SKKN Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu tổng hợp, Báo cáo tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Như Xuân

1. MỞ ĐẦU
1.1. Lí do chọn đề tài
Công tác tổng hợp, xây dựng các báo cáo theo quy định của phòng GD&ĐT như: tuần, tháng, sơ kết, tổng kết, báo cáo thi đua; Kế hoạch, chương trình công tác năm, quý, tháng. Với khối lượng công việc lớn, khi tham mưu, xây dựng báo cáo phải tổng hợp nhiều thông tin, kết quả công tác của tất cả các bộ phận nghiệp vụ, tổ chuyên môn trong đơn vị, nguồn thông tin, báo cáo từ các đơn vị, trường học trong huyện đòi hỏi vị trí tổng hợp phải thường xuyên nghiên cứu, nắm vững những quy định, yêu cầu về công tác thông tin, chế độ báo cáo.
Do vậy, để hoàn thành tốt công tác tham mưu tổng hợp, giúp cho công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo đạt hiệu quả cao thì rất cần có phương pháp tổng hợp đảm bảo các yếu tố nhanh, chính xác, đầy đủ. Đó là lí do nghiên cứu và thực hiện giải pháp hữu ích của đề tài: “Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu tổng hợp, báo cáo tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Như Xuân.” 
1.2. Mục đích nghiên cứu:
- Nghiên cứu làm rõ thực trạng, những mặt được, chưa được, những hạn chế yếu kém và nguyên nhân trong công tác tham mưu, tổng hợp tại Phòng GD&ĐT Như Xuân.
- Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp; phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo quản lý ngành Giáo dục đáp ứng yêu cầu đổi mới toàn diện hiện nay.
1.3. Đối tượng nghiên cứu:
- Về đối tượng nghiên cứu: Công tác tham mưu tổng hợp, báo cáo của phòng GD&ĐT.
- Về phạm vi và giới hạn nghiên cứu: Bộ phận tổng hợp phòng GD&ĐT từ năm học 2015-2016 đến nay.
1.4. Phương pháp nghiên cứu: 
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của khoa học chính trị xã hội; ứng dụng Công nghệ thông tin, mà chủ yếu là: 
+ Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin; tài liệu lưu trữ tại phòng GD&ĐT.
+ Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn của Sở GD&ĐT Thanh Hóa; các phòng, ban, ngành cấp huyện và các đơn vị trường học; chọn lọc phân tích thông tin, số liệu từ các báo cáo sơ kết, tổng kết.
2. NỘI DUNG SÁNG KIẾN 
2.1. Cơ sở lí luận 
Ở mỗi giai đoạn khác nhau, chức năng tham mưu - tổng hợp cũng có những thay đổi nhất định. Chức năng tham mưu thể hiện trong từng nhiệm vụ cụ thể như xây dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo Ngoài ra, vị trí tham mưu – tổng hợp còn là nhiệm vụ trực tiếp phục vụ các hoạt động hằng ngày khi được lãnh đạo gioao nhiệm vụ phát sinh. Chức năng tham mưu - tổng hợp và phục vụ đan xen nhau, có quan hệ mật thiết với nhau: tham mưu là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu.
Tổng hợp tốt mà tham mưu không tốt thì không làm được việc gì. Theo tôi tham mưu không chỉ là đề xuất chủ trương chính sách cho lãnh đạo, quản lý mà còn phải hướng dẫn và thực hiện lĩnh vực mình đảm trách. Do vậy, người làm nhiệm vụ tham mưu không đơn thuần chỉ là giúp việc, bảo sao làm vậy mà phải là người có bản lĩnh, trung thực, thẳng thắng, có thái độ nghiêm túc trong công việc, cần cù, tỉ mỉ, thận trọng, có tính nguyên tắc cao; là người phải có tư duy biện chứng, không định kiến, hẹp hòi, không bảo thủ; không cảm tính, vụ lợi; dám đề xuất, dám chịu trách nhiệm, dám đấu tranh bảo vệ cái đúng, không sợ cấp trên trù dập. 
