Sáng kiến kinh nghiệm Biện pháp quản lý tốt công văn đi trong trường tiểu học

 PHÒNG GD&ĐT TX TÂN CHÂU 
TRƯỜNG TIỂU HỌC B LONG AN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Long An, ngày 26 tháng 11 năm 2018
BÁO CÁO 
Kết quả thực hiện sáng kiến: BIỆN PHÁP QUẢN LÝ TỐT CÔNG VĂN ĐI TRONG TRƯỜNG TIỂU HỌC
I- Sơ lược lý lịch tác giả
- Họ và tên: Nguyễn Diễm Kiều . 	Nam, nữ: Nữ
- Ngày tháng năm sinh: 08/11/1989
- Nơi thường trú: Ấp Vĩnh Lợi I, xã Châu Phong, Tân Châu, An Giang
- Đơn vị công tác: Trường Tiểu học B Long An
- Chức vụ hiện nay: Văn thư 
- Trình độ chuyên môn: Trung cấp Văn thư
 - Lĩnh vực công tác: Văn thư
 Sơ lược đặc điểm tình hình dơn vị:
Trường Tiểu học B Long An thuộc ấp Long Hòa, xã Long An, thị xã Tân Châu, tỉnh An Giang, trường nằm trên trục lộ giao thông giữa xã Long An và xã Châu Phong. Trong chương trình mục tiêu quốc gia về xây dựng xã nông thôn mới năm 2015 xã Long An được UBND tỉnh An Giang công nhận đạt chuẩn quốc gia. Trường thuộc địa bàn xã nông thôn mới nên được đầu tư cơ sở vật chất hiện đại, đầy đủ. Trong năm học 2018-2019 trường có tất cả 27 cán bộ, giáo viên, nhân viên, có 14 lớp với 414 học sinh.
 Thuận lợi
Được sự quan tâm chỉ đạo kịp thời của Phòng Giáo dục và Đào tạo Tân Châu, Ban giám hiệu nhà trường trong thực hiện nhiệm vụ được giao.
Ở cơ quan các bộ phận thực hiện tương đối tốt về cách trình bày văn bản theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Văn thư quản lý các văn bản đi, văn bản đến, con dấu theo qui định của Nhà nước.
 Khó khăn
Việc giao nhận các loại văn bản, công văn còn nhiều thiếu sót do chưa có kinh nghiệm nhiều trong công việc.
 Tên sáng kiến: Biện pháp quản lý tốt công văn đi trong trường Tiểu học 
 Lĩnh vực: Chuyên môn Văn thư
IV. Mục đích yêu cầu của sáng kiến
1. Thực trạng ban đầu trước khi áp dụng sáng kiến
Tình hình thực tế về công tác Văn thư – Lưu trữ của Trường Tiểu học B Long An vào các năm học trước như sau:
Với vai trò nơi tiếp nhận và truyền đạt thông tin, bộ phận văn phòng phải truyền đạt sau cho nhanh chóng, đầy đủ chính xác, nhưng trong hoạt động của nhà trường hàng ngày bộ phận văn phòng phải nhận và chuyển một khối lượng thông tin không ít. Do đó phải ghi nhớ được đầy đủ và chính xác những vấn đề cần thiết, có như vậy mới góp phần giải quyết công việc đúng lúc, kịp thời không trùng lấp.
Để việc theo dõi phối hợp được tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị thông tin cao, giúp Ban Giám hiệu biết đúng lúc những điều cần thiết trong thông tin để theo dõi kịp thời việc thực hiện các nhiệm vụ của nhà trường
Trong hoạt động của các cơ quan thì công tác Văn thư – Lưu trữ không thể thiếu được, là một trong những công tác quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức, chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. 
Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày trong nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch, các văn bản cần được sao gửi, lưu giữ cẩn thận tại trường.
Yêu cầu chung về việc tổ chức công tác này thật khoa học, quản lý tốt hồ sơ là phải sắp xếp gọn gàng, đảm bảo cho công việc được thực hiện nhanh và chính xác.
