SKKN Một số biện pháp phối hợp điều tra, cập nhật, xử lí dữ liệu PCGD - XMC bậc Tiểu học trên phần mềm trực tuyến

1.Mở đầu
Lí do chọn đề tài
Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước đã xác định phổ cập giáo dục là là nhiệm vụ quan trọng đối với sự phát triển của đất nước. Bộ Chính trị khóa VIII đã ban hành chỉ thị số10 -CT/TW, ngày 05/12/2011 về phổ cập giáo dục mầm non cho trẻ 5 tuổi, củng cố kết quả phổ cập giáo dục tiểu học và trung học cơ sở, tăng cường phân luồng học sinh sau trung học cơ sở và xóa mù chữ cho người lớn.Quan điểm được thể hiện rõ trong chỉ thị này: Phổ cập giáo dục là trách nhiệm của cả hệ thống chính trị, nhằm tạo nền tảng dân trí vững chắc để phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao, góp phần thực hiện thành công một trong ba khâu đột phá trong Chiến lược phát triển kinh tế-xã hội giai đoạn 2011 – 2020; chăm lo giáo dục toàn dân, xây dựng xã hội học tập là nhiệm vụ của các cấp, các ngành, các đoàn thể của mọi gia đình và toàn xã hội, tiếp tục đẩy mạnh huy động mọi nguồn lực cho giáo dục, trong đoa nhà nước đóng vai trò chỉ đạo, kiên trì thực hiện chủ trương phân luồng học sinh sau THCS, tạo chuyển biến tích cực trong việc điều chỉnh hợp lí cơ cấu và nâng cao chất lượng nguồn đáp ứng yêu cầu xã hội. Trong nhiều năm học, Chính phủ và Bộ giáo dục đã có nhiều các Nghị định, thông tư hướng dẫn về công tác phổ cập giáo dục, xoá mù chữ : Nghị định số : 20/2014/NĐ-CP về phổ cập giáo dục, xoá mù chữ của Chính phủ được ban hành; Ngày 10 tháng 09 năm 2014, BGD&ĐT tiếp tục có công văn số 4286/BGD&ĐT về việc triển khai nhập dữ liệu, duy trì hệ thống thông tin điện tử quản lí PCGD-XMC; ngày 22/03/2016 Thông tư số 07/2016/TT – BGDĐT quy định về điều kiện bảo đảm và nội dung,quy trình thủ tục, kiểm tra công nhận đạt chuẩn phổ cập, giáo dục xoá mù chữ ngày 22/03/2016; đến ngày 28 /12/2017 Thông tư 35/2017/TT – BGDĐT tiếp ra đời quy định về quản lí, vận hành và sử dụng hệ thống thông tin quản lí phổ cập giáo dục, xoá mù chữ.Để thực hiện các chỉ thị, công văn của Bộ Chính trị và của Bộ GD&ĐT, Sở GD&ĐT Thanh Hóa đã ban hành công văn số 1973/SGD&ĐT- GDTH ngày 20/10/2014 hướng dẫn các phòng GD&ĐT, công văn số 389/SGDĐT – BCĐPCGD-XMC ngày 5/3/2018 về việc hướng dẫn phổ cập giáo dục xoá mù chữ từ năm 2018.
Tuy nhiên, nhận thức về vị trí và tầm quan trọng của công tác Phổ cập giáo dục và Xóa mù chữ ở một số địa phương trong tỉnh còn chưa đầy đủ; chất lượng phổ cập ở nhiều nơi thật sự chưa bền vững, tỉ lệ lưu ban, bỏ học còn nhiều,... Để khắc phục những hạn chế, thiếu sót trên, góp phần thực hiện thắng lợi nghị quyết 29-NQ/TW về “Đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục, đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa trong điều kiện kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa và hội nhập quốc tế”, phòng GD&ĐT thành phố Thanh Hóa đã ban hành công văn số 621/PGDĐT hướng dẫn thực hiện công tác phổ cập giáo dục – xoá mù chữ từ năm 2018, hướng dẫn về việc cập nhật, xử lí dữ liệu PCGD-XMC trên phần mềm trực tuyến, công văn tập huấn công tác điều tra, cập nhật, xử lí dữ liệu PCGD- XMC trên phần mềm trực tuyến. Việc quản lí PCGD-XMC qua hệ thống thông tin điện tử tuy không còn mới mẻ nhưng đòi hỏi người quản lí phải có trình độ tin học nhất định. Vì vậy trong quá trình quản lí gặp không ít khó khăn cho các nhà trường. Sau nhiều năm thực hiện công tác PCGD- XMC, tôi đã đúc rút được một số kinh nghiệm trong công tác làm phổ cập đặc biệt là cập nhật, xử lí dữ liệu PCGD- XMC bậc Tiểu học trên phần mềm trực tuyến tại trang chủ  Đó cũng chính là lí do tôi chọn đề tài: “Một số biện pháp phối hợp điều tra, cập nhật, xử lí dữ liệu PCGD- XMC bậc Tiểu học trên phần mềm trực tuyến tại trang chủ ”. 