Với việc xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác tham mưu - tổng hợp, những năm qua bản thân luôn coi trọng và không ngừng nỗ lực, cố gắng làm tốt chức năng tham mưu - tổng hợp, giúp lãnh đạo Phòng, trực tiếp là đồng chí Trưởng phòng trong tổ chức, điều hành, lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động của cơ quan cũng như các bộ phận chuyên môn. Với phương châm“Kịp thời, chính xác, khoa học và chu đáo”, Bản thân đã thực hiện nhiều biện pháp nhằm đổi mới và nâng cao chất lượng công tác. Trong đó tập trung đổi mới lề lối làm việc, nâng cao chất lượng chương trình công tác, chế độ thông tin báo cáo; tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý nhiệm vụ.
2.2. Thực trạng vấn đề
Trong những năm qua, mặc dù còn có nhiều khó khăn nhưng phòng GD&ĐT đã tích cực, chủ động triển khai thực hiện các nhiệm vụ đạt được những kết quả quan trọng, góp phần hoàn thành các mục tiêu, nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội của huyện nhà, từng bước khẳng định được vai trò, vị trí của mình trong hệ thống các cơ quan hành chính của huyện; đã tham mưu cho Huyện ủy, UBND huyện những chủ trương, giải pháp xây dựng quản lý ngành đáp ứng yêu cầu đổi mới...Trong những kết quả đó có phần đóng góp không nhỏ của bộ phận tổng hợp.
Tuy nhiên, công tác tham mưu- tổng hợp từ phòng GD&ĐT đến các đơn vị, trường học thời gian quan vẫn còn những hạn chế, chưa được coi trọng, thể hiện: Công tác báo cáo, tổng hợp còn chậm tiến độ, vẫn còn tình trạng báo cáo còn chung chung, phản ảnh chưa thật sự sát với thực tế, số liệu chưa thống nhất, có lúc mang tính đối phó; một số văn bản, báo cáo chất lượng chưa đảm bảo (năm học 2014-2015 có 45 trường hợp báo cáo chậm muộn bị nhắc nhở; năm học 2015-2016 có 32 trường hợp báo cáo kém chất lượng); xử lý tình huống còn thiếu linh hoạt, làm việc theo kiểm rập khuôn, phương thức gửi và nhận báo cáo còn lạc hậu, phụ thuộc nhiều vào giấy tờ hành chính, chưa ứng dụng mạnh mẽ CNTT gây thất thoát lãng phí.
Những tồn tại hạn chế trên có nhiều nguyên nhân, nhưng chủ yếu là: Áp lực đối với thời gian xử lý nhiệm vụ; CBQL, CBGV phụ trách công tác tổng hợp, báo cáo tại các trường chưa thật chuyên tâm, chuyên sâu, thiếu kinh nghiệm, khả năng phân tích, dự báo, xử lý thông tin chưa tốt; chưa thật sự nỗ lực trong học tập, tìm tòi nghiên cứu, chưa thật sự trăn trở, “dấn thân”  vì tổ chức, vì nhiệm vụ được giao.
2.3. Giải pháp tháo gỡ tình trạng
Từ những thực trạng như trên, qua thực tiễn làm công tác tổng hợp, xây dựng báo cáo đã có một số giải pháp áp dụng nhờ vậy, tất cả công việc được giao đều hoàn thành tốt, các báo cáo đều đảm bảo chất lượng, kịp thời, chính xác và đầy đủ các nội dung yêu cầu, trong đó nổi bật như:
2.3.1. Xây dựng hệ thống tổng hợp thông tin
- Thường xuyên đổi mới tác phong, lề lối làm việc. Từng tổ chuyên môn tại phòng GD&ĐT, BGH các trường học phải xây dựng kế hoạch, chương trình làm việc cụ thể hàng tuần, hàng tháng; làm việc theo quy chế, quy trình cụ thể; phải bám sát thực tiễn, phát hiện các vấn đề mới nảy sinh đề xuất các biện pháp giải quyết kịp thời, đúng quy định của pháp luật. Cuối mỗi tuần, tháng phải có đánh giá việc làm được, việc còn chậm tiến độ, việc tồn đọng từ đó cung cấp nguồn thông tin tổng hợp có chất lượng cho bộ phận tham mưu.