Xuất phát từ những lý do nêu trên, bản thân tôi là văn thư của trường, tôi rất trăn trở làm thế nào để quản lý và bảo quản tốt các loại công văn đi. 
2. Sự cần thiết phải áp dụng sáng kiến 
Khi công tác ở cơ quan tôi được phân công làm nhiệm vụ văn thư hành chính nhà trường. Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư hành chính nhà trường nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường.
Là một đơn vị trường học, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ phận tiếp nhận, chuyển giao, xử lý thông tin của các cấp ban ngành đến đơn vị và có nhiệm vụ phản hồi (Báo cáo, tờ trình, thông báo các thông tin trên) quá trình hoạt động của đơn vị.
Với tính chất đặc thù là ngành Giáo dục và Đào tạo, việc phải thường xuyên báo cáo các loại văn bản là rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp Thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Văn bản đi là một phần của bộ mặt nhà trường được thề hiện đến một cơ quan khác không những về phần nội dung mà cả hình thức bên ngoài cũng không kém phần quan trọng. Quản lý tốt văn bản đi sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động của nhà trường được thông suốt. Đó là lý do tôi chọn đề tài “Biện pháp quản lý tốt công văn đi trong trường Tiểu học”.
3. Nội dung sáng kiến 
3.1 Tiến trình thực hiện
Khi bước vào đầu năm học tôi xây dựng kế hoạch năm trong đó thể hiện đầy đủ các công việc cụ thể thực hiện trong một năm học.
 Tiến hành xử lý công việc theo kế hoạch đề ra.
 Tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu, văn bản để thu nhập tư liệu, thông tin cần thiết cho đề tài.
Thực nghiệm sư phạm để thử nghiệm biện pháp “Biện pháp quản lý tốt công văn đi trong trường Tiểu học” trong nhà trường. 
3.2 Thời gian thực hiện
Tiến hành từ năm học 2015-2016 đến nay.
3.3 Biện pháp thực hiện
3.3.1. Biện pháp quản lý văn bản đi
Công văn đi là các văn bản, báo cáo, thông báođược cơ quan đơn vị phát 
hành ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và được gởi đến các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan.
* Kiểm tra công văn trước khi xử lý
	Trước khi văn bản được ban hành, tôi giúp lãnh đạo kiểm tra kỹ về thể thức văn bản, chính tả, ngữ pháp Khi văn bản chính thức ký ban hành, tôi đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số, ngày tháng công văn viết bằng tay, đóng dấu văn bản và xếp vào kẹp hồ sơ công văn đi để công văn đi được sắp xếp theo trình tự, tránh tình trạng số và ngày tháng công văn không phù hợp, lộn xộn. 
Việc quản lý công văn đi ở cơ quan tôi thực hiện như sau:
	* Biện pháp 1
 Xử lý công văn qua ngày bỏ sót lại:
Đầu tiên tôi kiểm tra ngày của công văn còn sót lại xem có trùng với số của công văn nào đã cho số vào sổ đăng ký công văn đi chưa? Nếu có trùng với số công văn đã cho rồi thì lấy số của công văn đã nhập vào sổ và thêm ký tự chữ cái sau số đã nhập.
 Chẳng hạn công văn đã nhập sổ công văn đi có số: 237/KH-BLA ngày 14/09/2018 Kế hoạch phụ đạo học sinh chưa hoàn thành chương trình năm học 2017-2018.
 Kế hoạch về việc phát động phong trào nuôi heo đất khuyến học năm học 2017-2018 còn sót lại cũng là ngày 14/09/2018.
 Tôi xử lý nhập sổ như sau:
 Kế hoạch số: 237A/KH-BLA ngày 14/09/2018. Kế hoạch về việc phát động phong trào nuôi heo đất khuyến học năm học 2017-2018.
Nếu công văn còn sót lại khác ngày với số công văn đã nhập sổ thì ta lấy số của ngày gần công văn còn sót lại nhất và cũng thêm ký tự chữ cái phía sau.
