làm giảm hiệu quả của công tác quản lý. Đồng thời số liệu thống kê cũng là cơ sở quan trọng để kiểm điểm, đánh giá tình hình thực hiện các kế hoạch, chiến lược và các chính sách đó, phục vụ kịp thời cho yêu cầu lãnh đạo và chỉ đạo.
Tóm lại