- Làm tốt công tác phối hợp trong nội bộ cơ quan phòng; giữa phòng với các phòng, ban, ngành và các tổ chức đoàn thể trực thuộc UBND huyện trong công tác tổng hợp tổng hợp thông tin.
	- Sử dụng hệ thống đăng nhập, chia sẻ trực tuyến (online- phần mềm Google Driver) trên mạng để thống kê, tổng hợp số liệu giúp rút ngắn thời gian cập nhật thông tin, đảm bảo thông tin tổng hợp được cập nhật nhanh nhất, tránh gây mất thời gian, lãng phí nhân lực, tiền bạc.
2.3.2. Đổi mới công tác xây dựng báo cáo: 
- Yếu tố đầu tiên là vị trí tham mưu tổng hợp phải tận tâm với công việc, chịu khó nghiên cứu nhiều loại văn bản, tài liệu khác nhau; thường xuyên tiếp thu, học tập những kinh nghiệm; tinh thần trách nhiệm với công việc phải thật sự cao, tham mưu cho lãnh đạo xây dựng báo cáo phải trung thực, đúng nội dung, số liệu theo yêu cầu; sắp xếp công việc phải khoa học, hợp lí
- Khi xây dựng một loại báo cáo thì không chỉ nghiên cứu những tài liệu quy định về báo cáo đó mà cần phải nghiên cứu tất cả các loại văn bản, tài liệu liên quan của nhiều lĩnh vực, tập hợp những vấn đề liên quan, có ảnh hưởng đến nội dung báo cáo để xây dựng báo cáo được hoàn chỉnh, đảm bảo đầy đủ nội dung và có chiều sâu.
- Tất cả các loại báo cáo đã xây dựng đều lưu trữ trên máy vi tính của bộ phận tổng hợp, các báo cáo được lưu trữ theo năm, theo loại, theo thứ tự thời gian thành từng file riêng. Điều nay, giúp cho việc tìm kiếm những nội dung hay việc tổng hợp những số liệu liên quan các báo cáo sau dễ dàng và khoa học; tránh việc cùng một nội dung, một dữ liệu mà phải đầu tư nhiều lần làm mất thời gian không cần thiết. Tuy nhiên, việc này đòi hỏi cán bộ làm phải tập trung với tinh thần trách nhiệm cao nếu không dễ dẫn đến tình trạng copy sai nội dung, dữ liệu.
- Xây dựng bản ghi các công việc cụ thể hàng ngày, thời gian thực hiện, thời gian hoàn thành đối với từng loại báo cáo để sắp xếp thời gian thực hiện có tuần tự, khoa học, hợp lí. Tránh tình trạng công việc bị tồn, bị sót, không thực hiện kịp dẫn đến không đảm bảo về chất lượng, thời hạn.
2.3.3. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất để hiện đại hóa công sở; ứng dụng CNTT vào trong công tác quản lý điều hành. 
	- Đẩy mạnh công tác bồi dưỡng, tự bồi dưỡng khả năng ứng dụng CNTT đối với CBQL, CBGV, CNV trong toàn Ngành.
- Tham mưu phối hợp cùng Trung tâm viễn thông Quân Đội Viettel chi nhánh Như Xuân triển khai lắp đặt mạng cáp quang, ứng dụng phần mềm quản lý trường học đến tất cả 51 đơn vị trực thuộc.
	- Định hướng cho CBGV luôn có ý thức sưu tầm tài liệu hướng dẫn ứng dụng CNTT hiệu quả, bằng cách làm này Phòng GD&ĐT đã có nhiều tài liệu hay, dễ thực hành cho giáo viên sử dụng như: tài liệu hướng dẫn soạn giáo án Power Point, hướng dẫn sử dụng máy chiếu (projieter), hướng dẫn thiết kế bài giảng điện tử E-Learning, E Mind Maps, Lecture Maker, Photo Story... hướng tới xây dựng kho tài liệu phục vụ công tác chuyên môn trong năm học 2018-2019 và những năm tiếp theo.