Chẳng hạn công văn đã nhập sổ công văn đi có số 234/KH-BLA ngày 11/9/2018 và số 235/KH-BLA ngày 14/9/2018
Báo cáo còn sót là ngày 13/9/2018.
 Tôi xử lý nhập sổ như sau:
 Báo cáo số: 234A/BC-BLA ngày 14/9/2018 Báo cáo nhiệm vụ trọng tâm sau khai giảng năm học 2017-2018 của Trường Tiểu học B Long An
* Biện pháp 2
 Quản lý văn bản đi trên máy tính:
 Để công tác quản lý văn bản đi đạt hiệu quả cao và có ứng dụng công nghệ thông tin tôi tạo một thư mục với tên “Công văn đi”, trong mục “ Công văn đi” tạo các thư mục con có tên theo từng loại tên gọi của văn bản trong công văn đi. Tiến hành lưu trữ các văn bản vừa soạn thảo vào các thư mục con của công văn đi theo tên gọi của văn bản. Khi lưu trữ văn bản đã hoàn thành, tiến hành liên kết file “Hyperlink” vừa lưu trữ đến sổ quản lý văn bản đi trên máy tính. Việc thực hiện liên kết sẽ giúp người làm văn thư tìm kiếm văn bản được nhanh chóng, chính xác và giúp công việc đạt hiệu quả cao.
Ví dụ:
Tìm kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm học 2018-2019
Muốn tìm được văn bản trên, văn thư chỉ cần mở sổ quản lý văn bản đi trên máy tính, nhấp vào tên văn bản cần tìm thì văn bản sẽ hiện thị trên máy tính do ta đã liên kết “Hyperlink” khi lưu văn bản. Thực hiện thao tác này ít tốn thời gian, công sức chỉ cần một thao tác đã tìm được văn bản, tạo thuận lợi cho việc tra cứu các văn bản về sau.
	Văn bản chuyển đi trong ngày chậm nhất là 01 ngày sau khi văn bản ban hành. Hầu hết các văn bản gởi cho cơ quan phòng GDĐT và các cơ quan liên quan, tôi trực tiếp đi gởi để đảm bảo công văn không bị thất lạc. 
Các văn bản gởi ra ngoài hoặc gởi cho nội bộ trường, tôi cũng trực tiếp gởi và ghi vào sổ ký nhận để theo dõi thực hiện. 
Việc đánh máy và in công văn cũng rất quan trọng vì vậy tôi phải kiểm tra kỹ, trình bày rõ, đẹp, đúng thể thức qui định đối với từng loại văn bản. 
Những văn bản có nội dung quan trọng cần giữ bí mật, tôi đảm bảo giữ bí mật đúng theo qui định.
  Khi đóng dấu, tôi  chỉ đóng dấu khi có chữ ký của thủ trưởng và dấu đóng chỉ trùm lên 1/3 chữ ký.
Công văn đi lúc nào cũng phải được văn thư vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang đi phải ký nhận vào sổ.
SỔ GIAO VĂN BẢN ĐI
Ngày tháng công văn
Số ký hiệu 
công văn
Tên
Công văn
Số lượng
Nơi nhận công văn
Ký nhận
Ghi chú
02/04/2018
Số: 47/BC-BLA	
Báo cáo thực hiện nghị quyết số 29
01
PGD Tân Châu
10/04/2018
Số: 107/KH-BLA
Báo cáo hoạt động tháng 04
01
PGD Tân Châu
15/04/2018
.
Số: 130/BC-BLA
Báo cáo tổng kết công tác đội và PTTN
02
PGD Tân Châu + Thị Đoàn
Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhậnđều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi.
* Quản lý văn bản đi gồm có 5 nội dung:
a. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng năm của văn bản
 Văn thư kiểm tra các thành phần thể thức văn bản, cách trình bày, kiểm tra về khổ giấy, canh lề, ngữ pháp.
 Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan tổ chức ban hành trong một năm.