1.2. Mục đích nghiên cứu 
Bản thân đúc rút kinh nghiệm nhằm mục đích: 
- Thực hiện đúng và sử dụng hết các chức năng trong Hệ thống thông tin quản lí phổ cập giáo dục xoá mù chữ. 
- Để thành thạo trong việc cập nhật và xử lí tốt dữ liệu phổ cập trên phần mềm trực tuyến tại trang chủ  
 - Quản lí dữ liệu PCGD – XMC của phường Nam Ngạn trong các năm qua chức năng sao lưu. 
 - Thực hiện tốt nhiệm vụ PCGD –XMC, chia sẻ một số kinh nghiệm về công tác điều tra, cập nhật dữ liệu để nâng cao chất lượng công tác PCGD - XMC trên địa bàn phường Nam Ngạn và các đơn vị trong thành phố. 
 1.3. Đối tượng nghiên cứu
 - Thực hiện công tác điều tra tại các phố của phường Nam Ngạn, theo doic dân trí đối tượng phải phổ cập ( theo hướng dẫn). 
 - Thực hiện phối hợp với các trường THCS Nam Ngạn, Tiểu học Nam Ngạn, Mầm non Nam Ngạn để xử lí dữ liệu PCGD- XMC phường Nam Ngạn. 
 1.4. Phương pháp nghiên cứu
	- Phương pháp điều tra, phân tích.
	- Phương pháp thống kê, tổng hợp.
	- Phương pháp xử lí dữ liệu.
2. Nội dung sáng kiến kinh nghiệm
2.1. Cơ sở lí luận
	 	Đảng và Nhà nước luôn khẳng định: “Giáo dục là quốc sách hàng đầu”, vì vậy, để phát triển sự nghiệp giáo dục và đào tạo, Ban Chấp hành Trung ương (khóa XI) đã ban hành Nghị quyết số 29-NQ/TW Về đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục và đào tạo. Chính phủ đã ban hành Nghị định số 20/2014/NĐ-CP, về thực hiện chính sách phổ cập giáo dục, xóa mù chữ trên địa bàn cả nước nhằm tiếp tục đẩy mạnh công tác phổ cập giáo dục, xóa mù chữ. Quy định rõ về điều kiện bảo đảm, trách nhiệm của các cơ quan; tiêu chuẩn, thẩm quyền và hồ sơ công nhận đạt chuẩn phổ cập giáo dục mầm non cho trẻ em 5 tuổi, phổ cập giáo dục tiểu học, phổ cập giáo dục trung học cơ sở và xóa mù chữ.
	 Trong chỉ thị số 10-CT/TW của Bộ chính trị về phổ cập giáo dục mầm non cho trẻ 5 tuổi, củng cố kết quả phổ cập giáo dục tiểu học và trung học cơ sở, tăng cường phân luồng học sinh sau trung học cơ sở và xóa mù chữ cho người lớn có: 
 - Mục tiêu tổng quát : Nâng cao trình độ dân trí một cách toàn diện, mở rộng giáo dục mầm non, hoàn thành mục tiêu phổ cập giáo dục mầm non cho trẻ 5 tuổi. Thực hiện phổ cập giáo dục tiểu học đúng độ tuổi và trung học cơ sở với chất lượng và hiệu quả ngày càng cao, tiến tới phổ cập giáo dục trung học ở những nơi có điều kiện; cơ bản xóa mù chữ và ngăn chặn tái mù chữ ở người lớn; đẩy mạnh công tác phân luồng học sinh sau trung học cơ sở đi đôi với phát triển mạnh và nâng cao chất lượng giáo dục nghề nghiệp và giáo dục phổ thông gắn với dạy nghề nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của đất nước.