	- Động viên CBGV tích cực tham gia các cuộc thi ứng dụng CNTT do trường, ngành tổ chức. 
	- Sử dụng hệ thống SCAN để sao chụp văn bản, hệ thống đăng nhập, chia sẻ trực tuyến (online) trên mạng để thống kê, tổng hợp số liệu giúp rút ngắn thời gian cập nhật thông tin từ đó giảm đáng kể chi phí in ấn, phát hành văn bản so với cách làm truyền thống mà vẫn giữ được tính Pháp quy và hiệu lực của các văn bản đã ban hành. 
	- Thiết lập kho hồ sơ dữ liệu online giúp công tác lưu trữ hồ sơ, văn bản mang tính hệ thống, khoa học và không lãng phí. Các hồ sơ sổ sách chuyên môn, các loại biểu bảng liên quan công tác chuyên môn hiện nay được hệ thống hóa theo từng loại tài liệu và lưu trữ đảm bảo theo từng năm học.
	- Trong công tác Kế hoạch, thống kê, tổng hợp, kiểm định chất lương và phổ cập giáo dục. Toàn ngành đã sử dụng phần mềm chuyên biệt trên nền Microsoft Excel để thống kê số liệu hằng năm. Chính vì làm được điều này nên trong thời gian từ tháng 10/2015 đến nay các số liệu thống kê từ trường đến phòng GD&ĐT luôn đảm bảo tính hệ thống, chính xác mà không gây lãng phí tiền của...
2.4. Hiệu quả khi ứng dụng 
- Trong năm học 2017-2018, toàn ngành GD&ĐT Như Xuân chỉ xảy ra 02 trường hợp xử lý văn bản quá hạn, bị nhắc nhở, so với năm học 2015-2016 khi mới áp dụng các giải pháp tháo gỡ thực trạng đã giảm 30 trường hợp. Các báo cáo ngành, báo cáo định kỳ về UBND huyện hàng tuần (thứ 6 hàng tuần), hàng tháng (16 hàng tháng); báo cáo theo quý (ngày 05 của các tháng đầu quý) báo cáo năm (ngày 05/11 hàng năm); báo cáo sơ kết, tổng kết năm học; báo cáo theo chuyên đề như: Công tác Kế hoạch, tuyển sinh, xây dựng trường chuẩn, kiểm định chất lượng giáo dục, thi vụ được thực hiện đầy đủ, khoa học, chi tiết và chính xác.
Thống kê số lượng văn bản chậm được cập nhật hoặc được xử lý nhưng vượt quá khung thời gian quy định: 
Năm học
2015-2016
2016-2017
2017-2018
Số lượng văn bản
32
8
2
- Hiệu quả xử lý báo cáo đột xuất tăng lên đáng kể, cụ thể:
+ Năm học 2016-2017, UBND huyện, Sở GD&ĐT gửi 92 yêu cầu báo cáo đột xuất cần số liệu chính xác, bộ phận tổng hợp xử lý thành công, kịp thời 75trường hợp, đạt tỷ lệ đảm bảo 81,5%.
+ Năm học 2017-2018, Phòng GD&ĐT nhận được 113 yêu cầu báo cáo đột xuất cần truy xuất số liệu chính xác có kèm theo bảng biểu tổng hợp từ các trường, bộ phận tổng hợp xử lý thành công, kịp thời 111 trường hợp, đạt tỷ lệ đảm bảo 98,2%.
- Toàn huyện đã có 51 trường trực thuộc đưa vào khai thác, sử dụng phần mềm Quản lý nhà trường E-MIS và ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự P-MIS; Công việc liên quan đến thông tin, biểu mẫu được sử dụng qua kênh điều hành trực tuyến (Online); công việc cần số liệu nhanh và chính xác khi làm việc của các bộ phận tại Phòng GD&ĐT được SCAN và thực hiện qua Email.