 Ngày, tháng, năm của văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được người có thẩm quyền ký chính thức và đóng dấu của cơ quan.
 Ngày, tháng, năm được trình bày bằng số Ả rập, các ngày dưới 10 và tháng 1,2 phải có số 0 phía trước.
b. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản và đúng thời gian qui định. 
 Dấu của cơ quan chỉ đóng vào những văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền, 
 Dấu cơ quan không đóng trùm lên chức vụ và họ tên người ký văn bản.
Không đóng dấu lên giấy trắng, giấy in sẵn, văn bản của cơ quan.
c. Đăng ký văn bản đi
Văn thư trường Tiểu học B Long An quản lý văn bản đi bằng phương tiện lập sổ.
TT
Số và ký hiệu CV
Ngày tháng
Trích yếu nội dung
Nơi nhận
Người soạn
Người ký
Người Lưu
Người phát hành
Số lượng
Số
Loại
Đơn vị
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
01
2
BC
BLA
02/01/2018
Báo cáo EMIS giữ năm
PGD
Điền
Điền
VT-TH
Kiều
02
02
3
BC
BLA
10/01/2018
Báo cáo danh sách cán bộ viên chức đến tuổi hưu
PGD
Điền
Điền
VT-TCCB
Kiều
02
03
7
BB
BLA
15/01/2018
Biên bản xét duyệt SKKN cấp trường
PGD
Điền
Điền
VT-TH
Kiều
02
04
8
QĐ
BLA
15/01/2018
Quyết định công nhận kết quả SKKN
PGD
Điền
Điền
VT-TH
Kiều
02
05
27A
BC
BLA
12/02/2018
Báo cáo tình hình tết Nguyên Đán
PGD +UBX
Điền
Điền
VT-TH
Kiều
03
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ở trường Tiểu học B Long An thực hiện như sau:
Trang bìa
 PHÒNG GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TX TÂN CHÂU
TRƯỜNG TIỂU HỌC B LONG AN
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm: 20
Từ ngày. đến ngày.
Từ số. đến số
Quyển số:.
Từ số  đến số 
Quyển số: 01
d. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
 Tại cơ quan thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi công văn đi theo Điều 18 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
 Văn bản đi ở Trường Tiểu học B Long An được phát hành và chuyển phát đi ngay trong ngày văn bản được ký, chậm nhất là trong ngày tiếp theo.
 Việc gửi văn bản đi phải đảm bảo chính xác tránh nhầm lẫn.
 e. Sắp xếp và quản lý các bản lưu văn bản đi
 Văn thư trường Tiểu học B Long An thực hiện sắp xếp và quản lý các văn bản đi như sau:
 Bản lưu lưu ít nhất 2 bản, 1 bản gốc lưu tại văn thư, 1 bản chính lưu tại hồ sơ công việc.
 Bản gốc lưu tại văn thư và được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
V. Hiệu quả đạt được: 
1. Trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm
	Việc quản lý văn bản đi lúc trước số văn bản không được sắp xếp theo ngày tháng mà còn lộn xộn, đối với cơ quan ban hành nhiều văn bản trong một năm văn thư, việc tra tìm không thuận lợi, mất thời gian, tốn giấy khi soạn thảo văn bản có sai sót phải sửa và in đi in lại nhiều lần. 
2. Sau khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm
Qua thời gian công tác tôi nhận thấy việc xử lý tốt công văn đi sẽ đạt được những kết quả như sau:
Giúp cho việc phát hành văn bản, báo cáo, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác.
Hồ sơ, sổ sách đầy đủ, lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi trong công việc tìm kiếm các văn bản hàng ngày.
Hình thành được thói quen ngăn nắp, tỉ mĩ trong công việc.
Góp phần giúp ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ trong nhiều năm học.
Các báo cáo nộp đúng thời gian quy định, các quyết định phân công đến các cá nhân trong đơn vị nhanh chóng, kịp thời.
Giúp cho cán bộ, công chức trong nhà trường nâng cáo hiệu quả công việc, giải quyết xử lý các văn bản nhanh chóng và đáp ứng được yêu cầu của tổ chức, cá nhân. 