- Mục tiêu cụ thể đến năm 2020 là: huy động được 99,7% trẻ 6 tuổi vào học lớp 1, tỉ lệ lưu ban và bỏ học ở tiểu học dưới 0,5%. 100% đơn vị cấp tỉnh, 100% đơn vị cấp huyện và 99,5% đơn vị cấp xã phổ cập giáo dục tiểu học đúng độ tuổi theo quy định của Chính phủ. Tỉ lệ trẻ hoàn thành chương trình tiểu học vào lớp 6 đạt 99,8%; tỉ lệ lưu ban và bỏ học ở bậc trung học cơ sở dưới 1%; phấn đấu có ít nhất 30% học sinh sau khi tốt nghiệp trung học cơ sở đi học nghề, xóa mù chữ cho 1 triệu người từ 36 tuổi đến hết tuổi lao động.
Trong Thông tư số: 35/2017/TT-BGDĐT ngày 28/12/2017 của Bộ giáo dục và đào tạo quy định về quản lí, vận hành và sử dụng hệ thống thông tin quản lí phổ cập giáo dục xoá mù chữ ở Điều 2 Quy định về hệ thống thông tin quản lý phổ cập giáo dục, xóa mù chữ đó là: 
 -  Hệ thống thông tin quản lý phổ cập giáo dục, xóa mù chữ là hệ thống công nghệ thông tin chuyên ngành do Bộ Giáo dục và Đào tạo quản lý, cung cấp, đảm bảo các chức năng cơ bản giúp các tỉnh tổng hợp dữ liệu phổ cập giáo dục, xóa mù chữ về Bộ Giáo dục và Đào tạo phục vụ công tác kiểm tra, công nhận tỉnh đạt chuẩn phổ cập giáo dục, xóa mù chữ. Hệ thống thông tin quản lý phổ cập giáo dục, xóa mù chữ được thiết lập, vận hành và hoạt động trên Internet tại địa chỉ pcgd.moet.gov.vn.
- Hệ thống thông tin quản lý phổ cập giáo dục, xóa mù chữ bao gồm hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm quản lý và cơ sở dữ liệu phổ cập giáo dục, xóa mù chữ.
- Cơ sở dữ liệu phổ cập giáo dục, xóa mù chữ gồm dữ liệu điều tra về phổ cập giáo dục, xóa mù chữ của các đối tượng được điều tra nhằm cung cấp thông tin số liệu báo cáo, kết quả phổ cập giáo dục, xóa mù chữ theo quy định tại Nghị định số 20/2014/NĐ-CP ngày 24 tháng 3 năm 2014 của Chính phủ về phổ cập giáo dục, xóa mù chữ và quy định tại Thông tư số 07/2016/TT-BGDĐT ngày 22 tháng 3 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định về điều kiện bảo đảm và nội dung, quy trình, thủ tục kiểm tra công nhận đạt chuẩn phổ cập giáo dục, xóa mù chữ.
- Kết quả và số liệu phổ cập giáo dục, xóa mù chữ cung cấp trên Hệ thống thông tin quản lý phổ cập giáo dục, xóa mù chữ là một trong những cơ sở để kiểm tra hồ sơ đề nghị công nhận tỉnh đạt chuẩn phổ cập giáo dục, xóa mù chữ; phục vụ xây dựng các chính sách phát triển giáo dục và kinh tế - xã hội.
 Xác định công tác phổ cập là một trong những nhiệm vụ quan trong nhằm góp phần nâng cao dân trí, bồi dưỡng nhân lực, đào tạo nhân tài cho đất nước nên các cấp, các ngành cũng như lãnh đạo địa phương đã tăng cường vai trò lãnh đạo, quan tâm đến công tác phổ cập giáo dục. 