- Ứng dụng CNTT trong ngành giáo dục và đào tạo tiếp tục được tăng cường, tỷ lệ các đơn vị, trường học đã được nối mạng Internet đạt 100%; Tỷ lệ trao đổi văn bản hướng dẫn, thông tin, báo cáo (không thuộc diện văn bản mật) bằng hình thức điện tử ngành giáo dục đạt trên 99%; Trong công tác quản lí hồ sơ sổ sách, văn bản đi – đến tại các Nhà trường được lưu trữ đảm bảo theo từng năm học. Công tác tông tin, báo cáo giữa nhà trường và Phòng GD&ĐT được kịp thời và chính xác hơn. Cụ thể:
- Chi phí chi trả cho việc in ấn, chuyển phát văn bản, cập nhật thông tin từ hàng năm tiết kiệm được từ 20-30 triệu đồng.
3. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT
	3.1. Kết luận
Trên đây là một số giải pháp hữu ích áp dụng trong công tác tổng hợp, xây dựng báo cáo. Qua thực tiễn công tác, thực hiện nhiệm vụ nhận thấy những biện pháp này có hiệu quả rất tích cực, giúp công việc được hoàn thành nhanh hơn, chính xác hơn, đồng thời làm giảm sức lao động phải bỏ ra đối với cùng một công việc.
Từ việc nghiên cứu, phân tích và đánh giá lại những loại báo cáo, việc tham mưu cho lãnh đạo và hiệu quả thực hiện những giải pháp này, đã rút ra được những kinh nghiệm tốt hơn để tiếp tục phát huy những kết quả đạt được, đồng thời có hướng khắc phục nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả trong công tác tham mưu, đảm bảo mọi nhiệm vụ được giao hoàn thành một cách tốt nhất, có hiệu quả cao nhất góp phần thực hiện thắng lợi nhiệm vụ năm học 2017-2018 và những năm tiếp theo. 
3.2. Một số đề xuất.
	- Đối với các bộ phận làm việc tại Phòng GD&ĐT cũng như CBQL tại các trường cần thường xuyên chủ động bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; đảm bảo tính khoa học, hệ thống và hiệu quả công việc trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao.
	- Đối với các đơn vị, trường học cần chủ động tìm mọi nguồn lực tại chỗ nhằm tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất, máy tính và mạng internet tại đơn vị để phục vụ tốt cho quản lý và dạy học; hỗ trợ tích cực các hoạt động tại nhà trường.
 - Đối với UBND huyện, Sở GD&ĐT Thanh Hóa khi ban hành các văn bản yêu cầu báo cáo cần lượng đủ thời gian quy định để phòng GD&ĐT, các trường học có đủ khung thời gian tổng hợp thông tin, xây dựng báo cáo chất lượng.
 Trên đây là kinh nghiệm của bản thân tôi, rất mong được sự đóng sự đóng góp ý kiến của các bạn đồng nghiệp để việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý ngày càng đạt hiệu quả cao hơn. 
 Như Xuân, ngày 02 tháng 5 năm 2018
 Xác nhận của Thủ trưởng
Tôi xin cam đoan đây là sáng kiến kinh nghiệm do mình viết, không sao chép của người khác.
Người viết SKKN.
Trịnh Thanh Tùng
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Nghị quyết số 29-NQ/TW của Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khóa XI).
[2]. Phạm Trường Thọ, Nghiên cứu thực trạng, đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, phục vụ cấp ủy trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, Đề tài: 11/2011/HĐ-ĐTKHXH
[3]. Ngô Văn Thắng, Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng trong công tác tổng hợp, báo cáo, thống kê,  
[4]. Nguyễn Văn Công, Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng số liệu thống kê, đổi mới công tác kế hoạch cấp huyện, thị xã trong giai đoạn hiện nay,  
[5]. Lê Nhân Trí, “Hiệu quả của việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác quản lý ở phòng GD&ĐT huyện Như Xuân”, Đề tài SKKN đạt giải A cấp huyện ngành GD Như Xuân năm 2015.