Bản thân hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và tạo được một môi trường làm việc thoải mái, để công việc đạt hiệu quả cao cho đơn vị.
Mọi hoạt động của trường đều thông suốt, đảm bảo thông tin tốt các chủ trường đường lối của Đảng; chính sách pháp luật của Nhà nước, sự quản lý, điều hành, chỉ đạo của cấp trên, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ, công tác báo cáo, thống kê của nhà trường được thực hiện đầy đủ, kịp thời, chính xác đáp ứng tốt theo yêu cầu của cấp trên.
	Trong những buổi họp hội đồng ở cơ quan tôi đưa ra những kinh nghiệm về cách quản lý, bảo quản hồ sơ sổ sách, cách lưu trữ công văn đi để các đồng chí, đồng nghiệp cùng nhau học hỏi lẫn nhau rút ra những kinh nghiệm quý giá trong công tác bảo quản lưu trữ các loại hồ sơ sổ sách cho từng cá nhân, hiệu quả rất tốt, tạo được tính tỷ mĩ, cẩn thận, nhanh gọn khi tìm kiếm các văn bản.
Bảo vệ những thông tin bí mật có liên quan đến cơ quan, tổ chức và bí mật của quốc gia.
Cung cấp những thông tin, những căn cứ, những bằng chứng có độ chính xác cao phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường.
VI. Mức độ ảnh hưởng
Đề tài này được nghiên cứu trong trường Tiểu học B Long An, thông qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn thư trong các trường hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan. Giúp cho CB, GVCNV cơ quan nâng cao hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, đáp ứng được yêu cầu của tổ chức, cá nhân, đúc kết kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu đề ra có chất lượng và đạt hiệu quả cao.
VII. Kết luận
Việc quản lý công văn đi cũng không kém phần quan trọng vì công văn đi không chỉ được ban hành trong cơ quan mà còn được lưu thông ra ngoài cơ quan nữa. Công văn đi có thể xem là bộ mặt của cơ quan khi được ban hành đến các cơ quan khác.
Trước khi ban hành văn bản văn thư phải kiểm tra lại thể thức trình bày của một văn bản, số, ký hiệu, ngày tháng năm, chữ ký của người có thẩm quyền và dấu của cơ quan mình. Như vậy công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của cơ quan, nó đảm bảo một cách kịp thời, đầy đủ chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của cơ quan, đơn vị giúp giải quyết công việc của cơ quan một cách nhanh chóng, chính xác, năng suất làm việc cao, chất lượng đạt hiệu quả, đúng chính sách, nguyên tắc, chế độ,. . . .
Công tác văn thư là một bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng và chính xác
Làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ sẽ tiết kiệm được thời gian, đó là tiền đề tốt cho công tác lưu trữ phát triển để phục vụ tốt hơn cho mục đích nghiên cứu sử dụng hàng ngày và tra cứu khi cần thiết;
Áp lực công việc đối với người làm công tác văn thư là rất lớn nên đòi hỏi người làm công tác này phải bình tỉnh và có phương pháp khoa học giải quyết công việc nhanh chóng mang tính kiên trì.
Nội dung trên là tất cả những kinh nghiệm của tôi trong quá trình thực hiện công tác văn thư của mình, việc “quản lý tốt công văn đi trong trường Tiểu học” mà bản thân tôi đã tìm tòi suy nghĩ, nghiên cứu, đúc kết trong nhiều năm làm công tác “Văn thư” đã đưa ra những biện pháp thực hiện sáng tạo mới. Rất mong sự đóng góp ý kiến chân thành của quý thầy cô của ngành để hoàn thiện công tác “quản lý tốt công văn đi trong trường Tiểu học” ngày đạt hiệu quả cao hơn.
	 Tôi cam đoan những nội dung báo cáo là đúng sự thật.
Xác nhận của đơn vị áp dụng sáng kiến 	 Người viết sáng kiến