	 2.2. Thực trạng công tác làm phổ cập tại trường Tiểu học Nguyễn Bá Ngọc
2.2.1. Thuận lợi:
- Hầu hết cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường hiểu được ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác PCGD-XMC.
- Các cán bộ, giáo viên, nhân viên đã quen với công tác điều tra PCGD- XMC từ nhiều năm trước.
- Đa số nhân dân địa phương ủng hộ công việc của nhà trường, hợp tác với các thànhviên tham gia điều tra PCGD-XMC.
- Việc tổng hợp, thống kê số liệu trên giấy nhanh chóng.
2.1.2. Khó khăn:
 	 - Địa bàn điều tra rộng, phức tạp, nhiều đường ngõ phố.
 	 - Có thêm khu tái định cư nên số dân chưa được ổn định.
 	 - Địa chỉ nhà ở chưa cụ thể, rõ ràng; gia đình chưa có sổ hộ khẩu ( tập trung nhiều ở 2 phố Tiền Phong, Hạnh Phúc); một số gia đình khai báo không đúng thực tế hoặc khác nhau ở những lần cán bộ giáo viên đi điều tra. Một số hộ chưa thể hiện sự hợp tác.
 - Trình độ dân trí còn thấp, không đồng đều. Một số phụ huynh vì cuộc sống mưu sinh, điều kiện kinh tế khó khăn nên ít có điều kiện chăm sóc, quản lý việc học hành của con em mình. Chính vì vậy mà còn một bộ phận học sinh đi học chưa chuyên cần, chưa chăm học. Một số học sinh bỏ học giữa chừng.
 - Một bộ phận không ít học sinh đi học các trường ngoài địa bàn phường, đây cũng là sự khó khăn trong việc điều tra, tổng hợp.
 - Kinh phí cho công tác PCGD còn hạn hep.
 - Một số cán bộ giáo viên không trực tiếp đi điều tra, chỉ lấy số liệu, thông tin qua tổ trưởng dân phố hoặc cán bộ dân số, ... nên thông tin chưa đầy đủ, còn sai lệch.
- Trình độ tin học của cán bộ giáo viên còn hạn chế, gây khó khăn cho việc cập nhật, xử lí dữ liệu trên phần mềm.
- Do đặc thù công việc của mỗi trường (mỗi cấp học) khác nhau nên công tác phối kết hợp giữa các trường trên địa bàn còn lúng túng, dẫn đến việc sai lệch số liệu nhiều.
- Việc phối hợp giữa các nhà trường trên địa bàn thành phố để cập nhật học sinh trái tuyến còn khó khăn do thông tin học sinh cung cấp chưa chính xác.
- Ban chỉ đạo PCGD của phường chưa sát sao, chưa có kế hoạch cụ thể để hướng dẫn các nhà trường. Việc đấu mối giữa các ban ngành để hỗ trợ cho công tác PCGD-XMC còn mang tính hình thức, chưa hiệu quả.
	2.1.3. Một số lỗi thường gặp khi cập nhật dữ liệu Hệ thống thông tin quản lý phổ cập giáo dục, xóa mù chữ: 
- Nếu sử dụng cách nhập bằng file mẫu nhập liệu do kỹ năng sử dụng Excel của người nhập dữ liệu còn hạn chế thường mắc một số lỗi sau: 
+ Số thứ tự của bản file mẫu dữ liệu bị ngắt quãng nên khi nhập dữ liệu vào phần mềm sẽ không đủ, chỉ cập nhật được 1 phần của file mẫu dữ liệu đó. 
+ Do các thao tác kĩ thuật trước khi nhập dữ liệu vào file mẫu dữ liệu chưa đúng, chưa đủ nên chức năng báo lỗi không hoạt động nên không kiểm tra được lỗi trước khi nhập vào phần mềm như năm tốt nghiệp không đúng, mã trường không đúng, đi học trước tuổi, lớp học không phù hợp...
+ Thao tác làm trên file Excel chưa đúng nên nhiều tên chủ hộ bị lặp lại, một số thữ tự kí hiệu cho chủ hộ được lặp lại nhiều lần; do nhầm lẫn khi nhập dữ liệu nên một chủ hộ đã bị tách thành nhiều chủ hộ. 
- Nếu sử dụng cách nhập trực tuyến trên phần mềm thì thường gặp phải những lỗi sau: 
+ Nhiều thông tin của các đối tượng được phổ cập còn thiếu. 
+ Các đối tượng phổ cập bị cập nhật trùng trong một gia đình. 
+ Mất nhiều thời gian dành cho việc cập nhật dữ liệu. 
- Nhiều cán bộ, giáo viên, nhân viên chưa phát huy hết các chức năng thống kê, tìm kiếm, kiểm tra của phần mềm. 
2.3. Một số giải pháp phối hợp điều tra, cập nhật, xử lí dữ liệu phổ cập giáo dục, xóa mù chữ trên Hệ thống thông tin quản lý phổ cập giáo dục, xóa mù chữ tại trang chủ: 
 	 2.3.1. Tập huấn sử dụng các chức năng cho cấp xã trên Hệ thống thông tin quản lý phổ cập giáo dục, xóa mù chữ: 
 Để cán bộ, giáo viên và nhân viên có kĩ năng tốt trong việc cập nhật, xử lí dữ liệu trên Hệ thống thông tin quản lý phổ cập giáo dục, xóa mù chữ tại trang chủ  thì tôi đã tham mưu với Hiệu trưởng tổ chức một buổi tập huấn để giới thiệu về phần mềm, các chức năng của phần mềm theo các bước: 
Giới thiệu trang chủ  
Hướng dẫn cách đăng nhập. 
Giới thiệu các chức năng của phần mềm đối với cấp xã gồm: 
* Chức năng cập nhật các danh mục thôn/xóm.
 * Chức năng nhập dữ liệu từ phiếu điều tra vào hệ thống.
 * Chức năng lập các báo cáo liên quan đến phổ cập giáo dục, xóa mù chữ của xã, bao gồm:
+ Sổ theo dõi phổ cập giáo dục;
+ Sổ theo dõi xóa mù chữ; + Thống kê đối tượng phổ cập giáo dục, xóa mù chữ theo độ tuổi;
+Thống kê đội ngũ cán bộ quản lý, giáo viên và nhân viên;
+ Thống kê tiêu chuẩn phòng học, cơ sở vật chất;
+ Thống kê kết quả phổ cập giáo dục;
+ Thống kê kết quả xóa mù chữ;
+ Thống kê chưa đi học trong độ tuổi;
+ Thống kê bỏ học trong độ tuổi;
+ Thống kê đơn vị đạt chuẩn phổ cập giáo dục;
+ Thống kê đơn vị đạt chuẩn xóa mù chữ;
+ Thống kê người khuyết tật;
+ Phân tích số liệu học sinh đang học ngoài phường, xã;
+Phân tích số liệu học sinh ngoài phường, xã đang học tại trường;
+ Thống kê hiện trạng xóa mù chữ;
+ Thống kê kết quả học xóa mù chữ;
+ Thống kê số hộ dân;
+ Báo cáo tài chính;
+ Thống kê danh sách học sinh chuyển đi, chuyển đến, đã mất;
+ Thống kê trình độ văn hóa;
+ Danh sách trường mầm non, trung học cơ sở, trung học phổ thông, trung tâm giáo dục thường xuyên;
+ Các báo cáo cá biệt khác.
+ Chức năng tra cứu thông tin cơ bản về đối tượng điều tra phổ cập giáo dục, xóa mù chữ.
* Chức năng công cụ hỗ trợ cần thiết.
* Chức năng trợ giúp sử dụng: Tài liệu hướng dẫn sử dụng, video hướng dẫn sử dụng.
 * Chức năng báo cáo dữ liệu phổ cập giáo dục, xóa mù chữ về huyện./.
 - Hướng dẫn cách nhập dữ liệu trên phần mềm bằng 2 cách: Trực tuyến trên phần mềm và tải lên bằng file nhập phiếu từ Excel.
 - Hướng dẫn khắc phục một số lỗi khi cập nhật dữ liệu trên phần mềm: như HS ko cập nhật năm tốt nghiệp; HS chuyển đi sẽ không cập nhật trên mẫu M1; học sinh khuyết tật đi học phải cập nhật vào: có khả năng học tập...
 - Hướng dẫn cách hiểu mẫu M1 của từng phố.
 	2.3.2. Thực hiện điều tra phổ cập giáo dục xóa mù chữ
	 Trong những năm gần đây, bộ mặt thành phố có nhiều thay đổi, ngành giáo dục cũng đang trên con đường đổi mới căn bản, toàn diện, phường Nam Ngạn đã và đang dần trở thành trung tâm của thành phố. Vì vậy, điều tra, huy động trẻ ra lớp là một việc làm vô cùng quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của công tác PCGD. Để thực hiện tốt công tác này, tôi đã suy nghĩ vạch ra các bước cụ thể và tham mưu cho hiệu trưởng nhà trường lên kế hoạch tổng điều tra trình độ văn hóa nhân dân theo mẫu điều tra PCGD-XMC mới nhất (Phụ lục đính kèm).
	- Lập kế hoạch cụ thể rõ rằng, một năm đi điều tra 3 lần vào các thời điểm: cuối năm học, đầu năm học và cuối tháng 12 của mỗi năm dương lịch. 
 - Phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng đối với cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường: 
STT
Cán bộ, giáo viên điều tra
Chức vụ
Khối phố
Ghi chú
1
Lê Thị Hà
Giáo viên
Mộng Tuân 1
2
Nguyễn Thị Thanh
Giáo viên
3
Lê Thị Hoa
Giáo viên
Mộng Tuân 2
4
Vũ Thị Nguyệt
Giáo viên
5
Lê Thị Bình
Giáo viên
Mộng Tuân 3
6
Lê Thị Nụ
Giáo viên
7
Trần Thị Huyền
Giáo viên
Tân Sơn 2
8
Trần Thị Vân
Giáo viên
9
Lê Thị Phương
Giáo viên
Nam Sơn 1
10
Đỗ Mai Hương
Giáo viên
11
Trần Thị Bích Phượng
Giáo viên
Nam Sơn 2
12
Lê Thị Lan
Giáo viên
13
Nguyễn Thị Hải
Giáo viên
Tân Sơn 1
14
Trương Thị Huyền
Giáo viên
15
Lê Thị Thược
Giáo viên
Thống Sơn
16
Nguyễn Thảo Hương
Giáo viên
17
Trần Thanh Loan
Giáo viên
Tân Hưng
18
Lương Thị Thuý
Nhân viên
19
Lê Thị Hội
Kế toán
Tân Hà
20
Nguyễn Thị Hà
Giáo viên
21
Lê Thị Thu Hương
Giáo viên
Hạnh Phúc
22
Trịnh Thị Loan
Giáo viên
23
Lê Quỳnh Hương
Giáo viên
Nam Ngạn1
24
Nguyễn Thị Ngọc
Giáo viên
25
Vũ Thị Phương Thanh
Giáo viên
Nam Ngạn 2
26
Đỗ Thị Giang
Giáo viên
	 - Tôi yêu cầu mỗi giáo viên, nhân viên trong quá trình điều tra, cần nắm được tổng số hộ phải điều tra, đặc điểm sinh hoạt của nhân dân phố đó như việc chuyển đi, chuyển đến. Đặc biệt là phải đi thực tế xuống các hộ, kết hợp với theo dõi sổ hộ khẩu của gia đình để điều tra thông tin được chính xác, đầy đủ. Do một số gia đình tách hộ, một số hộ được tách chuyển nơi ở, làm nhà ở khu phố khác, người đièu tra phải nắm bắt và chuyển hộ gia đình đó về đúng nơi khối phố mới để tiện cho việc điều tra và theo dõi, hoặc những học sinh đang trong độ tuổi đi học chuyển về sinh sống với ông bà thì cho học sinh sẽ tạm trú tại số hộ của ông bà, khi học sinh này chuyển đi thì sẽ xoá khỏi đối tượng phổ cập tại hộ gia đình đó; nếu học sinh đi học ở nơi xa không học tại trường thì vẫn điều tra và theo dõi thường xuyên; nếu cả nhà chuyển đáninh sống khác Tỉnh, khác Huyện vẫn còn hộ khẩu trên địa bàn phường thì sẽ không điều tra, nếu học trơe về thì tiếp tục điều tra và phổ cập. 
 	 - Giáo viên và nhân viên được cử điều tra ở các phố hiểu và ghi đúng ccá thông tin trong phiếu cũng chính là hiểu được nội dung của việc điều tra phổ cập. Tôi đã hướng dẫn cách ghi thông tin trong phiếu sao cho đầy đủ, chính xác. Mỗi hộ gia đình, dùng 1 phiếu điều tra. Nếu trong 1 địa chỉ nhà có 6 hộ gia đình ở cùng thì dùng 6 phiếu để ghi thông tin. Những hộ gia đình nào đã đi khỏi địa bàn cư trú quá 6 tháng thì không điều tra. Cụ thể các mục trong phiếu được ghi đầy đủ như sau:
(1) – Ghi thông tin xã/phường của đơn vị
(2) – Ghi chính xác thông tin Khu phố/Thôn/Ấp, tổ dân phố nếu có.
(3) – Ghi thông tin số nhà.
(4) – Ghi đầy đủ thông tin Họ và Tên chủ hộ. Chủ hộ có thể là người không thuộc đối tượng điều tra.
(5) – Ghi số phiếu: Là số thứ tự hộ gia đình trong 1 Thôn/Xóm/Tổ hoặc 1 Ấp
(Lưu ý: Số phiếu nên quy ước mỗi Thôn/Xóm/Khu phố một mã để dễ phân biệt)
(6) – Chọn (ü) diện cư trú của hộ gia đình. Hộ khẩu thường trú, Hộ khẩu tạm trú từ 6 tháng trở lên.
(7) – Ghi số điện thoại của chủ hộ (nếu có)
(8) – Ghi thông tin Họ tên, ngày, tháng năm sinh của đối tượng được điều tra (độ tuổi từ 0 đến 60 tuổi).
Ghi quan hệ với chủ hộ của đối tượng;
Chọn (ü) vào ô Nữ nếu giới tính là nữ;
DT: Nếu là dân tộc Kinh thì để trống, ngoài ra ghi chính xác dân tộc;
TG: Ghi chính xác tôn giáo của đối tượng;
Ghi họ tên Bố, Mẹ hoặc người đỡ đầu.
(9) – Ghi tên nhóm, lớp đang học của đối tượng phổ cập.
Lưu ý: Nếu học sinh bị lưu ban, bên cạnh lớp học ghi thêm ký tự "!". Học sinh đi học 9-10 buổi/tuần (Tiểu học), học sinh đi học 2 buổi/ngày (mầm non) bên cạnh lớp học ghi thêm ký tự “*”.
(10) – Vì tên trường học dễ bị trùng lặp ở nhiều Quận/Huyện khác nhau, nên khi ghi tên trường vui lòng ghi chú thêm Quận/Huyện, tương ứng với lớp học và năm học tại mục (9).
Ví dụ: THPT Lam Sơn - P. Ba Đình hoặc TH Nguyễn Bá Ngọc - P. Nam Ngạn.
(11) – Ghi chính xác tên bậc tốt nghiệp (hoàn thành chương trình) của đối tượng phổ cập. Có các bậc học như sau:
MN - Mầm non, TH - Tiểu học, THCS - Trung học cơ sở, THPT - Trung học phổ thông.
(12) – Chọn (ü) vào nếu đối tượng tốt nghiệp hệ bổ túc.
(13) – Nếu đối tượng vừa tốt nghiệp TH - THCS - THPT thì bắt buộc phải ghi năm tốt nghiệp vào cột này (Lưu ý: Ghi năm học).
Ngoài ra có thể để trống nếu không nhớ năm tốt nghiệp.
(14) – Ghi chính xác bậc tốt nghiệp nghề của đối tượng phổ cập. Có các bậc tốt nghiệp nghề như sau:
DN - Trung học dạy nghề, CN - Trung học chuyên nghiệp, CĐ - Cao đẳng, ĐH - Đại học, THS - Thạc sĩ, TS - Tiến sĩ
(15) – Ghi năm tốt nghiệp nếu nhớ, có thể bỏ qua phần năm tốt nghiệp